Rekrutacja pracowników – praktyczny poradnik dla pracodawcy

Copyright © by Björn Lundén oraz Björn Lundén Information AB, 2010
Copyright © for the Polish edition by BL Info Polska Sp. z o.o., 2012

PROJEKT GRAFICZNY OKŁADKI: Anki Wallner, Björn Lundén Information ABBL Info Polska Sp. z o.o.
ul. Na Wzgórzu 15, 80-296 Gdańsk
tel.: (58) 520 80 64, faks: (58) 520 80 65bl@blinfo.pl, www.blinfo.pl

ISBN: 978-83-89537-53-9

Konwersję do wersji elektronicznej wykonano w systemie Zecer

Wszelkie prawa zastrzeżone. Niniejszy plik jest objęty ochroną prawa autorskiego i zabezpieczony znakiem wodnym (watermark). Uzyskany dostęp upoważnia wyłącznie do prywatnego użytku. Rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci bez zgody właściciela praw jest zabronione.
O książce

W książce tej znajdziesz praktyczne informacje i rady, które pomogą Ci w rekrutacji pracowników. Jest ona przeznaczona zarówno dla tych, którzy
mają już doświadczenie w zatrudnianiu pracowników, jak i dla tych,
którzy przeprowadzają rekrutację po raz pierwszy. Temat jest bardzo
szeroki, zatem wybrałem te sprawy, który wydają mi się najważniejsze.

Rekrutacja pracowników opowiada przede wszystkim o samym procesie
zatrudniania pracowników. Starałem się nie wybiegać poza tematykę
ograniczoną tytułem, choć poruszam także kwestie związane z formami
zatrudnienia, stosunkiem pracy i ustalaniem wynagrodzeń. Osobom
zainteresowanym innymi aspektami spraw kadrowych polecam naszą książkę
zatytułowaną Pracownicy – praktyczny poradnik dla pracodawcy.

Podobnie jak inne nasze poradniki, również i ten napisany jest prostym i zrozumiałym językiem. Nie oznacza to jednak, że porusza on sprawy łatwe
i proste. Przeciwnie, w książce mówię o wielu skomplikowanych i z założenia trudnych kwestiach, jednak staram się przekazać je w przystępny sposób.

Zdarza się, że używam wyrazów i zwrotów angielskojęzycznych, które są
powszechnie używane również w Polsce. Mam tu na myśli takie wyrazy jak
headhunting, friendhunting itp. Mam nadzieję, że czytelnikowi nie
będzie to przeszkadzało.

W książce zwracam się do Ciebie w rodzaju męskim. Nie oznacza to, że
wyróżniam w jakikolwiek sposób mężczyzn. Tak się jednak przyjęło, że
zwracając się do Czytelnika używa się z reguły rodzaju męskiego.

Poświęcam tu wiele uwagi kwestiom równouprawnienia przy zatrudnianiu
pracowników. Ważne jest, abyś był świadomy tego, że od samego początku,
czyli już od momentu rekrutacji pracowników, należy zwrócić uwagę na to,
by nie dyskryminować kandydatów do pracy ze względu na płeć,
przynależność etniczną, niepełnosprawność czy orientację seksualną.
Dyskryminacji poświęciłem cały jeden rozdział, a ponadto wspominam o niej również w innych częściach książki.

Książka ta nie jest wyłącznie moim dziełem. Swój udział w niej mają
także inni pracownicy naszego wydawnictwa. Danuta Młodzikowska napisała
rozdział dotyczący współpracy z urzędem pracy oraz zredagowała m.in.
rozdział Umowa o pracę i Formy zatrudnienia. Rozdziały te oparte są
na polskich przepisach prawnych i podatkowych oraz polskim Kodeksie
Pracy. Pål Carlsson napisał ustęp o CV, a także ustęp dotyczący
kształtowania wynagrodzeń.

Będę wdzięczny za wszystkie uwagi i rady dotyczące tej książki. Weźmiemy
je pod uwagę przy następnych wydaniach.

Gdańsk, luty 2012

Björn Lundén

Wprowadzenie

Pracownicy są najważniejszym zasobem przedsiębiorstwa. Brzmi to jak
utarty slogan, lecz taka jest prawda. Dlatego też powinieneś poświęcić
odpowiednio dużo czasu i energii na rekrutację pracowników. Zły proces
rekrutacji może przysporzyć wiele problemów tobie, innym pracownikom i samemu przedsiębiorstwu.

Jeśli dokona się niewłaściwego zakupu maszyny czy innego urządzenia,
stosunkowo łatwo można to naprawić. Szkoda ogranicza się tu z reguły do
konsekwencji materialnych. Błąd w rekrutacji naprawić już trudniej,
ponieważ w grę wchodzą ludzie. Konieczność zwolnienia pracownika to
trudna sytuacja, zwłaszcza jeśli nie podziela on twojego zdania, że nie
pasuje do firmy. Dlatego też ważne jest, abyś zaczął we właściwy sposób.

Obawa, że zatrudnisz niewłaściwą osobę, nie może jednak paraliżować
twoich działań i prowadzić do przeciągania decyzji o zatrudnieniu. Jeśli
tylko istnieją ku temu powody, zawsze można się pozbyć niechcianego
pracownika.

Czas w stosunku do rezultatu

Czas poświęcony na rekrutację opłaca się, jednak tylko do pewnego
stopnia. Powinieneś zatem starannie przeprowadzić proces rekrutacyjny,
począwszy od sformułowania wymagań w stosunku do pracownika, po
podpisanie umowy o pracę. Upewnij się, czy masz ku temu odpowiednie
środki. Przygotuj się także na to, że napłynie więcej podań, niż
zakładałeś, i że będziesz musiał poświęcić więcej czasu na rozmowy
kwalifikacyjne. Sama korespondencja z kandydatami również może być
czasochłonna.

Jednak zbyt skomplikowany proces rekrutacyjny rzadko daje efekty
proporcjonalne do nakładów. Czasami najlepsze bywa wrogiem dobrego.
Rekrutacja to w rzeczy samej bardzo intuicyjny proces, którego nie da
się przełożyć na obiektywne systemy ocen punktowych i temu podobne.

Najlepiej zatem zachować umiar.

Odczucia subiektywne

Przed chwilą wspomniałem, że rekrutacja jest procesem intuicyjnym, na
który mają wpływ odczucia subiektywne. Ważne jest jednak, abyś nie dał
się zbytnio ponieść emocjom. Zdarza się często, że mężczyźni chętniej
zatrudniają atrakcyjne kobiety, i odwrotnie. Przychylniej patrzymy
również na osoby elokwentne o dużej pewności siebie. Czasami zdarza nam
się kierować osobistymi uprzedzeniami, co również nie jest dobre i w najgorszym wypadku może skończyć się posądzeniem o dyskryminację.

Ograniczeniu wpływu subiektywnych odczuć na proces rekrutacyjny sprzyja
sytuacja, gdy więcej osób ma wpływ na ostateczną decyzję o zatrudnieniu
danego kandydata. Powinno istnieć także prawo weta. Jeśli jeden z pracowników kategorycznie sprzeciwia się zatrudnieniu danej osoby,
reszta grupy powinna zaakceptować jego zdanie.

WeryfikacjaWiększa efektywność

Zadbaj o prowadzenie dokumentacji z całego procesu rekrutacji. Pomoże ci
to przy okazji następnych rekrutacji. Po jakimś czasie nauczysz się
rozpoznawać detale i sygnały, które znamionują osiągnięcie dobrego
rezultatu. Wzrośnie również poziom intuicji zbiorowej w twojej firmie,
co sprawi, że następne rekrutacje nie będą pochłaniały tak wiele czasu i energii. Pamiętaj, że zawsze można usunąć, zmienić lub dodać jakieś
elementy w samym procesie, tak aby był on dynamicznym instrumentem, a nie powielaniem utartych schematów.

Należy zachować:

profil

kandydata

treść ogłoszenia, które zamieściłeś w prasie

zakres

obowiązków

bazę pytań

zadawanych

podczas rozmowy kwalifikacyjnej

protokół z rozmowy kwalifikacyjnej

uzasadnienie

ostatecznej decyzji

inne

zapiski (np. subiektywne odczucia itp.).

Skargi

Jeśli któryś z kandydatów wniesie jakąkolwiek skargę w związku z procesem rekrutacji, należy potraktować ją poważnie i zmienić element
procesu, który był przyczyną skargi. Niektóre skargi mogą być zupełnie
nieuzasadnione, co może wskazywać na to, że kandydat nie został
dostatecznie dobrze poinformowany o zasadach rekrutacji. Weź to pod
uwagę przy następnych rekrutacjach.

Dyskryminacja

Bywa, choć rzadko, że kandydat, który nie został wybrany, oskarża firmę
o dyskryminację podczas procesu rekrutacyjnego. Wtedy dobrze jest mieć
szczegółową dokumentację z przebiegu całego procesu.

Przynajmniej raz w roku należy dokonać weryfikacji przeprowadzonych
rekrutacji. Sprawdza się wtedy, czy założenia powzięte przy rekrutacji
dały oczekiwany efekt. Należy również zwrócić uwagę na to, czy
zaoferowano takie same możliwości wszystkim kandydatom niezależnie od
płci, przynależności etnicznej, orientacji seksualnej czy ewentualnej
niepełnosprawności.

Poufne

Dopilnuj, aby wszystkie informacje dotyczące kandydatów były
przechowywane w bezpiecznym miejscu, szczególnie jeśli zawierają
negatywne opinie. Przepisy o ochronie danych osobowych zabraniają
tworzenia baz danych zawierających informacje o kandydatach w komputerze, zatem należy je przechowywać na papierze. Nie rób notatek
bezpośrednio na dokumentach dostarczonych przez kandydatów. Lepiej notuj
swoje uwagi na osobnej kartce, którą potem dołączysz do całej
dokumentacji.

Przygotuj się na nie

Proces zatrudniania pracowników oznacza z reguły spore nakłady pracy i czasu. Sporo rozczarowania może przynieść sytuacja, gdy kandydat,
któremu w trakcie rozmów kwalifikacyjnych i testów poświęcono wiele
czasu i uwagi, na ofertę pracy mówi nie.

Musisz jednak być przygotowany i na taką możliwość. Niektóre osoby
przychodzą na rozmowy kwalifikacyjne jedynie po to, aby sprawdzić, czy
uda im się zdobyć dane stanowisko. Z góry wiedzą, że nawet jeśli
zaoferujesz im pracę, nie przyjmą jej. Będąc tego świadomym
zaoszczędzisz sobie rozczarowań. Należy wtedy po prostu przejść do
następnej osoby z listy.

Kilka powodów

Istnieje kilka powodów, dla których kandydat, któremu proponujemy pracę,
odmawia, mimo że wcześniej sam złożył swoją aplikację. Powodem może być
fakt, że kandydat:

złożył aplikację wyłącznie z ciekawości

nie

chce zmieniać miejsca zamieszkania (często przyczyną jest niechęć
któregoś z członków rodziny do przeprowadzki)

chce

zdobyć kartę przetargową, by wywalczyć wyższe wynagrodzenie u obecnego pracodawcy

odbył rozmowę kwalifikacyjną w innej

firmie

i przyjął jej ofertę.

Ciekawość

Czasami przyczyną odmowy przyjęcia zaoferowanej posady jest fakt, że
kandydat złożył swoje podanie wyłącznie z ciekawości – chce sprawdzić,
czy w ogóle ma szansę znaleźć nową pracę lub czy ma szansę na tę
konkretną pracę. Jeśli w czasie rozmów podejrzewasz, że to właśnie
ciekawość przywiodła do ciebie daną osobę, możesz spytać wprost, czy
twoje podejrzenia są słuszne. Możesz też przepytać ją gruntownie,
dlaczego postanowiła rozstać się z dotychczasowym pracodawcą.

Dobrym pytaniem w tej sytuacji może być: jeśli zaoferowałbym ci tę
pracę, co mogłoby być przeszkodą w jej podjęciu?

Niechęć do przeprowadzki

Niechęć do przeprowadzki lub trudności z nią związane mogą być kolejną
przyczyną tego, że pracownik nie do końca jest zainteresowany pracą w twojej firmie. Więcej na ten temat przeczytasz w rozdziale Pytania
kwalifikacyjne.

Kandydat, który mieszka w innej miejscowości, może być na przykład
związany kredytem mieszkaniowym, stąd jego rozterki. Przyczyną może być
również współmałżonek, któremu trudno byłoby znaleźć pracę w innym
mieście, lub dzieci, które nie chcą zmieniać szkoły.

Windowanie zarobków

Fakt znalezienia innej, lepiej płatnej pracy może być niezłym sposobem
na uzyskanie wyższych zarobków u obecnego pracodawcy. Oferta takiej
pracy może stanowić kartę przetargową podczas rozmowy z obecnym szefem
na temat wyższej pensji. Faktem jest, że część pracodawców ugina się pod
takim argumentem i podwyższa wynagrodzenie.

Nasuwa się jednak pytanie, czy takie posunięcie pracodawcy jest
właściwe. Jeśli dowiedzą się o tym inni pracownicy, oni również mogą
skorzystać z podobnej metody. Z kolei część pracodawców traktuje
argument o bardziej konkurencyjnej ofercie jako blef i życzy
pracownikowi wszystkiego najlepszego w nowym miejscu pracy.

Najczęściej osoba, której nie uda się tą metodą uzyskać lepszych
zarobków u dotychczasowego pracodawcy, zwalnia się i jest mniej lub
bardziej zmuszona zaakceptować twoją ofertę. Nie można powiedzieć, by
była to dobra motywacja do zmiany miejsca pracy. Powinieneś zastanowić
się, czy kandydat, któremu nie udało się przeforsować swoich żądań u innego pracodawcy, rzeczywiście jest tym, kogo szukasz. Warto się wtedy
skontaktować z tym pracodawcą i sprawdzić, jak się sprawy mają.

Kilka ofert

Kandydaci często odbywają wiele rozmów kwalifikacyjnych równolegle w różnych firmach, zwłaszcza kiedy stoi przed nimi widmo utraty pracy. Z tym również musisz się liczyć. Może się więc zdarzyć tak, że kandydat,
któremu właśnie oferujesz pracę, wcześniej powiedział tak innemu
pracodawcy. Albo też po dogłębnych rozważaniach postanowił wybrać inną
firmę, ponieważ tam zaproponowano mu lepsze warunki.

Pozytywny wizerunek firmy

Mimo sporego bezrobocia nie tak łatwo dziś o dobry personel. Dlatego
ważne jest, abyś stworzył pozytywny wizerunek swojego przedsiębiorstwa.
Będzie ono wtedy postrzegane jako atrakcyjne miejsce pracy. Nie można
tego zrobić ot tak, kiwnięciem palca, za pomocą kilku krzykliwych
sloganów reklamowych czy weekendowego wyjazdu integracyjnego dla
pracowników. Trzeba tu codziennej, długofalowej pracy ukierunkowanej na
stworzenie dobrych warunków obecnym pracownikom. Kosmetyczne metody nie
przyniosą rezultatów.

Pracownik to żywa reklama

Wykorzystaj fakt, że twoi pracownicy to żywa reklama firmy. Ludzie,
którzy opowiadają przyjaciołom i znajomym, w jakiej to świetnej firmie
pracują, są niezawodnym instrumentem marketingowym. Łatwiej będzie
sprzedać produkty firmy, łatwiej też będzie rekrutować nowych
pracowników.

Na miejsca pracy w firmach postrzeganych jako atrakcyjne jest dużo
więcej chętnych niż na inne. Również kwalifikacje kandydatów są w tym
wypadku dużo wyższe.

Efekt reklamowy

Proces rekrutacyjny można wykorzystać w celach reklamowych. Tradycyjnym
przykładem jest ogłoszenie w prasie. Często duża część powierzchni
ogłoszenia poświęcona jest informacjom o samej firmie i jej
działalności, przedstawionej w świetlanych barwach. Czasem sam fakt
rekrutacji pozostaje w cieniu.

Rekrutację wykorzystać można w celach reklamowych na kilka sposobów.
Jeśli firma znajduje się w mniejszej miejscowości, fakt, że zatrudnia
nowych ludzi, może mieć wartość nowinki. Informacja na ten temat może
znaleźć się na pierwszej stronie lokalnej gazety. Podobnie jeśli w ogłoszeniu podano niespotykane powszechnie wymagania lub opisano
niezwykły proces rekrutacyjny.

Nasze szwedzkie wydawnictwo Björn Lundén Information AB podało kiedyś w ogłoszeniu rekrutacyjnym, że nie zatrudnia osób palących. Prasa lokalna
zareagowała natychmiast, a największa gazeta regionalna na pierwszej
stronie zamieściła artykuł o firmie, która nie zatrudnia palaczy.
Wydźwięk artykułu był negatywny. Oskarżano nas o przejawy dyskryminacji.

Na to odezwała się lokalna stacja radiowa. Zaprosiła do studia
przedstawiciela związków zawodowych, który miał do mnie zadzwonić w trakcie trwania programu. Przez cały dzień na antenie radia program
reklamowano. Słuchacze mogli dzwonić do radia i wyrażać swoje opinie.

Rankiem tego dnia zadzwonił do mnie reporter tej stacji radiowej, aby
omówić szczegóły programu. W rozmowie z nim wyrażałem się nieco
agresywnie, zatem spodziewał się on zażartej dyskusji później na
antenie. Poprosił mnie, abym czekał pod telefonem o godz. 13:00.
Nawiasem mówiąc, zarówno reporter, jak i przedstawiciel organizacji
związkowej byli palący.

Razem ze współpracownikami dyskutowaliśmy o programie podczas przerwy
śniadaniowej i zastanawialiśmy się, jak powinienem przeprowadzić
rozmowę. Etatowy kawalarz w naszej firmie zaproponował, aby, kiedy o godz. 13:00 zadzwoni telefon, odebrał ktoś inny i powiedział, że
niestety nie mogę teraz podejść do telefonu, bo jestem na papierosie.

Od samego początku audycji jawił się zupełnie inny Björn Lundén niż ten,
z którym reporter rozmawiał rano. Byłem łagodny i cierpliwy, i z uwagą
słuchałem wszystkich zarzutów. Kiedy w końcu reporter i przedstawiciel
związków skończyli napadać na mnie z coraz to nowymi zarzutami,
postawiłem tylko jedno pytanie. Zapytałem mianowicie, czy jako
właściciel firmy nie mam prawa zatrudnić tego, kogo chcę, oczywiście nie
naruszając przy tym przepisów o równouprawnieniu (niezależnie od płci,
przynależności etnicznej, niepełnosprawności czy orientacji seksualnej).

Pytanie to podziałało jak szpilka, która, przekłuwając balon, pozwala
ujść całemu powietrzu. Zrobiło się spokojnie i praktycznie przez resztę
czasu opowiadałem o zwyczajach panujących w naszej firmie i o sposobach
rekrutacji pracowników.

Po zakończeniu dyskusji rozdzwoniły się telefony od słuchaczy. Okazało
się, że dzwonią głównie ludzie starsi. Wielu z nich opowiadało, że ma
alergię na dym papierosowy oraz że niezbyt lubią palaczy. Niemal wszyscy
dzwoniący uważali, że „Lundén może przecież robić, co mu się podoba”, i że to śmieszne, że inni tak na mnie napadli.

Po jakichś dziesięciu podobnych telefonach od słuchaczy, które nadawano
w radiu na żywo, reporter przerwał przedstawienie. Przez następne pół
godziny bez przerwy puszczał muzykę.

Może powiem jeszcze, że powodem, dla którego chcieliśmy zatrudnić osobę
niepalącą, było to, że w dziale, w którym miała pracować, pracuje osoba
uczulona na dym papierosowy. Poza tym warto nadmienić, że w czasie,
kiedy to wydarzenie miało miejsce, dwóch z naszych pracowników paliło
(teraz oboje skończyli z tym nałogiem całkowicie dobrowolnie).

Nawet teraz, po tylu latach zdarza się, że ludzie przypominają mi o tej
fantastycznej audycji radiowej. Tak, udało nam się całkiem nieźle
rozreklamować naszą firmę bez jakichkolwiek nakładów finansowych.

Profil wymagańPojedynczy pracownikSprawy do przemyślenia

Kiedy już postanowiłeś zatrudnić nowego pracownika, pierwszym krokiem
powinno być staranne przygotowanie profilu wymagań, który będzie
podstawą rekrutacji. Oto kilka spraw, które należy przemyśleć:

Jak będzie wyglądać firma i obsadzane stanowisko w przyszłości. Ważne
jest tu myślenie przyszłościowe. Dobrze jest zatrudniać osoby
elastyczne, które dopuszczają możliwość zmiennego zakresu obowiązków.

Opisz stanowisko pod względem miejsca zajmowanego w organizacji,
stopnia odpowiedzialności, zakresu obowiązków itp.

Zastanów się nad tym, jakie wykształcenie powinien posiadać
odpowiedni kandydat. Wyższe? Jeśli tak, czy ważna będzie ocena na
dyplomie?

Profil powinien także obejmować wymóg dotyczący stopnia doświadczenia
pracownika. Ustal go na rozsądnym poziomie. Jeśli będzie zbyt wysoki,
możesz mieć trudności ze znalezieniem odpowiedniej osoby. Jeśli za
niski, trudno będzie utrzymać pracownika na tym samym stanowisku przez
dłuższy czas, ponieważ obowiązki będą mało rozwijające.

Zdefiniuj odpowiednie cechy osobowościowe. Jeśli pracownik będzie
miał kontakt z klientami, ważne, by cechowała go łatwość komunikowania
się. Inną potrzebną cechą może być umiejętność realizowania projektów.
Na niektórych stanowiskach potrzebna jest duża elokwencja, na innych –
umiejętność przemawiania przed grupą słuchaczy.

Zastanów się, czy dane stanowisko jest związane z podróżami
służbowymi i koniecznością nocowania poza domem. Przeszkodą może tu być
sytuacja rodzinna kandydata, ale także ewentualne fobie, na przykład
obawa przed lataniem samolotem.

Wynagrodzenie i inne warunki zatrudnienia.

Przekwalifikowany

Przy okazji zastanów się także, jak ustosunkować się do kwestii zbyt
wysokich kwalifikacji. Czy będziesz konsekwentnie odrzucał kandydatów,
którzy z racji lepszego wykształcenia i większego doświadczenia
zawodowego przekraczają wymagania przewidziane w profilu?

Różne są opinie na ten temat i nie potrafię stwierdzić jednoznacznie, co
jest dobre, a co nie. Kieruj się własnymi odczuciami. Wiele firm,
odrzucając kandydata, twierdzi, że to ze względu na zbyt wysokie
kwalifikacje, kiedy w rzeczywistości na decyzję o odrzuceniu miały wpływ
całkiem inne powody.

Kultura firmyOgólny profil wymagań

Ważniejsze nawet niż określenie profilu wymagań na dane stanowisko jest
zdefiniowanie ogólnego profilu osób, które chcemy zatrudniać w naszym
przedsiębiorstwie, niezależnie od zajmowanego stanowiska. Niewiele firm
określa taki profil. Powód jest taki, że nie przemyślały one jeszcze
kultury firmy, nie mówiąc już o sformułowaniu jej na piśmie.

Zróżnicowane obowiązki

Brak ogólnego profilu wymagań trzeba koniecznie jak najszybciej
nadrobić. W wielu firmach kładzie się ogromny nacisk na precyzyjne
określenie zakresu obowiązków, a zapomina, że ogólny profil jest
znacznie ważniejszy.