Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych

Redakcja

Redaktor prowadzący

Rafał Janus

Wydawca

Monika Kijok

Opracowanie graficzne okładki

Piotr Fedorczyk

Opracowanie graficzne

Zbigniew Korzański

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Korekta

Zespół

ISBN 978–83–269–3242-7

Nakład: 1000 egz.

Wydawnictwo WiedzaiPraktyka sp.z.o.o.

03-918 Warszawa, ul.Łotewska 9a

Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: pgromulski@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

NumerKRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dlam.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000zł

Składiłamanie: Triograf Dariusz Kołacz

Miller Druk Sp.zo. o., 03-301 Warszawa, ul.Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67

Copyright © byWydawnictwo WiedzaiPraktyka sp.zo.o. Warszawa 2014

„Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych” wrazzprzysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymiwsubskrypcji (e-letter, strona wwwiinne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanychw publikacji„Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych” orazwinnych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacjizpowołaniem się na źródło.

„Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych” został przygotowanyzzachowaniem najwyższej starannościiwykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzyidoświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowanewpublikacji „Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych” orazwinnych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, poradyiinterpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowaniewkonkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organówiurzędów państwowych.Wzwiązkuzpowyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartychwpublikacji „Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych” lubwinnych dostępntych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzecznezlinią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa WiedzaiPraktyka.

Wstęp

Excel jest znany przede wszystkim jako narzędzie do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych. Tymczasem daje również szerokie możliwości w zakresie wizualizacji danych. Odpowiednie wykorzystanie formuł, kwerend i dodatkowych narzędzi sprawia w połączeniu z funkcjami budowania wykresów umożliwia przygotowanie precyzyjnych i doskonale wyglądających zestawień.

Książka przedstawia praktyczne sposoby wykorzystania tej aplikacji do przygotowania różnorodnych wykresów przydatnych w kierowaniu przedsiębiorstwem. Przedstawia, m.in. wiele pomysłowych sposobów na stworzenie nieszablonych diagramów. Podczas lektury czytelnik zobaczy, jak radzić sobie z typowymi problemami związanymi z tworzeniem wykresów i zdobędzie praktyczną wiedzę przydatną w codziennej pracy z Excelem. Autor wyjaśnia m.in., kiedy mogą przydać się miniwykresy oraz jak poradzić sobie z czytelną prezentacją dużej ilości danych.

Wykresy często służą do zaprezentowania rozkładu danych z jakiegoś zakresu: grupy produktów czy z wybranego okresu. Wtakich przypadkach istotną rolę pełni oś wykresu. Niestety, w Excelu tego elementu nie można swobodnie modyfikować (np. wyróżniać pewnych obszarów), ponieważ jest uzależniony od danych źródłowych. Czasami jednak zachodzi potrzeba dodania istotnej informacji pełniącej rolę pomocniczą. Książka wyjaśnia, jak rozwiązać ten problem.

Książka wprowadza czytelnik również w zagadnienia związane z prezentacją informacji zebranych w ankietach czy innych badaniach rynku. Do przedstawienia takich danych idealnie nadają się wykresy bąbelkowe, dzięki którym można wizualizować zmienność trzech (a nawet czterech) danych jednocześnie. Do książki warto zajrzeć również, jeśli czytelnik potrzebuje profesjonalnej prezentacji, w której położony został nacisk na zakres zmian zachodzących w sprzedaży. Jeden z rozdziałów wyjaśnia, jak przygotować przydatny w takiej sytuacji wykres schodkowy.

Oznaczenie przedziału oczekiwanej wielkości sprzedaży

Wiele wykresów służy do zaprezentowania rozkładu danych w obrębie pewnej grupy, w okresie lub w czasie. W takich przypadkach istotną rolę pełni oś wykresu. Niestety, w Excelu tego elementu nie można swobodnie modyfikować (np. wyróżniać pewnych obszarów), ponieważ jest uzależniony od danych źródłowych. Czasami jednak zachodzi potrzeba dodania istotnej informacji pełniącej rolę pomocniczą. Spróbujmy umieścić ją w tle wykresu.

Czytelnie oznaczmy na wykresie przedział oczekiwanej wielkości sprzedaży.

Dane źródłowe

Tworzenie wykresu

Wielkość sprzedaży a wyznaczony plan

Przyjmijmy, że planowana roczna sprzedaż 5 typów urządzeń oferowanych przez naszą firmę powinna się zawierać w przedziale od 40 do 60 sztuk. Przedział ten musi być wyraźnie zaznaczony na wykresie. Czytelną prezentację proponujemy wykonać za pomocą wykresu słupkowego.

Roczna wielkość sprzedaży jest wprowadzona do zestawienia widocznego na rysunku 1.

Rys. 1. Dane źródłowe do wykresu

Rys. 2. Tabela pomocnicza do wykresu

Na wykresie ma być zaznaczony pewien obszar, a zatem potrzebna nam pomocnicza tabela określająca jego wielkość. Zgodnie z naszymi założeniami powinna wyglądać jak na rysunku 2. Podaliśmy wartości skrajne i szerokość.

Gdy mamy już przygotowane dane źródłowe, możemy przystąpić do budowy wykresu. Kolejność tworzenia będzie niestandardowa, ponieważ najpierw powstanie prezentacja oparta na tabeli pomocniczej, a dopiero do niej dodamy właściwe dane źródłowe.

W tym celu:

1. Zaznaczamy zakres komórek A9:C10 i z menu Wstaw wybieramy polecenie Wykres (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Wstawianie).

2. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczamy typ Słupkowy i podtyp Skumulowany słupkowy, a następnie wskazujemy Dalej (w Excelu 2007/2010: określamy typ wykresu na karcie Wstawianie).

Rys. 3. Wykres na podstawie tabeli pomocniczej

3. W kolejnym oknie zaznaczamy opcje Kolumny i klikamy Zakończ (w Excelu 2007/2010: gdy wykres pojawi się w arkuszu, zaznaczamy go, przechodzimy do karty Projektowanie i wskazujemy polecenie Przełącz wiersz/kolumnę).

Do tego wykresu dodaj teraz dane źródłowe. Aby uniknąć modyfikowania jego ustawień i ręcznego tworzenia serii danych, proponujemy wykorzystać schowek systemowy.

W tym celu:

1. Zaznaczamy zakres komórek A1:B6 i korzystamy z polecenia Kopiuj (skrót Ctrl + C).

2. Klikamy obszar wykresu i z menu Edycja wybieramy polecenie Wklej specjalnie (w Excelu 2007/2010: polecenie Wklej specjalnie pojawi się po rozwinięciu przycisku Wklej na karcie Narzędzia główne).

3. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczamy odpowiednie opcje zgodnie z rysunkiem 4.

Rys. 4. Tworzenie nowej serii danych przez wklejenie

4. Zatwierdzamy przez kliknięcie OK.

Nasz wykres powinien mieć wygląd zbliżony do przedstawionego na rysunku 5.

Rys. 5. Aktualny wygląd wykresu

Dalsza instrukcja tworzenia prezentacji jest inna dla Excela 2007/2010 i wcześniejszych wersji.

W wersji Excela wcześniejszej niż 2007:

1. Klikamy dwukrotnie jedną z serii danych odnoszących się do sprzedaży.

2. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczamy opcję Oś pomocnicza i zatwierdzamy OK.

3. Klikamy wykres prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybieramy polecenie Opcje wykresu.

4. W wyświetlonym oknie dialogowym przechodzimy do zakładki Oś i w sekcji Oś pomocnicza włącz Oś kategorii (X) i wyłącz Oś wartości (Y).

5. Zatwierdzamy przez kliknięcie OK.

6. Zaznaczamy legendę wykresu i wciskamy OK.

7. Prawym przyciskiem myszy klikamy słowo Przedział i wskazujemy polecenie Formatuj oś.

8. W sekcji Etykiety znaczników osi zaznaczamy opcję Brak i zatwierdzamy OK.

W Excelu 2007/2010:

1. Prawym przyciskiem myszy klikamy jedną z serii danych odnoszących się do sprzedaży i z wyświetlonego menu wybieramy Formatuj serię danych.

2. Zaznaczamy opcję Oś pomocnicza i klikamy Zamykamy.

3. Klikamy górną oś poziomą, aby ją zaznaczyć, i wciskamy na klawiaturze Delete.

4. W ten sam sposób usuwamy etykietę z lewej strony osi pionowej oraz legendę.

Wykres powinien mieć zbliżony wygląd do przedstawionego na rysunku 6.

Rys. 6. Odpowiednio ustawione elementy wykresu

Następnym etapem będzie zaprojektowanie przedziału od 40 do 60.

W tym celu:

1.