Czas pracy – 102 odpowiedzi z praktyki

Redakcja

„Czas pracy – 102 odpowiedzi z praktyki”

Praca zbiorowa pod nadzorem merytorycznym Joanny Kalety

Stan prawny: wrzesień 2015

Wydawca

Agnieszka Konopacka- Kuramochi

Redaktor

Szymon Sokolik

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Opracowanie graficzne

Magdalena Huta

Druk

MDRUK

Skład i łamanie

„Triograf” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-269-4038-5

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2015

Publikacja „Czas pracy – 102 odpowiedzi z praktyki” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów

w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Czas pracy – 102 odpowiedzi z praktyki” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Czas pracy – 102 odpowiedzi z praktyki” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel.: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Co się wlicza do czasu pracy, wyjścia prywatne, delegacje, szkoleniaPrzerwa lunchowa nie zwalnia z obowiązku zapewnienia15-minutowej przerwy

pytanie: Czy obowiązująca w zakładzie pracy godzinna przerwa przeznaczona na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych zwalnia pracodawcę z obowiązku zapewnienia 15-minutowej przerwy? Czy powinien on udzielić zarówno godzinnej, jak i 15-minutowej przerwy?

odpowiedź: Nie, taka przerwa nie jest tożsama z 15-minutową przerwą z Kodeksu pracy.

Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy. W związku z tym wszyscy pracownicy, których dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin, muszą mieć, z mocy prawa, zagwarantowaną co najmniej 15-minutową przerwę w pracy, wliczaną do czasu pracy.

Ponadto 15-minutowa przerwa przysługuje niezależnie od innych przerw wynikających z rozkładu czasu pracy. Pracownik jest więc do niej uprawniony zarówno w systemie przerywanego czasu pracy, jak i wówczas, gdy rozkład czasu pracy przewiduje niewliczaną do czasu pracy przerwę na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. W tych przypadkach o przyznaniu pracownikowi przerwy powinien decydować łączny wymiar czasu pracy w dobie pracowniczej (a nie czas pracy pracownika w każdym z poszczególnych bloków jego pracy).

Zgodnie zatem z powyższym pracodawca, którego pracownicy wykonują pracę przez co najmniej 6 godzin na dobę i który wprowadził w firmie godzinną przerwę na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych, musi zapewnić pracownikom również co najmniej 15-minutową przerwę w pracy, wliczaną do czasu pracy.

Podstawa prawna:

art. 134 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Joanna Kaleta

Dodatkowe obowiązki można powierzać tylko w ramach norm czasu pracy

pytanie: Pracownik merytoryczny – kierownik działu zatrudniony na pełnym etacie – posiada rozszerzony zakres obowiązków o zadania instruktora. Zadania te wynikają z porozumienia zawartego pomiędzy zarządem powiatu a miastem w sprawie powierzenia bibliotece zadań biblioteki powiatowej. Pracownik otrzymuje dodatek pieniężny za rozszerzony zakres obowiązków. Czy obowiązki instruktora (m.in. wyjazdy do placówek bibliotecznych w powiecie i inne prace na rzecz tych bibliotek) powinien wykonywać w godzinach dodatkowych, czy też w ramach etatu podstawowego? Podobna sytuacja dotyczy również pracowników merytorycznych z rozszerzonymi zakresami obowiązków o obowiązki pracownika obsługi kasowej i obowiązki referenta ds. pracowniczych, z tą różnicą, że pracę swą wykonują wyłącznie w bibliotece.

odpowiedź: Pracownikowi, po dokonaniu odpowiednich zmian w umowie o pracę, mogą być powierzone dodatkowe obowiązki, jeżeli pracownik będzie mógł je wykonać w ramach obowiązujących go norm czasu pracy. Jeżeli natomiast nie jest możliwe wykonanie nowych obowiązków w granicach norm czasu pracy, z pracownikiem można zawrzeć dodatkową (drugą) umowę o pracę – jeżeli rodzaj nowej pracy zasadniczo różni się od pracy dotychczasowej.

Pracownik w ramach tej samej umowy o pracę może wykonywać prace o różnym charakterze (rodzaju). Może więc jednocześnie być zatrudniony na stanowisku referenta ds. pracowniczych i prowadzić obsługę kasy. Istotne jest tylko, aby w umowie o pracę określone były wszystkie rodzaje pracy wykonywane przez pracownika i aby pracownik mógł tę pracę wykonać w ramach obowiązujących go norm czasu pracy.

Zmiana umowy – gdy praca nie przekracza norm

Jeżeli pracodawca chce powierzyć pracownikowi nowe obowiązki, których wykonywanie nie mieści się w zakresie dotychczasowych obowiązków pracownika, może to zrobić w 2 formach. Przede wszystkim – dokonać odpowiednich zmian w dotychczasowej umowie o pracę w drodze porozumienia stron (np. poprzez zawarcie aneksu). Natomiast jeżeli pracownik nie zgodzi się na zmianę warunków pracy na mocy porozumienia stron, pracodawca będzie mógł pracownikowi wypowiedzieć dotychczasowe warunki pracy (wypowiedzenie zmieniające).

Należy jednak pamiętać, że zmiana warunków pracy, czy to w drodze porozumienia stron, czy też w formie wypowiedzenia zmieniającego, będzie możliwa i prawidłowa tylko wtedy, gdy pracownik wszystkie swoje obowiązki (zarówno te dotychczasowe, jak i nowe) będzie mógł wykonać w granicach obowiązujących go norm czasu pracy (czyli, co do zasady, przez 8 godzin dziennie i średnio przez 40 godzin w tygodniu w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy).

Przy pracy wykraczającej poza normy – konieczna druga umowa

Jeżeli natomiast wykonywanie nowych zadań nie jest możliwe w ramach norm czasu pracy obowiązujących pracownika zatrudnionego na pełnym etacie, to w pewnych sytuacjach możliwe jest zawarcie drugiej umowy o pracę. Jest tak wówczas, gdy pracownik na podstawie drugiej umowy miałby wykonywać u tego samego pracodawcy pracę zupełnie innego rodzaju niż uzgodniona w pierwszej umowie o pracę.

W sytuacji gdy kierownik działu, np. organizacyjnego, dodatkowo będzie pracował jako instruktor biblioteczny i oba te rodzaje pracy znacznie różnią się od siebie – wówczas można zastanawiać się nad nawiązaniem z tym samym pracownikiem 2 stosunków pracy: jednego na stanowisku kierownika działu i drugiego na stanowisku instruktora.

Nowe obowiązki nie mogą być wykonywane w nadgodzinach

Niewłaściwym postępowaniem będzie natomiast dopuszczenie, aby pracownik nowe obowiązki w ramach dotychczasowej umowy o pracę wykonywał stale z przekroczeniem obowiązujących go norm czasu pracy. W takim wypadku pracodawca naruszy przepisy o dopuszczalności pracy w godzinach nadliczbowych, która może być świadczona tylko w sytuacjach wyjątkowych (tj. w razie prowadzenia akcji ratowniczej, usunięcia awarii lub szczególnych potrzeb pracodawcy), nie może być natomiast planowana. Ponadto praca taka będzie powodowała konieczność jej zrekompensowania – czasem wolnym lub zapłatą wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę nadliczbową. Należy także wskazać, że wynagrodzenie z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych będzie się należało pracownikom obok przyznanego dodatku za rozszerzony zakres obowiązków.

Podstawa prawna:

art. 29 § 1 pkt 1 i pkt 4, § 4, art. 42, art. 129 § 1, art. 151 § 1, art. 1511§ 1 i § 2, art. 1512ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Bartosz Miszewski

Czynności przygotowawcze też są wliczane do czasu pracy

pytanie: Od którego momentu liczy się czas pracy pracownika? Praca rozpoczyna się harmonogramowo o 8.00. Pracownik dobrowolnie przyjeżdża jednak blisko pół godziny wcześniej (gdyż takie połączenie oferuje mu komunikacja). Wtedy wchodzi na teren zakładu, co rejestruje odbijana karta. Przebranie się i przygotowanie do pracy na stanowisku zajmuje najwyżej 15 minut przed 8.00.

odpowiedź: Tak zwane czynności przygotowawcze (np. niezbędne przebranie się w strój roboczy) są zaliczane do czasu pracy. Można jednak odgórnie zakazać pracownikom zbyt wczesnego przychodzenia do pracy lub w inny sposób ograniczyć takie praktyki.

Na pozostawanie w dyspozycji pracodawcy składa się:

gotowość pracownika do świadczenia pracy określonego rodzaju orazobecność pracownika na wyznaczonym miejscu pracy.

Okres pozostawania w dyspozycji pracodawcy rozpoczyna się zatem w chwili stawienia się pracownika w miejscu pracy (w zakładzie pracy lub innym wyznaczonym do świadczenia pracy miejscu), a kończy z upływem dniówki roboczej lub wyjątkowo później z końcem wykonywania dodatkowo zleconych pracownikowi zadań w ramach pracy w godzinach nadliczbowych.

Szczegóły może ustalić pracodawca

W przepisach brak jest regulacji precyzyjnie określających, od jakiego momentu należy liczyć czas pracy pracownika. Regulacje takie mogą znaleźć się w obowiązujących w zakładzie pracy aktach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy, układzie zbiorowym). Istotne znaczenie ma również przyjęty u pracodawcy sposób potwierdzania obecności pracowników w pracy (np. karty zegarowe lub listy obecności).

Pracodawca może zatem doprecyzować, od jakiego dokładnie momentu lub w jakim miejscu (np. z uwagi na wielkość zakładu pracy i konieczność przemieszczania się pracowników po jego terenie) liczyć się będzie czas ich pracy.

Czynności przygotowawcze to też czas pracy

Zgodnie ze stanowiskiem inspekcji pracy czas potrzebny pracownikowi na przebranie się jest zaliczany do czasu pracy. Pracodawca nie powinien zatem uzależniać momentu, od którego liczy czas pracy pracowników, od chwili pojawienia się na stanowisku pracy w pełnej gotowości do jej wykonywania, czyli np. już po przebraniu się.

Pracodawca może natomiast w obowiązującym w zakładzie regulaminie pracy wprowadzić zapis, zgodnie z którym czas pracy pracowników liczy się od konkretnej godziny i kończy po upływie określonej liczby godzin. Do tego okresu pracodawca powinien jednak wliczyć czas potrzebny pracownikom na przebranie się i przygotowanie stanowiska pracy.

Można zastrzec zgodę szefa

Pracodawca może również określić pewien margines (np. 15-minutowy), od którego liczyć się będzie czas pracy pracowników, jeżeli przyjdą oni przed określoną w regulaminie pracy godziną lub opuszczą zakład pracy po zakończeniu dniówki roboczej. Dobrym rozwiązaniem jest zobowiązanie pracowników do uzyskiwania zgody pracodawcy lub bezpośredniego przełożonego na pozostawanie na terenie zakładu pracy poza wskazanymi godzinami pracy.

Ponadto pracodawca, chcąc uniknąć konieczności rekompensowania pracy nadliczbowej, która powstała w wyniku przebywania pracowników na terenie zakładu poza godzinami pracy, może wprowadzić w regulaminie pracy zapis, zgodnie z którym praca w godzinach nadliczbowych wykonywana jest wyłącznie na pisemne polecenie pracodawcy.

Dzięki temu, nawet jeżeli pracownik przykładowo przyjdzie do pracy 30 min przed wskazanym czasem, czas ten nie będzie stanowił pracy w godzinach nadliczbowych, jeśli tylko pracownik nie otrzymał pisemnego polecenia jej wykonania.

Szczególne potrzeby mogą spowodować nadgodziny nawet bez polecenia szefa

Jednakże wykonywanie przez pracownika pracy nadliczbowej bez wyraźnego polecenia pracodawcy nie oznacza automatycznie, że nadgodzin nie będzie. Jeżeli bowiem praca pracownika ponad obowiązujące go normy czasu pracy, pomimo braku polecenia, uzasadniona będzie:

szczególnymi potrzebami pracodawcy lubbardzo dużą ilością pracy, której nie da się wykonać w czasie normalnych godzin pracy,

powinna zostać uznana za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeżeli jednak dla pracy poza normalnymi godzinami pracy brak będzie takiego uzasadnienia, pracodawca, u którego na pracę w godzinach nadliczbowych wymagana jest jego pisemna zgoda, nie musi wypłacać wynagrodzenia z dodatkami za nadgodziny czy też udzielać za nie czasu wolnego. Pod warunkiem oczywiście że nie udzielił zgody na taką dodatkową pracę.

Same wydruki z kart zegarowych mogą pogrążyć pracodawcę

Jeżeli w zakładzie pracy zainstalowano karty zegarowe, pisemne upoważnienia do pozostania w zakładzie poza godzinami świadczenia pracy lub pisemne polecenia pracy w godzinach nadliczbowych warto przechowywać. W przypadku ewentualnej kontroli PIP stanowić będą, wraz z wydrukami z kart zegarowych, dokumenty, na podstawie których pracodawca wykaże, jakie okresy zostały zaliczone do czasu pracy pracowników.

Uwaga:prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy niewątpliwie ułatwia pracodawcy rozliczanie czasu pracy. Fakt, że czas pracy pracowników rozliczany jest na podstawie wydruków z kart zegarowych, może być jednak wykorzystywany przez pracowników. Mogą bowiem odbijać karty znacznie przed godzinami lub po godzinach pracy i w ten sposób wykazywać pracę w godzinach nadliczbowych. Oczywiście pracodawcy wolno zainstalować karty zegarowe tuż przy stanowiskach pracy pracowników, ale takie rozwiązanie nie tylko może okazać się niepraktyczne, lecz także drogie. Dlatego najlepszym rozwiązaniem wydaje się wprowadzenie obowiązku uzyskiwania pisemnej zgody pracodawcy na pozostawanie pracownika poza godzinami pracy. A w skrajnych przypadkach – wobec pracowników, którzy większość dnia pracy spędzają na przeglądaniu stron internetowych lub na rozmowach z innymi – wprowadzenie np. dziennych lub tygodniowych kart czasu pracy, w których zobowiązani będą opisać wszystko to, co zrobili w ciągu dnia lub tygodnia, z zaznaczeniem, ile czasu im to zajęło.

Podstawa prawna:

art. 129, art. 151ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Joanna Kaleta

Wyjście prywatne można odpracować także w kolejnym okresie rozliczeniowym

pytanie: Czy pracownik odpracowujący czas wyjścia prywatnego z pracy musi to zrobić w bieżącym okresie rozliczeniowym?

odpowiedź: Odpracowanie wyjścia prywatnego może, ale nie musi, nastąpić w tym samym okresie rozliczeniowym.

Czas odpracowania zwolnienia udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi już (od sierpnia 2013 roku) pracy w godzinach nadliczbowych. Jedyny warunek jest taki, aby odpracowanie nie naruszało okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego (z art. 132 i 133 Kodeksu pracy).

Odpracowanie czasu prywatnego wyjścia powinno zasadniczo nastąpić w ramach okresu rozliczeniowego, w którym zwolnienie się pracownika z części dnia pracy zaistniało. Nie ma jednak prawnych przeciwwskazań, aby – na wniosek pracownika – nastąpiło poza okresem rozliczeniowym. W takim przypadku wniosek pracownika o odpracowanie udzielnego mu czasu wolnego powinien być jednak złożony pracodawcy przed zakończeniem się okresu rozliczeniowego, w którym prywatne wyjście nastąpiło.

Brak informacji o chęci odpracowania czasu wolnego w następnym okresie rozliczeniowym spowoduje, że pracodawca rozliczając czas pracy pracownika, będzie mógł uznać prywatne wyjście w godzinach pracy za nieobecność usprawiedliwioną, ale niepłatną.

Podstawa prawna:

art. 151 § 21ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Joanna Kaleta

Wyjście prywatne można odpracować wcześniej

pytanie: W dniu 9 października pracownik został zwolniony z pracy na 3 godziny w celu załatwienia spraw prywatnych. Wniosek o to zwolnienie złożył 6 października, a odpracowanie wyjścia nastąpiło 6 października (1 godz.) i 8 października (2 godz.). Czy to postępowanie było prawidłowe? Czy pracownik mógł wyjście osobiste odrobić wcześniej, zanim nastąpiło?

odpowiedź: Tak, postępowanie to było prawidłowe.

Literalne brzmienie przepisu wskazywałoby, że odpracowanie czasu prywatnego wyjścia powinno nastąpić dopiero po dniu, w którym to zaistniało. Jednak z drugiej strony – brak jest przeszkód prawnych, aby stało się odwrotnie. A zatem można odpracować prywatne wyjście jeszcze przed jego wystąpieniem. Oczywiście pod warunkiem że tak wynika z wniosku pracownika (lepiej też unikać odpracowywania wyjścia prywatnego w innym okresie rozliczeniowym).

Wcześniejsze odpracowanie wyjścia prywatnego może jednak spowodować pewne komplikacje, w przypadku gdyby pracownik najpierw je odpracował, a następnie z niego nie skorzystał, np. z uwagi na swoją chorobę. Wówczas powstanie bowiem praca nadliczbowa, którą pracodawca będzie musiał zrekompensować wynagrodzeniem wraz z dodatkiem albo odpowiednim czasem wolnym.

Podstawa prawna:

art. 151 § 21ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Joanna Kaleta

Zasady lub czas odpracowania wyjścia można wskazać w przepisach zakładowych

pytanie: W firmie obowiązuje zarządzenie w sprawie przepustek jednorazowych, w którym zapisano: „przepustka jednorazowa udzielona dla załatwienia spraw prywatnych może być odpracowana jedynie w dniu jej wykorzystania, w tej samej dobie pracowniczej, w której pracownik z niej skorzystał”. Zarządzenie opracowano w maju 2013 roku, natomiast w sierpniu 2013 roku nastąpiła nowelizacja Kodeksu pracy, która zmieniła zasady odpracowywania wyjść prywatnych. Czy w związku z tą nowelizacją powinniśmy zmienić treść zapisu zarządzenia?

odpowiedź: Pracodawca nie ma obowiązku zmiany zapisów zarządzenia, choć może to uczynić.

Do 23 sierpnia 2013 r. czas, w którym pracownik odpracowywał swoje prywatne wyjście w godzinach pracy (pozostając np. w kolejnym dniu o godzinę dłużej), mógł spowodować pracę w godzinach nadliczbowych – było tak zwłaszcza w przypadku pracy w podstawowym czasie pracy. W praktyce zatem odpracowywanie prywatnych wyjść w godzinach pracy możliwe było jedynie w tym samym dniu, w którym prywatne wyjście nastąpiło. Dzięki zmianie przepisów prawa pracy w tym zakresie nie ma już takiego obowiązku. Odpracowywanie prywatnych wyjść w godzinach pracy nie stanowi pracy nadliczbowej, a tym samym może nastąpić zarówno w tym samym, jak i w innym dniu.

Zgodnie bowiem z nowym przepisem nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Odpracowanie czasu prywatnego wyjścia powinno nastąpić w ramach okresu rozliczeniowego, w którym nastąpiło zwolnienie się pracownika z części dnia pracy. Jednak zarówno na prywatne wyjście w godzinach pracy, jak i na jego odpracowanie pracodawca może się nie zgodzić (może też np. uzależnić zgodę od wskazania przez pracownika innego terminu prywatnego wyjścia czy odpracowania zwolnienia). 

Podstawa prawna:

art. 151 § 21 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Joanna Kaleta

Przejazd między placówkami firmy w ramach miasta to czas pracy

pytanie: Firma ma placówki w trzech różnych punktach miasta. Pracownik codziennie wykonuje zadania w każdej z nich. Jak rozliczyć czas przejazdu pomiędzy oddziałami firmy? Czy za czas niezbędny do przejazdu między nimi należy się pracownikowi zwrot kosztów?

odpowiedź: Zwrot kosztów przejazdu należy się, jeżeli pracownik wykonuje przejazd własnym pojazdem lub komunikacją miejską. Czas przejazdu pomiędzy oddziałami jest czasem pracy, gdyż pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w miejscu (miejscowości) pracy.

W przypadku gdy oddziały firmy znajdują się w tym samym mieście, które jest oznaczone jako miejsce wykonywania pracy, wystąpią jazdy lokalne, a nie podróż służbowa.

Jazdy lokalne to nie delegacja

Jeżeli w umowie o pracę strony nie postanowiły inaczej, miejscem pracy jest siedziba pracodawcy. Według art. 454 § 2 kc o miejscu wykonywania zobowiązania mającego związek z przedsiębiorstwem (zakładem pracy) rozstrzyga bowiem miejsce, w którym się znajduje siedziba przedsiębiorstwa. Nie znaczy to jednak, że miejscem świadczenia pracy jest zawsze siedziba pracodawcy (por. stanowisko w sprawie określania w umowie o pracę miejsca pracy – pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 29 maja 2007 r., nr GNP-152/302-4560-274/07/PE). Rozliczenie czasu przejazdu powinno uwzględniać obowiązki pracownika. W czasie przejazdu pomiędzy oddziałami firmowymi pracownik cały czas pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Jest to więc jego czas pracy. Nie ma zaś mowy o delegacji, gdyż pracownik nie wyjeżdża poza miejscowość, w której jest miejsce pracy.

Poniósł wydatki – trzeba je zwrócić

Co do zwrotu kosztów, to powinien on nastąpić wówczas, gdy pracownik korzysta z prywatnego samochodu, na podstawie stosownej umowy z pracodawcą, w ramach limitu przejazdów lokalnych. Podobnie pracodawca powinien pokryć niezbędne koszty przejazdów komunikacją miejską, jeżeli jest to niezbędne (w grę wchodzi zwłaszcza zwrot kosztów biletów lub refundacja biletu okresowego, np. miesięcznego). Jeżeli zaś pracownik korzysta z pojazdu służbowego, zwrot kosztów przejazdu – z oczywistych względów – należeć się nie może.

Podstawa prawna:

art. 29, art. 128 § 1ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502),

art. 454 § 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 121),

§ 1 i 3 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Michał Culepa

Pracownik wiezie kolegę w delegację – to znaczy, że pracuje

pytanie: Dwóch pracowników wyjeżdża w podróż służbową prywatnym samochodem jednego z nich. Czy czas przejazdu pracownika kierującego pojazdem, przypadający poza normalnymi godzinami jego pracy, jest wliczany do czasu pracy? Jak liczyć jego czas pracy, jeśli samochód nie byłby prywatny, lecz służbowy?

odpowiedź: Jeśli pracownik na polecenie pracodawcy wiezie w delegację także innego pracownika (i obaj świadczą pracę na miejscu, do którego zostali wysłani), to czas pracy osoby kierującej pojazdem należy wliczać do czasu pracy.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z tego zatem wynika, że podróżą służbową jest wykonywanie zadania poza stałym miejscem pracy pracownika lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Czasem pracy jest natomiast czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lubw innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Do czasu pracy bezspornie wlicza się czas realnego wykonywania zadania będącego celem podróży służbowej. Natomiast czas samej podróży służbowej jest zaliczany do czasu pracy o tyle, o ile pracownik podczas tejże podróży wykonywał pracę.

A zatem czas samych przejazdów odbywanych w ramach podróży służbowej nie jest z reguły zaliczany do czasu pracy pracownika.

Pracownik wiezie innych do celu podróży, czyli pracuje

Jeżeli jednak pracodawca poleca pracownikowi przewiezienie innych współpracowników, czas wykonywania tego polecenia powinien być wliczany do czasu pracy pracownika, także jeśli przypada po godzinach harmonogramowych jego pracy. Pracownik wykonuje bowiem wówczas zadanie służbowe (pracę) polecone przez pracodawcę.

Takie stanowisko potwierdza również wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 r.(I PRN 30/79, OSNCP 1979/10/202), w którym SN stwierdził, że jeżeli jedynym celem podróży jest przewóz pracowników i pracownikowi umysłowemu zlecono – poza godzinami normalnej pracy – dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy. W takiej sytuacji czas całej podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy pracownika.

Nie było polecenia służbowego, nie ma pracy

Do czasu pracy pracownika prowadzącego samochód wlicza się jednak czas prowadzenia tego samochodu, przypadający poza harmonogramowe godziny pracy pracownika, tylko jeżeli pracodawca wydał temu pracownikowi polecenie dowiezienia na miejsce delegacji innego pracownika. Do czasu pracy nie będzie się zatem zaliczał okres przypadający poza normalnymi godzinami pracy, jeżeli pracownik prowadzący pojazd nie otrzymał od pracodawcy wyraźnego polecenia dowiezienia innego pracownika na miejsce podróży służbowej. W takim bowiem przypadku przewiezienie innych pracowników nie stanowi zadania służbowego.

Podstawa prawna:

art. 775§ 1, art. 128 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Joanna Kaleta

Przejazdy w harmonogramowych godzinach to też czas pracy

pytanie:Jak rozliczyć godziny pracy w delegacji pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy (od poniedziałku do piątku od 6.00 do 14.00), zajmujących się serwisem maszyn u klientów? Pracownicy co jakiś czas dokonują napraw u klientów. Wymaga to wysłania ich w delegacje, często kilkudniowe. Koszty diet, noclegów i innych rachunków pokrywa pracodawca. Czas pracy w delegacji jest bardzo różny. Pracownicy dokumentują go szczegółowymi dziennymi raportami, z uwzględnieniem czasu pracy, dojazdu na miejsce oraz noclegu w hotelu. Jak rozliczyć ich nadgodziny? Czy będą to nadgodziny 50%, czy 100%? Czy można zmienić takiemu pracownikowi czas pracy z podstawowego na zadaniowy w celu uniknięcia nadgodzin?

odpowiedź: Sposób rozliczania czasu pracy nie zmienia się w podróży służbowej. Czasem pracy pracownika w delegacji jest czas efektywnej pracy oraz czas dojazdów – jeśli w ich trakcie pracownik świadczył pracę lub jeżeli przypadały na harmonogramowe godziny jego pracy.Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy musi być uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania. O tym, czy te przesłanki występują, decyduje pracodawca.

Podróżą służbową jest wykonywanie zadania służbowego poza stałym miejscem pracy pracownika lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Czasem pracy jest natomiast czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Przejazdy wlicza się, tylko gdy są w harmonogramowych godzinach

Do czasu pracy wlicza się czas realnego wykonywania zadania będącego celem podróży służbowej. Czas podróży służbowej jest zatem zaliczany do czasu pracy o tyle, o ile pracownik podczas tej podróży wykonywał pracę. Natomiast czas samych przejazdów odbywanych w ramach podróży służbowej nie jest z reguły zaliczany do czasu pracy pracownika.

Od tej zasady został ustalony jednak wyjątek. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r. (sygn. akt II PK 265/04, OSNP 2006/5–6/76) czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy o tyle, o ile przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. Jeżeli zatem pracownik wskutek podróży służbowej nie może wypracować swojego normalnego czasu pracy, wówczas zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niewypracowany z powodu podróży.

A zatem czas podróży służbowej (czas dotarcia pracownika do miejsca podróży służbowej), przypadający poza godzinami jego harmonogramowej pracy, nie podlega zaliczeniu do czasu pracy. Natomiast jeżeli czas przemieszczania się pracownika to przynajmniej w jakiejś mierze godziny jego normalnej pracy, stanowi czas pracy.

Zasady rozliczania czasu pracy nie zmieniają się w delegacji

W czasie podróży służbowej czas pracy pracownika powinien być rozliczany na takich samych zasadach jak czas pracy świadczonej przez pracownika w zakładzie pracy (wg obowiązującego pracownika w danym okresie rozliczeniowym harmonogramu czasu pracy).

Tym samym jeżeli czas faktycznego wykonywania zadań przypadał poza normalnymi godzinami pracy pracowników, w dniach będących dla nich dniami pracy, należy wypłacić im wynagrodzenie powiększone o 50% dodatku do wynagrodzenia za każdą godzinę takiej pracy. Dodatkowa praca pracowników stanowić bowiem będzie w takim przypadku pracę nadliczbową wynikającą z przekroczenia dobowej normy czasu pracy.

Jeśli jednak praca nadliczbowa dobowa w delegacji przypadała:

– w porze nocnej,

– w niedziele lub święto,

– w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedziele lub święto,

wówczas przysługuje za nią wynagrodzenie z dodatkiem 100%.

Przykład. Czas pracy w delegacji

Czas pracy pracowników, zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy wg harmonogramu od 6.00 do 14.00, w czasie podróży służbowej może wyglądać następująco:

– od 6.00 do 14.00 – godziny wliczane do czasu pracy (niezależnie od tego, czy w tym czasie pracownik jedynie podróżował, czy też faktycznie wykonywał pracę),

– od 14.00 do 16.00 – czas faktycznego wykonywania pracy wykraczający poza harmonogramowe godziny pracy, stanowiący pracę w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy,

– od 16.00 do 18.00 – czas powrotu z miejsca delegacji – czas niewliczany do czasu pracy.

O systemie zadaniowym decyduje pracodawca, lecz nie ma pełnej dowolności

Zadaniowy system czasu pracy można wprowadzić, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania pracy. Ocena tego, czy wskazane przesłanki konieczne do wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy są spełnione, zależy przede wszystkim do pracodawcy.

W tym systemie pracodawca nie określa pracownikowi odgórnie godzin pracy, lecz zadania, do których wykonania będzie on zobowiązany. Wyznaczanie zadań pracownikom jest możliwe w taki sposób, aby można je było wykonać w normalnym czasie pracy, tj. przez przeciętnie 40 godzin w tygodniu i 8 godzin dziennie. Rolą pracodawcy jest zatem takie planowanie zadań, aby czas ich wykonania nie powodował naruszenia powszechnie obowiązujących norm czasu pracy.

Z tych względów w zadaniowym systemie czasu pracy czas niezbędny do wykonywania zadań w ramach obowiązujących norm czasu pracy ustala pracodawca po porozumieniu z pracownikiem, a jeśli wystąpi konieczność dodatkowej pracy (tzn. ponad dokonane ustalenia), to będzie to praca nadliczbowa, za którą należy się pracownikowi rekompensata.

Nie ewidencjonuje się godzin pracy

W ramach zadaniowego systemu czasu pracy o rozkładzie swojego czasu pracy decyduje samodzielnie pracownik. Tym samym pracodawca nie ma więc obowiązku tworzenia harmonogramu czasu pracy takiego podwładnego. W rezultacie pracownik może elastycznie kształtować długość dnia pracy, a nawet liczbę dni pracy.

Ponadto pracodawca jest zwolniony z obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy zadaniowców. Dla pracowników zatrudnionych w tym systemie czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Natomiast w pozostałym zakresie, dotyczącym np. urlopów wypoczynkowych czy zwolnień od pracy itp., pracodawca powinien jednak ewidencję prowadzić.

Podstawa prawna:

art. 775, art. 128, art. 140 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Joanna Kaleta

Praca w weekend w delegacji uprawnia do dni wolnych, przejazd – nie

pytanie: Wysyłam dwóch pracowników w delegację (piątek, sobota, niedziela). Podwładni pracują zwykle od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–16.00. Jadą na targi w piątek o 8.00, do wieczora. Pracują w sobotę od 10.00 do 18.00 i w niedzielę między 9.00 a 18.00, po czym wracają do domu (jeden z pracowników prowadzi auto służbowe – 2 godziny drogi do domu). Jak rozliczyć taką delegację? Ile wolnego należy im się za te dni?

odpowiedź: Z tytułu pracy wykonywanej w sobotę i niedzielę podczas podróży służbowej pracownikom należą się dwa dni wolne od pracy.

Rozliczając czas pracy pracowników w delegacji, warto pamiętać o trzech zasadach:

– do czasu pracy wlicza się czas realnego wykonywania zadania będącego celem podróży służbowej,

– czas samej podróży służbowej jest zaliczany do czasu pracy o tyle, o ile pracownik podczas tej podróży wykonywał pracę,

– czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy, także wtedy gdy przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika (wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04, OSNP 2006/5–6/76).

Za sobotę i niedzielę – po dniu wolnym

A zatem, rozliczając czas pracy wskazanych w pytaniu pracowników, należy stwierdzić, że:

– czas przemieszczania się w celu dotarcia do miejsca delegacji oraz czas wykonywania zadania służbowego, przypadający na harmonogramowe godziny pracy w piątek (tj. od 8.00 do 16.00), podlega zaliczeniu do czasu pracy,

– z tytułu pracy wykonywanej w kolejnych dniach delegacji (tzn. w wolną dla pracowników sobotę i niedzielę) trzeba udzielić pracownikom 2 dni wolnych (ewentualnie z tytułu pracy wykonywanej w niedzielę pracodawca może wypłacić im wynagrodzenie powiększone o 100% dodatku za każdą godzinę pracy w tym dniu).

Trzeba jednak pamiętać, że dzień wolny udzielony z tytułu pracy w niedzielę rekompensuje jedynie 8 godzin pracy świadczonej w tym dniu (od 9.00 do 17.00). Za kolejną godzinę pracy pracodawca musi wypłacić pracownikom wynagrodzenie powiększone o 100% dodatku lub udzielić czasu wolnego zgodnie z art. 1512kp.

Dostał polecenie kierowania – to czas pracy

Czas dojazdu i powrotu z delegacji poza harmonogramowymi godzinami pracy stanowi czas pracy dla pracownika tylko wtedy, gdy pracodawca wydał mu polecenie prowadzenia pojazdu, a pracownik wiezie jednocześnie inne osoby na polecenie pracodawcy. Wówczas godziny przeznaczone na prowadzenie samochodu stanowią pracę w nadgodzinach, z tytułu której pracownikowi należeć się będzie:

– czas wolny albo

– wynagrodzenie powiększone o 50% dodatku (jeżeli czas prowadzenia pojazdu przypadał na dzień pracy pracownika – piątek) lub 100% dodatku (jeśli czas prowadzenia pojazdu to niedziela).

Podstawa prawna:

art. 775, art. 129, art. 151, art. 1512, art. 1513, art. 15111ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Joanna Kaleta

Gdy w niedzielę tylko jechał w delegację, rekompensaty nie ma

pytanie: Pracownicy pracują od poniedziałku do piątku od 7.00 do 15.00 w podstawowym systemie czasu pracy (w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym). Jeden z pracowników został wysłany w delegację, która trwała od niedzieli do wtorku. Jak zrekompensować czas delegacji w niedzielę, święto lub dzień wolny od pracy? Czy udzielenie dnia wolnego lub dodatku za pracę nadliczbową należy się pracownikowi zarządzającemu zakładem pracy?

Czy w sytuacji gdy delegacja w niedzielę trwa 9 godzin, pracownikowi przysługuje 1 dzień wolny i 1 godzina (lub nadgodziny)?

odpowiedź: Za podróż służbową przypadającą w niedzielę nie przysługuje rekompensata, jeśli pracownik tylko podróżował, a nie świadczył pracy. Z kolei praca w czasie niedzielnej podróży służbowej jest rekompensowana w pierwszej kolejności innym dniem wolnym, a w razie przekroczenia 8 godzin – także dodatkiem lub czasem wolnym za nadgodziny. Kierownikowi za taką pracę przysługuje tylko inny dzień wolny.

Rekompensata delegacji przypadającej w niedziele, święto albo wolną sobotę zależy od tego, czy pracownik musiał w takim dniu wykonywać zadanie służbowe, czy nie. Jeżeli w niedzielę tylko jechał (pociągiem, autobusem) albo leciał samolotem – to nie należy mu się żadna rekompensata wynikająca z przepisów o czasie pracy. Oczywiście należy mu się zwrot kosztów związanych z podróżą służbową, tj. zwrot kosztów biletu, kosztów noclegu z niedzieli na poniedziałek i ewentualnie dieta, jeżeli podróż trwała odpowiednio długo i pracownik sam musiał zapłacić np. za niedzielny obiad i kolację.

Czas spędzony w podróży służbowej jest bowiem zaliczany do czasu pracy tylko o tyle, o ile pracownik wykonuje wówczas zadanie służbowe. Jeżeli zaś jedynie podróżuje (jedzie), ale nie wykonuje żadnych obowiązków – to czas podróży jest zaliczany do czasu pracy tylko w takim zakresie, w jakim pokrywa się z jego harmonogramowym czasem pracy.

Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego (np. wyrok z 3 grudnia 2009 r., II PK 138/09, M.P.Pr. 2010/6/312–313), zgodnie z którym typowa podróż służbowa charakteryzuje się tym, że wśród obowiązków pracownika stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne. Czas podróży nie musi i nie ma być wykorzystywany do wykonywania pracy w interesie pracodawcy.

Pracę w niedzielę rekompensuje inny dzień wolny

W przypadku gdy w niedzielę pracownik tylko jechał, nie należy mu się ani dzień wolny, ani dodatek za nadgodziny. Jeżeli jednak już w niedzielę musiał rozpocząć wykonywanie zadania służbowego – to taka praca stanowić będzie pracę w niedzielę (patrz: przykład).

Przykład. Jakiekolwiek obowiązki stanowią czas pracy

Pracownik został wysłany w delegację w dniach niedziela – wtorek. Spotkanie z kontrahentem miał rozpocząć dopiero w poniedziałek rano. Ale już w niedzielę wieczorem pracownik musiał przystąpić do sprawdzania dokumentów, które uzyskał w miejscu, do którego udał się w ramach podróży służbowej. Czas spędzony na ich przeglądanie i przygotowanie się do spotkania jest zaliczany do czasu pracy.

Trzeba jednak pamiętać, że nie każdy pracownik może podjąć wykonywanie czynności służbowych w niedzielę. Taka możliwość istnieje, tylko w przypadku gdy rodzaj pracy pozwala na wykonywanie jej w niedzielę – czyli gdy występuje jeden z przypadków wymienionych w art. 15110kp.

Jeżeli pracownik zatrudniony od poniedziałku do piątku pracował w niedzielę – musi przede wszystkim otrzymać w zamian inny dzień wolny. Ta zasada obowiązuje również wtedy, gdy pracownik wykonuje obowiązki w niedziele w ramach podróży służbowej.

Dopiero gdyby nie było możliwe wykorzystanie przez pracownika dnia wolnego – pracodawca będzie miał obowiązek wypłacić takiemu pracownikowi wynagrodzenie za dodatkowy dzień pracy (przepracowaną niedzielę) i jeszcze zapłacić 100% dodatku za każdą godzinę pracy w niedzielę.

Dzień wolny za niedzielę – także dla kierownika

Jeżeli pracownik zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy pracował w niedzielę – to powinien odebrać sobie dzień wolny. Także bowiem taki pracownik musi mieć w swoim czasie pracy uwzględnione tyle dni wolnych, ile w okresie rozliczeniowym jest niedziel, świąt i sobót (dni wolnych z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy).

Jeżeli jednak nie będzie możliwości wykorzystania dnia wolnego przez takiego pracownika – to nie ma on roszczenia ani o wynagrodzenie za dodatkowo przepracowaną niedzielę, ani o 100% dodatku za każdą godzinę pracy w niedzielę.

Ponad 8 godzin w niedzielę – dzień wolny plus nadgodziny

Gdyby przebywając w delegacji w niedzielę, pracownik wykonywał zadania służbowe przez 9 godzin, to przysługiwałyby mu następujące świadczenia:

8-godzinny dzień wolny za pracę w niedzielę,wynagrodzenie i rekompensata jednej godziny nadliczbowej dobowej przypadającej w niedzielę.

Godzinę pracy nadliczbowej dobowej można zrekompensować poprzez:

wypłatę 100% dodatku do wynagrodzenia,udzielenie w zamian 1,5 godziny czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy lubudzielenie 1 godziny czasu wolnego na pisemny wniosek pracownika.

Gdyby jednak 9 godzin w niedzielę przepracował pracownik zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy – nie miałby on roszczenia o wynagrodzenie i dodatek za pracę w dziewiątej godzinie. Powinien odebrać dzień wolny. Jeżeli tego nie zrobi, nie będzie mu przysługiwało wynagrodzenie i dodatek za 8 godzin dnia wolnego, którego nie wykorzystał, pracując w niedzielę.

Podstawa prawna:

art. 775, art. 1513, art. 15111ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

Monika Frączek

W delegacji ewidencjonuje się tylko godziny pracy, a nie przejazdy

pytanie: Pracownik wykonuje pracę od poniedziałku do piątku od 7.00 do 15.00. W środę od 7.00 do 8.00 był w firmie, o 8.00 wyjechał w delegację (poza stałe miejsce pracy, samochodem służbowym jako pasażer). Podróż trwała od 8.00 do 14.00. Następnie od 14.00 do 17.00 pracownik brał udział w naradzie. Ze środy na czwartek miał nocleg w trakcie delegacji. W czwartek od 7.00 do 11.00 przejechał do innej miejscowości i innej firmy. Od 11.00 do 14.00 pracownik uczestniczył w rozmowach handlowych. Od 14.00 do 19.30 wracał samochodem służbowym ponownie jako pasażer. Jak rozliczyć jego delegację i jak zewidencjonować jego czas pracy?

odpowiedź: Podróż służbową odbywaną w czasie rozkładowego (normalnego) czasu pracy pracownika należy zaliczyć do czasu pracy. W kartach ewidencji czasu pracy nie trzeba ewidencjonować czasu podróży służbowej przypadającej poza normalnymi godzinami pracy pracownika.

Zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowej w firmach prywatnych powinny być określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem i nie został zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, odpowiednie postanowienia w tym zakresie powinny być zawarte w umowie o pracę. Należy jednak pamiętać, że dieta określona w tych aktach nie może być niższa niż ta określona w rozporządzeniu o podróżach służbowych na terenie kraju, czyli 30 zł. Jeżeli te kwestie nie są nigdzie uregulowane (ani w układzie zbiorowym pracy, ani w regulaminie wynagradzania, ani też w umowie o pracę), wówczas należy stosować przepisy rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Przy wyjeździe samochodem firmowym zasadniczo tylko diety oraz koszty noclegu

Jeżeli pracownicy zakładu są delegowani do wykonywania pracy poza miejscowością, w której znajduje się ich stałe, określone w umowie o pracę miejsce pracy, pracodawca musi pokryć koszty takiej podróży służbowej. Skoro pracownik odbywał podróż samochodem służbowym, nie będzie mu przysługiwał zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej (ponieważ faktycznie pracownik takich kosztów nie poniósł). Natomiast pracownik nabędzie prawo do diet na pokrycie kosztów wyżywienia (chyba że pracodawca zapewnił mu całodzienne wyżywienie), a także zwrotu kosztów noclegu.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości (czyli 30 zł), a za niepełną, ale rozpoczętą dobę pracownikowi przysługuje:

– połowa diety – jeżeli podróż służbowa trwała do 8 godzin,

– cała dieta – jeśli podróż służbowa trwała dłużej niż 8 godzin.

Zatem jeżeli pracownik rozpoczął podróż służbową w środę o 8.00, a zakończył ją w czwartek o 19.30, to nabędzie prawo do 2 całych diet, czyli do 60 zł. Pod warunkiem że nie miał zapewnionych posiłków, ponieważ dieta jest zmniejszana w przypadku zapewnienia:

– śniadania – o 25%,

– obiadu – o 50%,

– kolacji – o 25%.

Natomiast za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot jego kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Gdyby pracownik, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, nie przedstawił takiego rachunku, wówczas przysługiwałby mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety (45 zł).

Podróży służbowej poza godzinami pracy nie wlicza się do czasu pracy

Rozliczając czas pracy pracownika odbywającego podróż służbową, warto pamiętać, że zasadą jest, iż czas przemieszczania się do lub z celu podróży służbowej poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy nie jest czasem pracy. Nie zobowiązuje więc pracodawcy do wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia ani też do udzielenia czasu wolnego.

Natomiast podróż służbową odbywaną w czasie rozkładowego (normalnego) czasu pracy pracownika należy zaliczyć do czasu pracy. Zatem podróż służbową odbywaną w środę i w czwartek w normalnych godzinach pracy pracownika należy zaliczyć pracownikowi do czasu pracy. Natomiast pozostały czas delegacji, przypadający poza rozkładowymi godzinami pracy pracownika (w czwartek od 15.00 do 19.30), nie będzie wliczany do czasu pracy. Jeżeli pracownik cały swój rozkładowy czas pracy zużyje na podróż służbową, a następnie będzie świadczył pracę, to praca ta będzie pracą w godzinach nadliczbowych. Podobna sytuacja może się zdarzyć, gdy pracownik zostaje wysłany w podróż służbową w końcowych godzinach swojej pracy i po przyjeździe do miejsca delegowania musi świadczyć pracę. Jeśli praca taka będzie odbywała się już po normalnych godzinach pracy, będzie to praca nadliczbowa.

Przykład. Czas pracy w delegacji w przypadku opisanym w pytaniu

Czas pracy pracownika odbywającego w środę i czwartek podróż służbową przedstawiał się następująco:

Środa

7.00–8.00 – czas pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy,

8.00–14.00 – podróż służbowa wliczana do czasu pracy,

14.00–15.00 – czas pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy,

15.00–17.00 – praca