Przemówienia, prezentacje

Thomas Stelzer-Rothe

Przemówienia,prezentacje

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO DOBREGO WYSTĄPIENIA PUBLICZNEGO

Wydano na licencji Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin.

Przy opracowywaniu edycji polskiej wykorzystano tekst, układ graficzny oraz ilustracje z niemieckiego oryginału.

Tytuł oryginału: Vortrage halten

Przekład: Paulina Sadurska

Redakcja: Maria Białek

Skład: Rafał Sawicki

Wszelkie prawa zastrzeżone. Zabrania się wykorzystywania niniejszej książki i jej części do celów innych niż prawnie ujęte bez uprzedniej pisemnej zgody wydawcy. Zgodnie z prawem autorskim, bez uprzedniej zgody wydawcy zabrania się powielania, zapisywania oraz zamieszczania dzieła lub jego części w sieci komputerowej, a także w wewnętrznej sieci szkół i innych placówek oświatowych.

© Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin 2004

© BC Edukacja Sp. z o.o., Warszawa 2008

Wydanie I

ISBN: 978-83-62180-98-1

Skład wersji elektronicznej:

Virtualo Sp. z o.o.

Wprowadzenie

Urodzony mówca: mit czy rzeczywistość? Mit, jeżeli mamy na myśli to, że już w momencie narodzin człowiek ów posiadał wszystkie umiejętności niezbędne do tego, aby z powodzeniem wygłaszać przemówienia. Pomimo wrodzonych predyspozycji z pewnością musiał wiele nad sobą pracować. A co my powinniśmy zrobić, aby rozwinąć swoje umiejętności? Odpowiedź jest prosta: musimy zdobyć, wzbogacić i udoskonalić swój warsztat.

Prezentowane tu porady są sprawdzone w praktyce i -umiejętnie zastosowane – gwarantują sukces. Wystąpienia publiczne nie są trudne. Nie jest prawdą, że tylko niektórzy mogą wygłaszać dobre przemówienia. Aby odnieść sukces na tym polu, człowiek musi po prostu mieć poczucie bezpieczeństwa, być pewnym siebie, swoich umiejętności, podjętych decyzji i powziętych działań.

Jeśli chcesz z powodzeniem rozpocząć wystąpienia publiczne lub doskonalić się w tej dziedzinie, sięgnij po ten poradnik. Nawet pozbawieni tremy mówcy, mający już doświadczenie w przemawianiu przed kilku – lub wieloosobowymi grupami (dyrektorzy, członkowie zarządu), wiele skorzystają, jeśli będą stosować w praktyce prezentowane tu wskazówki i jeszcze staranniej pracować nad swoim warsztatem.

Życzę przyjemnej lektury i wielu sukcesów.

Hagen, jesień 2002

Thomas Stelzer-Rothe

Adresaci i cele

Wygłaszania przemówień można się nauczyć!

Niniejszy poradnik jest adresowany do osób, które chcą doskonalić swoje umiejętności biznesowe i ciągle się rozwijać, oraz do tych, które mają małe doświadczenie w wygłaszaniu przemówień bądź nigdy jeszcze publicznie nie występowały.

Umiejętność wygłaszania przemówień, przekazywania informacji, występowania i wypowiadania się w kilku – czy nawet kilkusetosobowej grupie jest niezwykle przydatna właściwie w każdym zawodzie, a szczególnie w przypadku stanowisk kierowniczych bądź eksponowanych. Warto zresztą zauważyć, że obecnie coraz częściej obok fachowości wymaga się od potencjalnych i zatrudnionych pracowników zdolności organizacyjnych i interpersonalnych.

Wygłaszanie przemówień oznaczasprzedawanie pomysłów i przekonań. Gdy przemawiamy, tak naprawdę przekonujemy słuchaczy do tego, co chcemy im powiedzieć. Jak wiadomo, proces sprzedaży jest efektywny wtedy, gdy najważniejsze są potrzeby kupującego oraz gdy przedstawia mu się taką ofertę, która zachęci go do kupna – w naszym przypadku – do zrozumienia informacji, uznania ich za przydatne i przetworzenia. W odniesieniu do przemówień nie oznacza to nic innego, jak wyjście naprzeciw słuchaczom i zaoferowanie im stosownych informacji.

Oczywiście, nie zawsze się to udaje, ponieważ w procesie komunikacji mówca nie ma jednego, lecz wielu partnerów, a jego słuchacze mogą mieć zupełnie różne potrzeby. Dlatego ważne jest, aby – wygłaszając swój tekst – nie zajmować się wyłącznie przemówieniem, ale zwracać uwagę na szeroko pojęte zakłócenia (należą do nich np. zwykłe pytania od słuchaczy, ale też rzeczywiste zarzuty wobec tego, co powiedzieliśmy) i starać się sobie z nimi radzić.

Wygłaszania przemówień można się nauczyć, ale nie jest to łatwe!

Aby sprostać różnym sytuacjom komunikacyjnym, mówca potrzebuje całej gamy zdolności i narzędzi. To właśnie one są tematem niniejszego poradnika. Przegląd rozpoczyna charakterystyka poszczególnych umiejętności, nad którymi niedoświadczony mówca powinien popracować. Zasadnicze pytanie, na które szukamy tu odpowiedzi, brzmi: czego muszę się dowiedzieć i nauczyć, aby z powodzeniem wygłaszać przemówienia?

Warto zwrócić uwagę na fakt, że wygłaszania przemówień nie można nauczyć się tylko poprzez zapamiętanie określonych metod; teorię trzeba jeszcze zamienić w czyn – nabyć umiejętności działania. To, czego czytelnik się nauczy, musi często ćwiczyć, stosować w praktyce tak, by otrzymywać informację zwrotną (feedback).

Umiejętność przemawiania jest rozumiana jako jedna z kompetencji, w której nie chodzi o czysto kognitywne elementy, ale o różnorodne umiejętności techniczne. Mają one coraz większe znaczenie dla mówców ze względu na możliwości, jakie oferuje nieustannie rozwijająca się branża technologiczna. Zaleca się jednak ostrożność – efektowne przemówienie niekoniecznie jest efektywne.

Struktura poradnika pokazuje kolejne etapy przygotowywania i wygłaszania przemówień. Stąd też kilka wskazówek na temat tremy. Warto pamiętać, że celem nie powinno być całkowite pozbycie się jej, ponieważ jest do pewnego stopnia pomocna. Trzeba zaobserwować, kiedy staje się szkodliwa dla naszego wystąpienia, i postarać się ją zmniejszyć.

Zdenerwowanemu mówcy, gdy tylko rozpocznie swoje wystąpienie, często zaczyna brakować powietrza. Przy wygłaszaniu przemówień z dużym zaangażowaniem organizm potrzebuje bowiem takiej samej ilości tlenu, co przy intensywnym biegu! Z tego powodu poradnik zawiera również najważniejsze wskazówki dotyczące prawidłowego oddychania.

Warto także zapoznać się z funkcjami i różnymi właściwościami głosu. Ważne jest wykorzystanie wszystkich naturalnych możliwości tak, aby mówca zaprezentował swój głos z jak najlepszej strony. Jest to zresztą zasada, której stosowanie zalecane jest na wielu stronach tej książki.

Wydobądź z siebie cały swój potencjał!

Na pierwszy rzut oka wygłaszanie przemówienia wydaje się aktem jednostronnym. W rzeczywistości jednak między mówcą a słuchaczami zachodzi mnóstwo procesów komunikacyjnych: pytające spojrzenia, pytania (w przypadku wątpliwości), okrzyki czy nawet zwykłe marszczenie czoła. Dobry mówca wyróżnia się nie tylko tym, że idealnie przekazuje informacje, ale także tym, że potrafi odbierać sygnały pochodzące od słuchaczy. Aby przemówienie zakończyło się sukcesem, łączność z publicznością musi przebiegać bez zakłóceń. Uda się ją zachować, jeśli będziesz uważał na sygnały ze strony słuchaczy i patrzył krytycznie na swój sposób zachowania i wyrażania się. Ten, kto chce zostać dobrym mówcą, musi umieć rozpoznać elementy procesu komunikacyjnego – zarówno te werbalne, jak i niewerbalne. Dlatego też jeden z rozdziałów poświęcony jest mowie ciała.

Jeśli początkujący mówca zdołał przezwyciężyć tremę, potrafi już kontrolować swój oddech i głos, a także opanował podstawy komunikacji, powinien spróbować wygłosić mowę. Aby tego dokonać, musi jeszcze nabyć umiejętności tworzenia właściwej koncepcji przemówienia. Chociaż struktura to nie wszystko, mowa bez jasno zaznaczonej myśli przewodniej rzadko jest udana. W kolejnym rozdziale omówiono więc najistotniejsze kwestie związane z budowaniem koncepcji wystąpienia. Ponieważ udane przemówienie (szczególnie takie, które ma przekonać do czegoś słuchaczy) oznacza efektywne posługiwanie się odpowiednimi argumentami, w poradniku zamieszczono również rozdział dotyczący budowania ciągów argumentacji.

Jeden obraz wart jest tysiąc słów mówi znane powiedzenie, dlatego jeden z rozdziałów poświęcony jest wizualizacji. Czytelnik dowie się z niego, jakich multimediów warto używać podczas prezentacji. Mówca powinien dobrze orientować się w kwestiach technicznych – stosowanie nowoczesnych multimediów w praktyce zawodowej to obecnie prawie obowiązek. Warto nauczyć się samodzielnie korzystać z takich urządzeń, tak by nie tracić spokoju w przypadku jakichkolwiek z nimi problemów.

Ostatnia omawiana umiejętność to radzenie sobie z nieprzewidzianymi zdarzeniami, np. zarzutami dotyczącymi treści przemówienia, narastającym konfliktem ze słuchaczami czy hałasem przeszkadzającym zarówno prowadzącemu, jak i publiczności. Co zrobić, aby nie stracić kontroli nad sytuacją? Jak się zachować w przypadku nieprzyjemnych uwag? Kolejna część książki próbuje udzielić odpowiedzi właśnie na te pytania.

Umiejętności przemawiania nie nabywa się raz na zawsze, trzeba ją stale doskonalić.

Warto zastanowić się nad swoimi zdolnościami. Realistyczny obraz samego siebie, popartyinformacją zwrotną od słuchaczy, to niezbędny atrybut dobrego, odnoszącego sukcesy mówcy. Czym jest informacja zwrotna (feedback) i jak można ją otrzymać, dowiesz się z ostatniego rozdziału.

Jeśli będziesz postępował według zebranych w poradniku wskazówek, nauczysz się wygłaszać przemówienia lub doskonalić się w tej umiejętności, zwłaszcza że zyskuje ona na znaczeniu.

Czego muszę się dowiedzieć i nauczyć, aby z powodzeniem wygłaszać przemówienia?

1. Jak radzić sobie z tremą?

„Mózg to genialna rzecz. Działa od momentu twoich narodzin do chwili, kiedy wstajesz, aby wygłosić przemówienie.”Mark Twain

1.1 Przyczyny tremy

Trema, która w skrajnej formie przyjmuje postać logofobii (chorobliwego lęku przed mówieniem), jest procesem naturalnym i składa się na nią wiele pozytywnych elementów.

Człowiek, choć jest konstrukcją genialną i jedyną w swoim rodzaju, przeżywa pewne sytuacje, wydarzenia zbyt gwałtownie, co może być brzemienne w skutki. Tak też może zdarzyć się w przypadku tremy.

Neandertalczyk spotyka drapieżcę (np. ówczesną odmianę lwa). Zwierzę stanowi dla niego bardzo poważne zagrożenie. Chociaż neandertalczyk dysponuje bronią, w konfrontacji z lwem musi być bardzo ostrożny. Człowiek jest tak skonstruowany, że w sytuacjach zagrożenia jego organizm automatycznie uruchamia pewne mechanizmy – zaczyna produkować szczególne hormony. Wydzielane w odpowiedniej ilości, wspomagają pracę mięśni, co można wykorzystać podczas ataku lub ucieczki. Neandertalczyk wybierze drugie rozwiązanie – ucieczkę.

Co ta historyjka ma wspólnego z lękiem przed przemawianiem? To, że pokazuje, iż w pewnych sytuacjach nie można uniknąć określonych reakcji organizmu. Im większe zagrożenie, tym gwałtowniej przebiega wydzielanie hormonu adrenaliny.

Wydzielanie adrenaliny do pewnego stopnia poprawia wydolność organizmu.

Badania wykazały, że w razie niebezpieczeństwa ludzie są w stanie przebiec kilkaset metrów w tempie iście sprinterskim.

Wygłaszanie przemówienia nie stanowi, co prawda, zagrożenia życia, ale z pewnością grozi zachwianiem poczucia własnej wartości podczas wygłaszania przemówienia. W stresogennej sytuacji, jaką stanowi występ przed publicznością, gdy mówca obawia się kompromitacji i maleje jego poczucie własnej wartości, zaczynają się wydzielać hormony stresu, które w odpowiedniej ilości mogą go zmobilizować do działania.

1.2 Objawy tremy

Niestety, w pewnym momencie hormony stresu przestają działać pozytywnie. Mówca stoi jak sparaliżowany, gubi wątek, a w skrajnym przypadku doznaje zaniku pamięci i nie wie, co ma powiedzieć. Jego organizm automatycznie przełącza się na stan alarmowy.

Objawy tremy są następujące:

zwężone źrenice,

przyspieszone tętno,

pocenie się,

sztywnienie mięśni,

silne skurcze żołądka.

W procesach, które zachodzą w naszym organizmie nieprzyjemne jest właśnie to, że nie mamy na nie wpływu.

1.3 Jak zmniejszyć tremę?

Określone warunki zewnętrzne stanowią bodźce, które wywołują mimowolne fizyczne bądź psychiczne reakcje organizmu.

Słynny pies Pawłowa, wcześniej odpowiednio wyuczony, reagował wydzielaniem śliny nie tylko na widok jedzenia, ale już na sam dźwięk dzwonka.

Otoczenie, w którym spędzamy urlop, jest bodźcem do odprężenia się. Zmiana otoczenia może mieć działanie relaksujące. Sygnał „własne mieszkanie” często nie wywołuje takiego efektu.

Jaki związek istnieje między sygnałami a tremą? Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy obserwować siebie podczas przemawiania:

jakie bodźce oddziałują na ciebie

raczej pozytywnie

podczas przemówienia?

jakie bodźce oddziałują na ciebie

raczej negatywnie

podczas przemówienia?

Jeśli myśl „Powinienem teraz wygłosić przemówienie” wywołuje w mówcy negatywne emocje, powinien spróbować konsekwentnie łączyć przemawianie z bodźcami pozytywnymi tak, by wywołać zmianę reakcji. Należy przy tym dać sobie trochę czasu, ponieważ nabyte wcześniej schematy (bodziec – reakcja) mogą być bardzo trwałe, co oznacza, że nie da się ich wyeliminować z dnia na dzień.

Najlepszą drogą do zmniejszenia tremy na tyle, aby zaczęła działać mobilizująco, jest efektywne wygłoszenie przemówienia, czyli odniesienie sukcesu, ponieważ:

sukces rodzi kolejny sukces.

Dzieje się tak, ponieważ przemawianie staje się bodźcem pozytywnym – zaczyna być postrzegane jako możliwość podniesienia poczucia własnej wartości.

Pozytywne samowzmocnienie

Aby zmniejszyć ryzyko niepowodzenia, należy profesjonalnie przygotowywać się do wystąpień publicznych, a więc nie tylko czytać niniejszy poradnik, lecz także wykonywać ćwiczenia i stosować omawiane wskazówki w praktyce. W efekcie nie będziesz musiał wygłaszać przemówień – będziesz chciał to robić!

Trema, która pozostaje mimo solidnego przygotowania, ma pozytywny wpływ – pozwala na lepszą koncentrację, co jest bardzo ważne w wystąpieniach publicznych.