Opis przedmiotu zamówienia. Szacowanie wartości zamówienia

Redakcja

Autorzy:

Agata Hryc-Ląd (str. 48–70)

Andrzela Gawrońska-Baran (str. 7–34)

Redaktor prowadzący:

Klaudyna Saja-Żwirkowska

Wydawca:

Rafał Duluk

Korekta:

Zespół

Projekt okładki:Piotr Fedorczyk

ISBN: 978-83-269-4281-5

Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2015

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

e-mail: zamowieniapubliczne@wip.pl

Skład i łamanie: Dariusz Ziach

Druk: MDruk

Redakcja zastrzega sobie prawo dokonywania zmian i skrótów w nadesłanych artykułach i ich tytułach. Artykułów ani jakichkolwiek innych materiałów niezamówionych Redakcja nie zwraca.

Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w zamieszczonych w niej artykułach, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody Redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.

Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny i nie mogą być traktowane w sposób prawnie wiążący pomiędzy Czytelnikiem a Wydawcą lub Redakcją.

Redakcja dokłada wszelkich starań, aby informacje i dane zamieszczone w tych materiałach były poprawne merytorycznie i aktualne, jednakże informacje te nie mają charakteru porady czy opinii prawnej, jako że Wydawca ani Redakcja nie świadczą żadnych usług prawnych.

Nie mogą być one również traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. Zastosowanie tych informacji w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji lub opinii prawnej.

Wobec powyższego Wydawca, Redakcja, redaktorzy ani autorzy ww. materiałów nie ponoszą odpowiedzialności prawnej w szczególności za skutki zastosowania się lub wykorzystania w jakikolwiek sposób informacji zawartych w tych materiałach.

Wstęp

Opis przedmiotu zamówienia to jedna z najważniejszych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający zobligowany jest do jego odpowiedniego przygotowania. Uchybienia w tym zakresie nie mogą w sposób negatywny wpływać na pozycję wykonawcy w postępowaniu. A wykonawca powinien otrzymać pełną informację co do zakresu czynności, robót czy też przedmiotu dostaw, które będzie zobowiązany wykonać w ramach danego zamówienia publicznego.

Natomiast ustalenie wartości szacunkowej zamówienia wpływa nie tylko na zakres przepisów stosowanych do udzielenia zamówienia, ale również na kształt budżetu zamawiającego. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia bardzo często jest kwestią problematyczną dla zamawiających, w szczególności w odniesieniu do konieczności sumowania zamówień.

Publikacja systematyzuje czynności podejmowane na etapie wszczęcia postępowania. Można w niej znaleźć zarówno omówienie zagadnień dotyczących opisu przedmiotu zamówienia oraz szacowania wartości zamówienia, jak i przydatne wzory dokumentów oraz odpowiedzi na pytania.

Klaudyna Saja-Żwirkowska

redaktor prowadząca

Opis przedmiotu zamówienia

Opis przedmiotu zamówienia jest jedną z najważniejszych czynności dokonywanych przez zamawiającego w toku przygotowywania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Niewątpliwie zamawiający zobligowany jest do jego należytego sporządzenia, a wszelkie uchybienia w tym zakresie nie mogą w sposób negatywny wpływać na pozycję wykonawcy w postępowaniu.

Informacje ogólne

Określenie zakresu objętego danym zamówieniem (zakres przedmiotowy) stanowi zatem wyznacznik sporządzenia oferty przez wykonawcę. Musi on otrzymać pełną informację co do zakresu czynności, robót czy też przedmiotu dostaw, które będzie zobowiązany wykonać w ramach danego zamówienia publicznego. Na podstawie tej informacji wykonawca ocenia, czy jest zdolny do wykonania zamówienia, przewiduje konieczny nakład pracy w celu prawidłowego wykonania zamówienia i stosownie do tego kalkuluje swoje wynagrodzenie (cenę oferty).

Siwz

Podkreślić należy, że dokumenty składające się na opis przedmiotu zamówienia nie są treścią ogłoszenia o zamówieniu, a treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej: siwz). W ogłoszeniu zawarte jest bowiem jedynie określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych (np. art. 41 pkt 4, art. 48 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp). Tym samym nie wszystkie elementy składające się na przedmiot zamówienia muszą być, a niekiedy nawet nie mogą być z przyczyn technicznych (ograniczona liczba znaków) wyszczególnione w ramach określenia przedmiotu zamówienia w ogłoszeniu o zamówieniu. Inna jest poza tym potrzeba szczegółowości opisu przedmiotu zamówienia w przetargu nieograniczonym niż w innych trybach udzielania zamówienia (np. w przetargu ograniczonym). Specyfikę trybu przetargu nieograniczonego stanowi powinność określenia przez zamawiającego z góry wszystkich istotnych wymagań dotyczących opisu przedmiotu zamówienia oraz sposobu jego realizacji.

Opisowi przedmiotu zamówienia wyartykułowanemu w specyfikacji istotnych warunków zamówienia musi odpowiadać oferta, uwzględniając zwłaszcza zakres zamówienia i np. dopuszczone w danym przypadku rozwiązania równoważne (np. poprzez określenie w formie tabelarycznej zestawienia komponentów wchodzących w zakres przedmiotu zamówienia, objętych wyceną). Jeżeli bowiem treść oferty jest niezgodna z treścią siwz, należy ofertę odrzucić na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.

Stosowany zazwyczaj przez zamawiającego formularz cenowy (ofertowy) stanowi dokument mający ułatwić wykonawcom prezentację oferowanego przedmiotu zamówienia. Nie służy on wyspecyfikowaniu wymagań zamawiającego, a tym bardziej wskazywaniu wymaganych w postępowaniu dokumentów, jakich zamawiający żąda od wykonawców (zob. wyrok KIO z 31 lipca 2012 r., sygn. akt KIO 1518/12).

Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia

Z przygotowaniem opisu przedmiotu zamówienia wiąże się też wymóg formalny, niezbędny do dopełnienia na etapie późniejszym, tj. po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia. Mianowicie zamawiający musi zamieścić w protokole z postępowania informację o osobach przygotowujących opis przedmiotu zamówienia (lit. B pkt 1 załączników do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia; Dz.U. nr 223, poz. 1458). Osoby te nie muszą jednak składać oświadczenia ZP-1 na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy Pzp. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia stanowi bowiem czynność przygotowawczą do postępowania, a nie czynność w postępowaniu.

W przypadku zauważenia przez zamawiającego po publikacji ogłoszenia o zamówieniu w trybie przetargu nieograniczonego uchybień w opisie przedmiotu zamówienia istnieje możliwość ich naprawienia. Zmiana dotycząca określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia uznawana jest za zmianę istotną i wymaga korekty ogłoszenia wraz z przedłużeniem terminu składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach. Jednocześnie, gdy wartość zamówienia jest równa progom unijnym lub większa, termin składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego nie może być krótszy niż 22 dni od dnia przekazania zmiany ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

Środki unijne

Zamawiający będący jednocześnie beneficjentami środków unijnych muszą zdawać sobie sprawę z tego, że naruszenia przy udzielaniu zamówień publicznych przepisów ustawy Pzp w zakresie związanym z opisem przedmiotu zamówienia mogą spowodować nałożenie na nich korekty finansowej. Przewiduje się wymierzanie korekt finansowych za następujące naruszenia związane z opisem przedmiotu zamówienia:

art. 29 ust. 1 ustawy Pzp, poprzez opisanie przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, za pomocą niedostatecznie dokładnych i niezrozumiałych określeń, nieuwzględniający wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty (np. korekta 10%),art. 29 ust. 2 ustawy Pzp, poprzez opisanie przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję,art. 29 ust. 3 ustawy Pzp, poprzez opisanie przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia bez zachowania przesłanek wymienionych w tym przepisie (np. korekta 25% z możliwością obniżenia do 10 lub 5% w zależności od wagi naruszenia),art. 30 ust. 2–4 ustawy Pzp, poprzez opisanie przedmiotu zamówienia za pomocą norm, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów odniesienia bez dopuszczenia rozwiązań równoważnych lub z naruszeniem ustawowej kolejności. Wymóg wyczerpującego i jednoznacznego opisu

Zamawiający zobowiązany jest opisać przedmiot zamówienia i jego cechy w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na proces sporządzania oferty (art. 29 ust. 1 ustawy Pzp). Chodzi zatem o taki opis, który zapewnia wykonawcom, bez dokonywania dodatkowych interpretacji, zidentyfikowanie, co jest przedmiotem zamówienia, a tym samym pozwala na uwzględnienie w ofercie wszystkich elementów istotnych do wykonania zamówienia. W przeciwnym razie wadliwy sposób sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia może doprowadzić do utrudnienia wykonawcom kalkulacji cen ofert i ich nieporównywalność.

Zamawiający, dokonując opisu przedmiotu zamówienia, nie ma obowiązku zapewnienia możliwości realizacji przedmiotu zamówienia wszystkim podmiotom działającym na rynku w danej branży. Prawie nigdy nie da się tak opisać przedmiotu zamówienia, aby w ten czy w inny sposób nie uniemożliwić części wykonawców w ogóle złożenia oferty, a niektórych z nich postawić w uprzywilejowanej pozycji. Niemniej jednak należy odmówić zamawiającym prawa do takiego kształtowania wymagań specyfikacji (w tym opisu przedmiotu zamówienia), które mogą prowadzić do nadmiernego ograniczenia konkurencji z powodów, których zamawiający w sposób należyty nie wykazał.

Przykład

Przedmiotem zamówienia był zakup samochodów ratowniczo-gaśniczych oraz samochodu operacyjno-sztabowego, tj. średniego samochodu ratowniczo-gaśniczego z wyposażeniem, funkcją ratownictwa technicznego – 7 szt.; ciężkiego samochodu ratowniczo-gaśniczego wraz z przyczepą sprzętową – 1 szt. oraz samochodu operacyjno-sztabowego – 1 szt. Analiza rynku pojazdów oferowanych w latach 2013 i 2014 wykazała, że m.in. wymagany przez zamawiającego wariant napędu stanowił margines rynku w pojazdach spełniających choć podstawowe z pozostałych kryteriów (oferowany jest przez producentów podwozi jako opcja dodatkowa). Ponadto ze względu na fakt, iż na rynku funkcjonują podmioty wykonujące zabudowy pożarnicze z innych materiałów, wskazanie na konkretny materiał, tj. na wymóg wykonania zabudowy w całości z materiałów kompozytowych odpornych na korozję, mogło stanowić o ograniczeniu konkurencji i nierównym traktowaniu potencjalnych wykonawców. Podobne zarzuty można było postawić wobec określenia mocy minimalnej w kontekście pozostałych wymagań co do sprzętu. W przypadku pojazdu ciężkiego nie została bowiem określona jego masa całkowita.

Producenci oferujący pojazdy o najlżejszej konstrukcji, ale jednocześnie niespełniające kryterium mocy minimalnej zostali w ten sposób wyeliminowani z możliwości udziału w postępowaniu. Nieuzasadnione technicznie zapisanie w warunkach zamówienia niektórych wymagań techniczno-eksploatacyjnych oraz wskazanie materiałów do wykonania zabudowy mogło wykluczyć część podmiotów zajmujących się produkcją pojazdów pożarniczych. Termin dostawy pojazdów natomiast praktycznie uniemożliwił złożenie oferty podmiotom, które nie posiadały już zakupionych podwozi/pojazdów bazowych (spełniających wymagania siwz). Zamawiający opisał więc przedmiot zamówienia w sposób, który utrudniał złożenie ofert części wykonawcom, a termin realizacji zamówienia nie został wyznaczony z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wykonania przedmiotu zamówienia przez wykonawców zdolnych do jego realizacji. Doszło zatem do naruszenia zasady sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia zawartej w art. 29 ust. 2 ustawy Pzp.

Zakaz utrudniania uczciwej konkurencji

Zamawiający nie może opisywać przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję (art. 29 ust. 2 ustawy Pzp). Postępowanie o udzielenie zamówienia musi być prowadzone tak, aby nie skutkowało wyłączeniem bez uzasadnionej przyczyny chociażby jednego wykonawcy z możliwości złożenia oferty, stwarzając korzystniejszą sytuację pozostałym wykonawcom.

Naruszenie