Zadbaj o swoją prezencję Jak wyglądać z klasą, mądrze myśleć, przemawiać i działać.

zakupiono w sklepie:

Legimi

identyfikator transakcji:

4305947

znak wodny:

Tytuł oryginału

Creating Personal Presence. Look, Talk, Think, and Act Like A Leader

Przekład

Krzysztof Krzyżanowski

Projekt polskiej wersji okładki

Michał Duława

Redakcja

Dorota Śrutowska

Korekta

Monika Baranowska

Redakcja techniczna

Teresa Ojdana

Copyright © 2011 by Dianna Booher

Copyright © for the Polish edition

by Wydawnictwo Studio EMKA

Warszawa 2016

Wszelkie prawa, włącznie z prawem

do reprodukcji tekstów w całości lub w części,

w jakiejkolwiek formie – zastrzeżone.

Wszelkich informacji udziela:

Wydawnictwo Studio EMKA

wydawnictwo@studioemka.com.pl

www.studioemka.com.pl

ISBN 978-83-65068-60-6

Skład i łamanie

www.pagegraph.pl

Skład wersji elektronicznejMarcin Kapusta

konwersja.virtualo.pl

Dedykuję tę książkę moim rodzicom, Altonowi i Opal Daniels, w podzięce za ich pełne miłości wsparcie towarzyszące wszystkim moim poczynaniom.

Książki Dianny Booher

Communicate with Confidence! How to Say It Right the First Time and Every Time

Speak with Confidence: Powerful Presentations That Inform, Inspire, and Persuade

The Voice of Authority: 10 Communication Strategies Every Leader Needs to Know

Booher’s Rules of Business Grammar: 101 Fast and Easy Ways to Correct the Most Common Errors

Good Grief, Good Grammar: The Businessperson’s Guide to Grammar and Usage

E-Writing: 21st-Century Tools for Effective Communication

From Contact to Contract

Your Signature Work

Your Signature Life

Great Personal Letters for Busy People: 501 Ready-to-Use Letters for Every Occasion

10 Smart Moves for Women Who Want to Succeed in Love and Life

Executive’s Portfolio of Model Speeches for All Occasions

Get a Life Without Sacrificing Your Career: How to Find Time for What’s Really Important

Get Ahead! Stay Ahead! Learn the 70 Most Important Career Skills, Traits and Attitudes to Stay Employed! Get Promoted! Get a Better Job!

The Little Book of Big Questions

Love Notes: From My Heart to Yours

Fresh-Cut Flowers for a Friend

The Worth of a Woman’s Words

Przedmowa

Jakieś piętnaście lat temu podczas prelekcji wygłaszanej do publiczności liczącej około trzech i pół tysiąca osób zaprosiłam na scenę dwójkę ochotników chętnych do zaprezentowania razem ze mną podstawowych zasad związanych z prezencją. Nigdy wcześniej nie próbowałam przeprowadzać tego rodzaju eksperymentów przed tak liczną grupą odbiorców, więc mogę powiedzieć z ręką na sercu, że odczuwałam pewien niepokój, a w mojej głowie kłębiły się rozmaite myśli. „Co zrobię, jeśli nie znajdę żadnych ochotników?”. „Co będzie, jeżeli zgłosi się ktoś tak nieśmiały, że nie zdołam mu pomóc?”. „Jak wybrnę z sytuacji, jeśli trafi mi się ktoś radzący sobie na tyle dobrze, że nie przyjdzie mi do głowy żadna porada, dzięki której sposób przekazu tej osoby mógłby zyskać na skuteczności?”.

Na scenę weszła pierwsza ochotniczka – wzięła do ręki mikrofon, przedstawiła się, a potem zaczęła omawiać projekt, którym akurat się zajmowała. Po pół minucie przerwałam jej, po czym odciągnęłam ją na bok i poświęciłam sześćdziesiąt sekund na udzielenie jej kilku wskazówek. Zaraz potem kobieta wróciła na środek sceny i powtórzyła prezentację swojej osoby.

Gdy ta demonstracja dobiegła końca, poprosiłam słuchaczy, by skorzystali z mikrofonów stojących w przejściach i powiedzieli, jakie zauważają różnice we wrażeniach pozostawionych przez dwie przemowy osoby, która pojawiła się obok mnie na scenie. To, co usłyszałam, było zgodne z moimi oczekiwaniami – dzięki naszej krótkiej współpracy kobieta została oceniona jako „bardziej pewna siebie”, „bardziej ujmująca”, „bardziej zdecydowana”, „bardziej wiarygodna”. To były określenia, których się spodziewałam, więc ucieszyłam się z tego, że słuchacze właśnie tak postrzegają zmiany, jakie udało się uzyskać dzięki sześćdziesięciosekundowej konsultacji. Co ciekawe, udzielając owej kobiecie ekspresowych porad, nie użyłam żadnego z tych słów.

– Czy przekazując swoje wskazówki, sięgnęłam po którekolwiek z określeń wymienionych przez publiczność? – spytałam ochotniczkę.

– Nie – kobieta uśmiechnęła się pod nosem, najwyraźniej zadowolona ze swojego występu i wywołanych reakcji.

Zapytałam, kto chciałby być kolejnym ochotnikiem. Cztery czy pięć osób uniosło ręce, a ja znów wybrałam kogoś, kto miał stanąć obok mnie na scenie. Gdy tylko mój kolejny „królik doświadczalny” ruszył w moją stronę, zaczęłam panikować. Zbliżający się do mnie mężczyzna sprawiał wrażenie bardzo usztywnionego, a jego chód był niepewny. Wyglądało na to, że znalazłam się w niezłych tarapatach. Gdy mężczyzna wziął do ręki mikrofon i zaczął mówić, okazało się, że ma głos dwunastolatka. Podobnie jak poprzednim razem po trzydziestu sekundach przerwałam jego przemowę, po czym poświęciłam minutę na udzielanie mu na uboczu porad.

Gdy wrócił do mikrofonu, by przedstawić się po raz drugi, przez salę przetoczyła się burza oklasków i gwizdów. Okazało się, że niepozorny ochotnik zamienił się w prawdziwą gwiazdę – co więcej, w ogóle nie chciał przestać mówić!

– To mistyfikacja. Oszustwo! On jest podstawiony!

Dopiero po kilku sekundach dotarło do mnie, co wykrzykują niektórzy spośród widzów. Przemiana była tak uderzająca, że część słuchaczy uznała ochotnika za podstawioną przeze mnie osobę, która miała za zadanie odegrać niezwykłą transformację. Gdy zdołałam w końcu odebrać mu mikrofon, obydwoje zapewniliśmy publiczność, że widzimy się pierwszy raz w życiu. Zakończyliśmy ten eksperyment, a ja podziękowałam dwójce ochotników i wygłosiłam kilka słów podsumowujących prelekcję.

Gdy spotkanie dobiegło końca, osoby, które wystąpiły ze mną na scenie, zaczekały, aż tłum wokół sceny trochę się przerzedzi, po czym podeszły, żeby jeszcze raz mi podziękować. Obydwie powiedziały mi, że wielu słuchaczy podchodziło do nich zaraz po zakończeniu prelekcji i nawiązywało rozmowę, by upewnić się, czy nie mieli przypadkiem do czynienia z podstawionymi aktorami. Wszyscy chcieli się przekonać, czy przemiany zaobserwowane przez widownię faktycznie wynikały wyłącznie z zastosowania się do dwóch czy trzech uwag, jakie przekazałam ochotnikom podczas sześćdziesięciosekundowych rozmów na scenie.

Reakcja na ten eksperyment była tak silna, że zaczęłam go włączać do każdej swojej przemowy dotyczącej prezencji i wiarygodności osobistej. Szybko okazało się, że to właśnie ten temat wzbudza największe zainteresowanie wśród osób zapraszających mnie na kolejne prelekcje. Ludzie dzwoniący do mojego biura zaczynali z reguły rozmowę od słów: „Byłem wśród publiczności, gdy Dianna poprosiła ochotników, by stanęli obok niej na scenie…”.

Chociaż moje prelekcje spotykały się z tak pozytywnym odbiorem, a wiele spośród napisanych przeze mnie książek poruszało rozmaite kwestie związane z komunikacją, przez cały czas odrzucałam pomysł stworzenia poradnika dotyczącego zagadnienia prezencji – była ona moim zdaniem czymś, co trzeba zobaczyć, uważałam więc, że czytanie na ten temat to za mało. Na zmianę mojego stanowiska wpłynęły dopiero pytania, jakie w kolejnych latach po owym pierwszym eksperymencie z ochotnikami stawiały mi osoby, z którymi pracowałam.

Zaświtała mi myśl, że może jednak zdołam przelać wiedzę na temat prezencji na papier. Ta książka stanowi próbę wcielenia tego pomysłu w życie – to Ty zdecydujesz, czy moje wysiłki zakończyły się sukcesem.

Jeżeli czytasz te słowa, przypuszczalnie pasujesz do mojej definicji lidera lub kogoś, kto aspiruje do miana przywódcy. Takie osoby nigdy nie pozwalają, by ograniczały je stanowiska czy tytuły. Ludzie należący do tego grona zajmują rozmaite pozycje społeczne – niektórzy są dyrektorami generalnymi, trudnią się sprzedażą, pełnią funkcje nadzorcze i kierują oddziałami firm, inni są dla odmiany wolontariuszami działającymi na rzecz organizacji non profit, żołnierzami służącymi swojemu krajowi, właścicielami domów troszczącymi się o losy społeczności lokalnych czy też rodzicami kierującymi poczynaniami potomstwa w różnym wieku. Każdy, komu przyświeca jakaś misja, staje się liderem, gdyż przekonuje innych do podążania swoimi śladami i próbuje w ten sposób osiągnąć jakiś ważny cel.

Napisałam tę książkę, by nadać pojęciu „wizerunek osobisty” namacalną postać i – co za tym idzie – sprawić, by stał się możliwy do wypracowania. Od razu przyznaję, że nikt nigdy nie zdoła zmierzyć czyjejkolwiek prezencji tak, jak można określić chociażby czyjś puls lub prędkość, z jaką ktoś biega.

Spróbuj jednak przez chwilę zastanowić się nad tym, w jaki sposób oceniamy umiejętności piosenkarzy. W kontekście tych rozważań od razu przychodzi mi do głowy popularny program telewizyjny Idol. Który z uczestników jest tak naprawdę najlepszym wokalistą? Oczywiście oceny występujących tam osób wynikają w pewnej mierze z subiektywnych opinii jurorów oraz widzów, ale biorą oni pod uwagę również czynniki, które można rozpatrywać w kategoriach obiektywnych. Uczestnicy programu muszą się wykazać określonymi umiejętnościami, w przeciwnym razie wylecą z programu lub nie zdołają się w ogóle do niego zakwalifikować. Bez trudu można ocenić, czy każdy z tych wokalistów potrafi czysto śpiewać. Można też oszacować, czy kandydaci dysponują odpowiednią skalą głosu – taką, która zdaniem jurorów pozwoli im na przystąpienie do rywalizacji. Nie ma problemu z ustaleniem, czy ktoś posiada poczucie rytmu. Dopiero po sprawdzeniu tych podstawowych aspektów do głosu dochodzą czynniki subiektywne.

To samo dotyczy także prezencji. Starałam się, by ta książka zawierała opis podstawowych kwestii związanych z wizerunkiem osobistym. To, co wykracza ponad owe zasadnicze zagadnienia, sprowadza się do sposobu postrzegania Twojej osoby przez innych. W poradniku zdecydowałam się poruszyć również i ten temat, a więc opisałam, co wpływa na to, jak inni ludzie odbierają Twoją prezencję i wiarygodność.

Książka, którą trzymasz w rękach, dzieli się na cztery części:

Część 1: „Jak wyglądasz” zawiera pięć rozdziałów, w których przedstawiłam kwestie związane z zewnętrznymi aspektami prezencji, a więc Twoim wyglądem, językiem ciała, ubiorem, sposobem poruszania się oraz tym, jak wygląda Twoje otoczenie (na przykład Twoje miejsce pracy).

Część 2: „Jak przemawiasz” również składa się z pięciu rozdziałów. Omówiłam w nich zagadnienia związane z posługiwaniem się głosem, doborem słów, a także prowadzeniem zajmujących oraz konstruktywnych rozmów.

Część 3: „Jak myślisz” poświęciłam na wyjaśnienie tego, jak działa Twój intelekt, jak przetwarzasz docierające do Ciebie informacje i jak przekazujesz swoje spostrzeżenia innym ludziom. Ujmując to w najprostszy możliwy sposób, chodzi tu o Twoją zdolność odróżniania rzeczy istotnych od błahych, biegłość w zwięzłym podsumowywaniu wypowiedzi, a także umiejętność odpowiadania na pytania, gdy znajdujesz się pod presją. W tym fragmencie tekstu przedstawiłam także różnicę pomiędzy myśleniem strategicznym a taktycznym. Tę część zamyka rozdział opisujący kwestię kontrolowania własnych reakcji i odpowiedniego wyrażania emocji.

Część 4: „Jak działasz” dotyczy nastawienia i cech charakteru przekładających się na to, jak porozumiewasz się z ludźmi. Chodzi tu o postawę, nawyki oraz zachowania, które albo wspierają Twoją prezencję i wiarygodność, albo je podkopują.

Jak już wspominałam wcześniej, moim celem było poprawienie Twojego wizerunku, więc starałam się przedstawiać swoje koncepcje tak precyzyjnie, jak to możliwe, prezentując wskazówki, rozmaite techniki oraz sięgając po anegdoty – wszystko po to, by zawarta w książce wiedza była zrozumiała i maksymalnie użyteczna. Od razu zastrzegam: choć wszystkie przedstawione tu historie są prawdziwe, konsekwentnie zmieniałam imiona ich bohaterów, by nikt nie mógł ich rozpoznać.

Skoro masz tę książkę w rękach, przypuszczalnie należysz do grona osób, które rozumieją, jak istotny jest wizerunek osobisty. Potęga prezencji może zostać wykorzystana w wielu sytuacjach:

• do przekonywania innych podczas wygłaszania opinii i odpowiadania na pytania,

• do przyjmowania roli przywódcy, gdy bronisz jakiejś sprawy lub opowiadasz się za jakąś zmianą,

• do przekazywania swoich idei tak, by nie tylko były one zrozumiałe, ale także wzbudzały u słuchaczy zaangażowanie, zarówno emocjonalne, jak i intelektualne,

• do pozyskiwania zaufania, w czym pomoże Ci wizerunek uczciwej osoby cieszącej się dobrą reputacją,

• do zdobywania kontraktów lub awansów i robienia postępów w karierze zawodowej.

Pamiętaj, że poprawa Twojego wizerunku będzie miała też korzystny wpływ na firmę, w której pracujesz. Im lepiej będziesz się sprawdzać jako rzecznik idei tego przedsiębiorstwa, tym skuteczniej będziesz je reprezentować, tym łatwiej będzie Ci bronić jego spraw, sprzedawać jego towary czy usługi, dbać o jego dobre imię, demonstrować jego uczciwość i budować jego wiarygodność.

Aby zwiększyć Twoją świadomość dotyczącą tego, jak przedstawia się Twoja prezencja, stworzyłam specjalny arkusz samooceny (dostępny pod adresem http://www.bkconnection.com/books/title/creating-personal-presence-self-assessment?) – to narzędzie pomoże Ci ustalić, jak radzisz sobie w czterech istotnych obszarach opisanych w książce. Proponuję przeprowadzić taką analizę przed jej lekturą (dzięki czemu ustalisz, na czym warto się skupić w pierwszej kolejności) albo po zapoznaniu się z tekstem, gdy postanowisz stworzyć indywidualny plan działań mających poprawić Twój wizerunek.

Na zakończenie tego wstępu chciałabym podziękować pracownikom wydawnictwa Berrett-Koehler za ich wysiłek – to właśnie dzięki tym osobom ten tekst mógł stać się czymś więcej niż tylko ideą w mojej głowie i zamienił się w książkę, którą trzymasz właśnie w rękach. Na szczególne wyrazy wdzięczności zasłużył redaktor naczelny Steve Piersanti, który od razu podchwycił mój pomysł i zrozumiał, jak bardzo to dzieło będzie się różnić od miliona innych poradników dotyczących komunikacji, prezentowania swoich koncepcji oraz rozwijania umiejętności potrzebnych podczas pracy z innymi ludźmi. Moje podziękowania kieruję także do innych pracowników firmy – do tej grupy należą: David Marshall, Kristen Frantz, Marina Cook, Michael Crowley, Zoe Mackey, Katie Sheehan, Cynthia Shannon, Johanna Vondeling, Maria Aguilo, Catherine Lengronne, Dianne Platner, Rick Wilson, Bonnie Kaufman, Jeevan Sivasubramanian oraz Neal Maillet.

Chciałabym również przekazać wyrazy wdzięczności grupie doradców, którzy są zatrudnieni w mojej firmie i nieustannie wzbudzają entuzjazm osób, z którymi pracują. Moi współpracownicy niestrudzenie podejmują nowe wyzwania, z jakimi przychodzą do nich klienci, rozwijają kolejne strategie i osiągają fantastyczne wyniki, dzięki czemu możemy dopracowywać w najdrobniejszych szczegółach najskuteczniejsze metody związane ze skomplikowanymi procesami komunikacji w życiu prywatnym i zawodowym.

Na szczególne podziękowania zasłużyły Kari gates oraz Polly Fuhrman, które pomagały mi prowadzić poszukiwania materiałów związanych z książką i miały swój udział w przygotowaniu tego dzieła.

Na koniec pragnę przekazać wyrazy wdzięczności tysiącom klientów naszej firmy – to właśnie dzięki Wam mieliśmy okazję pracować nad rozwojem strategii przedstawionych w tym tekście, mogliśmy korzystać z Waszych opinii, obserwować rezultaty i odczuwać satysfakcję związaną z Waszymi sukcesami. Wielkie, wielkie dzięki!

Dianna Booher

Dlaczego warto zwracać uwagę na prezencję?

Historia opowiedziana przez siedzącą przede mną Lydię (imię zostało zmienione) wyraźnie różniła się od wersji przedstawionej przez starszego partnera, pracującego razem z nią w kancelarii prawnej w Waszyngtonie.

– Czuję się tak, jakbym tłukła głową o przysłowiowy szklany sufit – powiedziała Lydia. – Nie dostaję najbardziej lukratywnych zleceń. Pracuję po godzinach. Podczas oceny mojej fachowości zwierzchnik przyznał mi najwyższe możliwe noty za postawę i kompetencje prawnicze. Sęk w tym, że nie mam możliwości pracy z najważniejszymi klientami, dzięki czemu mogłabym wspomóc rozwój firmy. Jasne, należę do zespołu, ale nigdy nie jestem głównym doradcą. To właśnie coś takiego trzeba robić, by zostać partnerem – należy mieć swój wkład w progres, jaki odnotowuje kancelaria. Jeżeli z kolei nie uda mi się w ciągu najbliższego roku czy dwóch uzyskać statusu partnera, będę skończona.

Kobieta na moment przerwała wypowiedź, a po chwili namysłu podsumowała swój wywód:

– Większość partnerów w firmie to mężczyźni. Nie wiem, czy jest to z góry przyjęta polityka, czy też mam do czynienia z podświadomymi działaniami, ale naprawdę uważam, że to z powodu uprzedzeń tkwiących w umysłach innych osób nie mogę częściej pracować z ważnymi klientami. To musi mieć związek z kwestią płci.

W tym miejscu mogę stwierdzić, że płeć nie miała tu nic do rzeczy.

Starszy partner z kancelarii, w której pracowała Lydia, zadzwonił do mnie tydzień wcześniej, by przedstawić swoją opinię na temat tej kobiety oraz cele, jakim miałoby służyć jej spotkanie ze mną. Oto, jak przedstawiały się jego wnioski: „Lydia jest niezwykle kompetentną prawniczką, okazuje również gotowość, by pracować po godzinach. Jak na razie wahamy się jednak, czy powinna uczestniczyć w spotkaniach z naszymi klientami lub reprezentować nas w sądzie. Nie potrafię powiedzieć, w czym konkretnie tkwi problem, ale brak jej prezencji i błyskotliwości. Mam nadzieję, że uda się wam popracować nad tymi kwestiami”.

Ów prawnik przedstawił kilka swoich spostrzeżeń, po czym wygłosił komentarz, który zapadł mi w pamięć:

– Już sam sposób, w jaki Lydia się przedstawia, gdy wraz z naszym zespołem spotyka się po raz pierwszy z klientem lub osobą rozważającą nawiązanie z nami współpracy, skłania do zastanowienia się nad jej doświadczeniem, a zarazem negatywnie odbija się na wizerunku naszej kancelarii. Próbowałem przekazać jej kilka wskazówek, ale ona kiepsko przyjmuje uwagi.

Chociaż podczas naszego spotkania Lydia była ubrana w strój pasujący do wykonywanego przez nią zawodu, sprawiała wrażenie osoby z zupełnie innej epoki. Nie chodzi tylko o to, że jej dłoń podana na powitanie była zupełnie wiotka, ale o ogólne odczucie, że kobieta jest całkowicie pozbawiona energii. W głosie prawniczki brakowało ożywienia, a na jej czole przez cały czas widoczna była pionowa bruzda. Gdy przedstawiłam ją swoim pozostałym pracownikom, Lydia miała problem, by podjąć z nimi niezobowiązującą rozmowę przy porannej kawie. Gdy zapytałam ją o to, jak przebiega współpraca z klientami i kierownictwem kancelarii, zaczęła mówić bez ładu i składu, nie potrafiła też okazać strategicznego skupienia na celach swojej firmy. Reakcją na większość moich sugestii była odpowiedź „tak, ale…” połączona z jakąś wymówką.

Po kilku pierwszych minutach naszego spotkania doszłam do tych samych wniosków, co zwierzchnik Lydii: tej kobiecie brakowało prezencji. Co gorsza, rzeczywiście źle przyjmowała uwagi pod swoim adresem, co musiało się negatywnie odbić na jej przyszłości w kancelarii. Z reguły klienci pod koniec spotkania z pracownikami naszej firmy mówią o tym, w jaki sposób zamierzają wcielić w życie zdobyte właśnie umiejętności i przyswojone koncepcje, a potem dzwonią, by poinformować o tym, jakie były rezultaty współpracy.

Lydia nigdy więcej się ze mną nie skontaktowała.

Mogę jednak przedstawić inny przykład. Jon, dyrektor generalny przedsiębiorstwa związanego z przemysłem lotniczym, potrafił zrobić świetny użytek z kierowanych do siebie uwag. Pod koniec jednego z naszych spotkań powiedział:

– W porządku, powiedz mi zatem, jak mam się ubierać. Jestem inżynierem i z reguły nie zwracam uwagi na swój strój, a jako rozwodnik nie mogę liczyć na opinię żony. Wiem jednak, że to ważne zagadnienie, a Kathryn, nasza wicedyrektorka do spraw komunikacji, powiedziała mi, iż powinienem zasięgnąć Twojej opinii w kwestii tego, jak się ubrać na pierwsze spotkanie ze wszystkimi pracownikami firmy oraz co mam na siebie włożyć podczas konferencji w Niemczech. Na jakie kolory powinienem się zdecydować? Czy mam zapiąć marynarkę, czy zostawić ją rozpiętą?

Wcześniej przez prawie dwie godziny pracowaliśmy nad jego przemową otwierającą walne zgromadzenie pracowników i przyglądaliśmy się anegdotom, po które miał zamiar sięgnąć przy tej okazji. Celem Jona było przekonanie wszystkich słuchaczy do nowego kierunku rozwoju firmy i wzbudzenie w podwładnych zaufania dotyczącego jego kompetencji w kwestii utrzymania przedsiębiorstwa na takim kursie.

Najwyraźniej drobne rzeczy mają czasem ogromne znaczenie.

Nieistotne z pozoru sprawy mogą mieć duży wpływ na znalezienie pracy, otrzymanie awansu, zdobycie kontraktu lub przeprowadzenie jakiejś instytucji przez proces zmian. Jon jako nowy dyrektor generalny w firmie rozumiał ten fakt, dzięki czemu udało mu się sprawić, że jego przedsiębiorstwo odzyskało pozycję lidera w swojej branży. Przemawiając na pierwszym spotkaniu organizacyjnym po objęciu stanowiska, podbił serca i umysły wszystkich zatrudnionych tam osób.

Przez kolejnych sześć miesięcy miałam co jakiś czas kontakt z różnymi pracownikami szczebla kierowniczego tego przedsiębiorstwa – dowiedziałam się od nich, że po swoim debiutanckim wystąpieniu Jon stał się swego rodzaju gwiazdą. Udało mu się poprawić swój wizerunek, co miało ogromny wpływ zarówno na niego, jak i na kierowaną przez niego firmę.

Prezencja to coś, co trudno zdefiniować, ale każdy dostrzega jej obecność u takiej czy innej osoby. Gdy ktoś obdarzony wyrazistym wizerunkiem osobistym wchodzi do pomieszczenia, ludzie odsuwają się na boki. Głowy zwracają się w kierunku przybysza. Prowadzone dotychczas rozmowy zmieniają się tak, by i on mógł wziąć w nich udział. Gdy ktoś taki przemawia, ludzie chwalą jego wypowiedzi lub przytakują. Kiedy taka osoba obejmuje przywództwo, inni za nią podążają. Gdy ktoś taki odchodzi, wszystko traci nagle impet.

Osoby posiadające prezencję sprawiają wrażenie pewnych siebie, czują się swobodnie, przemawiają w zrozumiały i przekonujący sposób, a do tego potrafią logicznie myśleć nawet wtedy, gdy znajdują się pod presją. Tacy ludzie kierują się w działaniu określonymi zamiarami i zwracają uwagę na swoje emocje, nastawienie oraz okoliczności, w jakich się znaleźli, a następnie próbują dostosować się do sytuacji. Ktoś odznaczający się prezencją bierze odpowiedzialność za swoje czyny oraz osiągane wyniki, a zarazem jest autentyczny w działaniu. Otwarcie prezentuje swój charakter – to, co mówi i robi, pasuje do tego, kim jest.

Matka Teresa czuła się w salach posiedzeń na całym świecie tak swobodnie, jakby była niezwykle elokwentną panią prezes, fantastycznie ubraną gwiazdą filmową lub zarabiającą krocie sportsmenką. Choć słynna zakonnica miała niewiele ponad metr pięćdziesiąt wzrostu, nosiła tradycyjny habit i niewiele rzeczy mogła nazwać swoją własnością, posiadała przynajmniej jeden sekret, którego brakuje wielu osobom próbującym ją naśladować. Mowa tutaj o czynniku, którego obecność – lub brak – ujawnia się niestety dopiero po jakimś czasie: mam na myśli charakter.

Przez czterdzieści pięć lat, uzbrojona jedynie w swoją prawość, zdolności oratorskie oraz umiejętność uwrażliwiania dyrektorów generalnych rozmaitych firm na ciężkie położenie najuboższych, Matka Teresa namawiała możnych tego świata do finansowego wspierania instytucji znajdujących się pod jej opieką: sierocińców, hospicjów, domów dla trędowatych, szpitali oraz jadłodajni dla ubogich. W chwili jej śmierci założona przez nią organizacja dysponowała placówkami w stu dwudziestu trzech krajach na sześciu kontynentach.

Prezencja ułatwi Ci zorganizowanie randki, zdobycie przyjaciela lub zawarcie jakiejś transakcji. Za sprawą odpowiedniego wizerunku osobistego łatwiej Ci będzie pokierować spotkaniem, ruchem, rewolucją czy narodem. Prezencja to coś, co jest zauważalne w każdej warstwie społecznej i na każdym szczeblu w dowolnej organizacji.

Wizerunku osobistego można używać zarówno w szczytnym celu, jak i do zaspokajania egoistycznych pobudek. Gdy politycy, sportowcy, gwiazdy firmowe lub kierownicy firm zaczynają się zachowywać w rażący sposób lub usiłują manipulować ludźmi, bojkotujemy ich działania, wygłaszamy niepochlebne opinie na temat ich przywództwa, a potem stwierdzamy, że w ich postępowaniu brakuje klasy.

Niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz i dokąd chcesz dotrzeć, prezencja może Ci ułatwić osiągnięcie celu.

Jestem przekonana, że Matka Teresa studiowała pisma Arystotelesa. W czwartym wieku przed naszą erą ustalił on, że do prowadzenia skutecznej komunikacji (stanowiącej ważny element prezencji) niezbędne są trzy elementy:

– logiczna argumentacja (czyli zdolność klarownego przedstawienia swoich racji),

– emocje (umiejętność wywołania bądź kontrolowania uczuć pojawiających się u słuchaczy),

– charakter (zdolność okazania prawości i dobrej woli).

Choć od śmierci Arystotelesa upłynęło wiele czasu, nasz świat wcale nie różni się aż tak bardzo od antycznej Grecji. Skuteczne komunikowanie się z innymi (a więc istotny element wizerunku osobistego) nadal zapewnia status społeczny oraz wpływy. Tak naprawdę to dzięki umiejętności przekazywania swoich idei można objąć przywództwo – nie tylko w polityce, swojej społeczności czy miejscu pracy, ale także w rodzinie. Zauważ, jak często zarówno eksperci, jak i zwyczajni wyborcy zwracają uwagę na czyjąś łatwość wygłaszania przemów i zdolności towarzyskie (lub na brak takich przymiotów). Dziś dobrym mówcą musi być nie tylko prezydent czy celebryta – tego samego oczekujemy też od dyrektorów generalnych, analityków systemowych, osób zajmujących się sprzedażą oraz przedstawicieli klasy średniej.

Jak już wspomniałam wcześniej, prezencji nie da się zmierzyć tak jak pulsu czy prędkości, z jaką porusza się dana osoba. Analiza wizerunku osobistego przypomina raczej badanie czyjegoś stanu zdrowia. Lekarz może sprawdzić odruchy, wykonać EKg, przeprowadzić próbę wysiłkową, skontrolować poziom cholesterolu, przyjrzeć się wynikom analizy krwi i moczu, poddać badaniu wzrok i słuch, a potem zaświadczyć, że dana osoba jest wolna od chorób i sprawna pod względem fizycznym. Jeżeli wykroczymy poza te podstawowe kwestie, do głosu dochodzą zagadnienia subiektywne. Ludzie rywalizują z innymi osobami (a także z własnymi wymaganiami), próbując prowadzić zdrowe życie, które zapewni im pożądany poziom energii i wymarzoną egzystencję. W takiej sytuacji mamy do czynienia zarówno z istotnymi, dającymi się zmierzyć zagadnieniami, jak i z materią podlegającą subiektywnej ocenie.

To samo dotyczy prezencji. Ta książka ma na celu uchwycenie najważniejszych kwestii związanych z tym zagadnieniem. To, co wykracza poza te podstawowe sprawy, sprowadza się do tego, jak postrzegają Cię inni. W tym tekście poruszę również te kwestie o subiektywnym charakterze – pokażę Ci, co wpływa na obraz Twojej prezencji i wiarygodności w oczach innych ludzi.

Na gruncie zawodowym informacja na temat czynnika ograniczającego czyjeś możliwości sprowadza się z reguły do przedstawionej przez zwierzchnika opinii na temat czyichś osiągnięć lub wygłoszonej przy stole konferencyjnym krótkiej konkluzji, że komuś brakuje „tego błysku”.

Często zdarza się, że na specjalne kursy lub szkolenia prowadzone przez naszą firmę kieruje się całe grupy wschodzących gwiazd z takiego czy innego przedsiębiorstwa, przyczepiając im wcześniej łatkę: „To osoby z dużym potencjałem. Stwierdziliśmy, że sprawdzą się one podczas prac nad kluczowym projektami oraz ważnymi zleceniami realizowanymi na oczach zarządu. Potrzebujemy, żebyście pomogli nam oszlifować ich talenty”.

Chociaż takie osoby są wystarczająco kompetentne, jeśli chodzi o czysto fachowe umiejętności, ktoś z grona ich zwierzchników uznał, że muszą poprawić swoją prezencję, zanim będą mogły zrobić kolejny krok w karierze. W takich sytuacjach zawsze pojawiają się pewne czynniki łączące poszczególne przypadki – mam tu na myśli zarówno wspólne cechy charakteru kandydatów na wyższe stanowiska, jak i podobieństwo uwag, jakie szefowie wygłaszają na temat podwładnych przysyłanych na szkolenia.

– „Błyskotliwy, ale niezbyt lubiany. Po prostu nie znajduje wspólnego języka z otoczeniem”.

– „Nie zawsze używa właściwego słownictwa – bywa nadmiernie nonszalancki i swobodny”.

– „Zbyt sztywna, zawsze sprawia wrażenie trochę podenerwowanej, niezmiennie przypomina zwierzę złapane w wiązkę światła reflektorów samochodu”.

– „Wydaje się nadmiernie agresywny. Trzeba popracować nad złagodzeniem tego wrażenia”.

– „Ubiera się w nieodpowiedni sposób – sięga po stroje, którym brakuje klasy”.

– „Mówi bez ładu i składu. Zna się na rzeczy, ale zbyt łatwo daje się zbić z tropu i sprowadzić na manowce”.

– „Nieśmiały. Przydałoby mu się więcej pewności siebie”.

– „Zbyt uczuciowa”.

– „Miewa problemy, gdy podczas spotkania w jednym pomieszczeniu znajdzie się wiele silnych osobowości”.

Niezależnie od tego, z jakim komentarzem zwierzchnika skierowano do mnie wschodzącą gwiazdę danej firmy, ta osoba z jakiegoś powodu dotarła do granic swoich możliwości i nie ma pojęcia, na czym polega problem lub jak należałoby go rozwiązać. Większość ludzi zdaje sobie jednak sprawę z tego, że lepsza prezencja może przynieść im korzyści – po prostu rozumieją, że dzięki niej będą mogli skuteczniej wpływać na innych.

Sklasyfikowanie tych pracowników jako „osób dysponujących dużym potencjałem” i próba udzielenia im pomocy nie wynika wcale z tego, że odstają pod względem wizerunku osobistego od innych ludzi. Powiem więcej: sytuacja przedstawia się zgoła odmiennie. Uznano ich za osoby, którym trzeba nadać „ostateczny szlif”, gdyż już teraz dysponują bardzo dobrą prezencją, a przy okazji wykazali się wspaniałymi umiejętnościami, potencjałem, zaangażowaniem oraz chęcią dalszego zwiększania swoich wpływów w firmie.

Wizerunek osobisty nie jest czymś, co można byłoby oceniać w kategoriach zero-jedynkowych, a więc „istnieje-nie istnieje”. Rozważając kwestie związane z prezencją, wyobraź sobie raczej kontinuum lub coś na kształt lejka zaprezentowanego na jednej z kolejnych stron – Twoja aparycja, wrodzone talenty, umiejętność komunikacji oraz cechy charakteru łączą się w jedną całość, która znajduje się gdzieś na wykresie ciągnącym się od punktu „kiepska prezencja i niewielka siła przebicia” aż do sfery „świetna prezencja i duża siła przebicia”. Każdy może krok po kroku zbliżać się do drugiego z wymienionych obszarów, jeżeli tylko będzie świadomie pracować nad swoim wizerunkiem, starając się osiągnąć konkretny cel.

Firma Booher Consultants przeprowadziła wśród ponad dwustu pracowników rozmaitych przedsiębiorstw badania, które miały ustalić, dlaczego postanowili poprawić swoją prezencję. Czterdzieści osiem procent respondentów stwierdziło, że ich celem było „zwiększenie wiarygodności w miejscu pracy” lub „skuteczniejsze prezentowanie swoich koncepcji oraz projektów”. Od trzydziestu lat nasi konsultanci pytający klientów indywidualnych o to, dlaczego się do nas zgłosili, niezmiennie słyszą te same odpowiedzi.

Przeprowadzane przez nas badania obejmowały jeszcze jedno pytanie: „Jak istotna jest w ogólnym ujęciu czyjaś prezencja w kontekście wiarygodności, jaką w twoich oczach ta osoba posiada?”. Siedemdziesiąt cztery i pół procenta respondentów udzieliło odpowiedzi: „Jest bardzo istotna”.

W jaki sposób można zatem zadbać o rozwijanie tej tak trudnej do zdefiniowania prezencji?

Wystarczy zrozumieć, że nie kryje się za nią żadna tajemnica. Ta książka podejmuje temat dokładnie w tym miejscu, do którego doprowadził go Arystoteles: skuteczność w komunikacji przekłada się na wiarygodność i wpływy. Omawiamy w niej umiejętności i cechy, które można rozwijać. Możesz uzyskiwać takie same wyniki jak dyrektorzy generalni, celebryci, działacze społeczni i inne wpływowe osobistości – wystarczy, że będziesz poprawiać swój wizerunek osobisty, dzięki czemu będzie on mocniej oddziaływał na innych.

W kolejnych rozdziałach znajdziesz praktyczne wskazówki oraz opisy technik, dzięki którym wzmocnisz więzi łączące Cię z otaczającymi Cię ludźmi, a podejmowane przez Ciebie próby komunikacji zyskają na wiarygodności, sile przekazu oraz znaczeniu. Każdy miał kiedyś okazję usłyszeć, że jakąś osobę charakteryzuje „przytomność umysłu” potrzebna do wykonania takiej czy innej czynności. Ta książka powinna Ci pomóc w osiągnięciu podobnego wizerunku osobistego w aspektach mentalnym, fizycznym i emocjonalnym. Ujmując to w największym uproszczeniu, na Twoją prezencję składa się to, jak:

– wyglądasz (w grę wchodzi tu Twój język ciała, powitalny uścisk dłoni, sposób poruszania się i ubierania, a także to, co Cię otacza),

– przemawiasz (chodzi tu o dobór słów, cechy Twojego głosu oraz to, jak z niego korzystasz),

– myślisz i przekazujesz swoje spostrzeżenia (a więc jak porządkujesz swoje koncepcje i informacje, co decydujesz się wypowiedzieć lub zachować dla siebie oraz to, jak ujmujesz pewne kwestie),

– działasz (czyli jak przedstawia się Twoje nastawienie, wyznawane przez Ciebie wartości i fachowość widoczna w Twoich czynach).

Gdy będziesz poprawiać swoją prezencję, pozytywnie wpłynie to także na Twoją wiarygodność, a zarazem zapewni Ci większe wpływy. Zwiększona siła przebicia sprawi, że wzrosną Twoje szanse na zrealizowanie osobistych i zawodowych celów oraz wypełnienie misji przyświecającej Twojej firmie.

Twój charakter widać u podstaw tego lejka, ale to powierzchowność jest z reguły tym, czemu inni ludzie przyglądają się w pierwszej kolejności. Pracując nad rozwojem swojego wizerunku osobistego we wszystkich czterech wymienionych powyżej obszarach, zdołasz zwiększyć swój wpływ na innych.

Uściślając powyższe informacje, należy zaznaczyć, że dzięki tej książce nauczysz się:

• racjonalnie myśleć pod presją, podczas wygłaszania opinii i odpowiadania na pytania,

• radzić sobie z nieistotnymi rzeczami i skutecznie przekazywać swoje przesłanie, co przełoży się na intelektualne i emocjonalne zaangażowanie Twoich rozmówców,

• zdobywać zaufanie ludzi przez podejmowanie określonych działań mających pokazać Twoją prawość i reputację,

• używać języka ciała w taki sposób, by tworzyć porozumienie i więź z publicznością, zarządem firmy, podwładnymi, potencjalnymi pracodawcami czy klientami,

• eliminować te elementy języka ciała, które podważają Twoją wiarygodność i utrudniają Ci osiąganie sukcesów,

• wykorzystywać swój głos i sposób mówienia, by zaprezentować spokój i fachowość, a nie nerwy i niekompetencję,

• odgrywać rolę przywódcy intelektualnego, który potrafi strategicznie postrzegać każdą sytuację.

Nie ma znaczenia, w jakim miejscu skali przedstawiającej prezencję plasujesz się w tym momencie – wszyscy możemy robić w tej dziedzinie postępy. Praca nad wizerunkiem osobistym polega na rozwijaniu umiejętności z dziedziny komunikacji i myślenia oraz udoskonalaniu charakteru, by móc efektywniej wpływać na innych i skuteczniej realizować życiowe cele.

Część 1JAK WYGLĄDASZ1Przyjrzyj się pierwszemu wrażeniu, jakie robisz na innych, w kontekście pierwszej miłości, którą każdy kiedyś przeżył

Jeżeli ludzie patrzą na ciebie, gdy idziesz ulicą, najwyraźniej coś jest nie tak z Twoim ubiorem.

Beau Brummel

Kierowniczka do spraw operacyjnych wręczyła mi dwie teczki z aktami i poprosiła, bym osobiście przeprowadziła trzeci i ostatni etap rozmów kwalifikacyjnych na stanowisko specjalisty do spraw marketingu.

– Moim zdaniem obydwie kandydatki mogą się poszczycić podobnymi umiejętnościami – powiedziała.

Jako pierwsza zaprezentowała się Caitlin. Ubrana w atrakcyjny kostium wkroczyła do mojego biura z pewnością siebie, jakiej trudno byłoby się spodziewać po kimś, kto ma dopiero trzydzieści lat. Mocno uścisnęła moją dłoń na powitanie, nawiązywała świetny kontakt wzrokowy, często się uśmiechała, jasno i rzeczowo odpowiadała na moje pytania, a na koniec rozmowy poprosiła, by ją zatrudnić.

Przyznam jednak szczerze, że byłam raczej skłonna dać szansę drugiej przesłuchiwanej kandydatce, Rachel, ponieważ bardzo polecał mi ją jeden z moich kolegów. Kobieta weszła do biura, nie przedstawiając się, nie podała mi również dłoni na powitanie. Byłam rozczarowana tym faktem, ale postanowiłam go zignorować. Uznałam, że kandydatka być może stwierdziła, iż „już się znamy”, skoro nasz wspólny znajomy tak wiele mi o niej opowiedział. Rachel była młodsza od swojej rywalki, a obserwując jej zachowanie, od razu pomyślałam, że różnica wieku pomiędzy tymi dwiema kobietami może być bardzo istotnym czynnikiem. Chociaż sposób bycia Rachel był wystarczająco sympatyczny, widać było, że jest to osoba, która zamyka się w sobie. Gdy odpowiadała na moje pytania dotyczące jej planów zawodowych i dotychczasowego przebiegu kariery, przemawiała cichym głosem, w którym słychać było niepewność – zupełnie jakby była licealistką tłumaczącą się przed dyrektorem szkoły.

Rachel ukończyła studia z marketingu, a mój dobry znajomy określił ją jako „ciężko pracującą, sprytną i niezawodną”. Ja zdecydowałam jednak, że należy zatrudnić Caitlin.

To był poważny błąd.

Okazało się, że Caitlin nie jest w stanie oswoić się z oprogramowaniem do obsługi bazy danych, podczas pisania e-maili nie radzi sobie z gramatyką, a na dodatek lekceważąco podchodzi do obsługi klientów. Kilka tygodni później zadzwoniłam do Rachel i zaproponowałam jej posadę, choć rozmawiając z nią przez telefon, nie mogłam się pozbyć wątpliwości (nasiliły się one zwłaszcza wtedy, gdy dowiedziałam się, że szukała pracy od kilkunastu miesięcy). Natychmiast skierowaliśmy ją jako nową pracownicę na program szkoleniowy oferowany naszym klientom. Okazało się, że Rachel należy do osób, które bardzo szybko przyswajają wiedzę, a ponieważ miała okazję obserwować pojawiających się w naszej siedzibie mówców oraz fachowców zajmujących się sprzedażą, błyskawicznie zaczęła robić postępy. Jej język ciała uległ zmianie. W głosie pojawiła się pewność siebie. Po kilku miesiącach zaczęła dzwonić w imieniu firmy do ważnych klientów, biur zajmujących się organizowaniem prelekcji oraz dystrybutorów. Nie było praktycznie tygodnia, by nie dotarły do nas komplementy od osób, z którymi Rachel rozmawiała przez telefon, a ponieważ udało jej się rozwinąć pewność siebie i niezwykłą równowagę, nikomu nie przyszłoby nawet do głowy, że nasza pracownica ma zaledwie dwadzieścia trzy lata. Przez kolejnych kilka lat, dopóki nie podjęła decyzji o przeprowadzce i zmianie pracy, świetnie się spisywała na swoim stanowisku.

Przedstawiając tutaj to porównanie, chciałabym się jednak skupić na czymś więcej niż na okazywanej początkowo pewności siebie Caitlin oraz małomówności Rachel. Chodzi mi przede wszystkim o kształtującą się podczas pierwszego spotkania krytyczną ocenę czyjejś prezencji.

Tego rodzaju spostrzeżenia dzień po dniu wpływają na nasze decyzje i podejmowane przez nas działania. Klienci robią zakupy, kierując się właśnie prezencją oraz siłą przekonywania sprzedawców. Najkorzystniejsze warunki uzyskują negocjatorzy o najlepszym wizerunku osobistym, a nie ci dysponujący najmocniejszymi argumentami1. Ludzie często umawiają się z kimś na randkę (lub odrzucają takie zaproszenie) na podstawie pierwszego wrażenia. Organizacje i narody niejednokrotnie wybierają swoich przywódców, kierując się siłą ich prezencji przekazywanej za pośrednictwem mediów.

Ludzie szybko oceniają innych, a potem bardzo powoli zmieniają zdanie. Naukowcy twierdzą, że osąd, który wykształca się pomiędzy jedenastą milisekundą a piątą minutą upływającą od momentu spotkania danej osoby, nie różni się specjalnie od opinii ukształtowanej po dużo dłuższym czasie. Zamiast opierać się tym regułom, zadbaj o to, by pracowały one na Twoją korzyść, a nie przeciwko Tobie.

Zmiana cudzych opinii nie jest tak prosta jak wyrzucenie do kosza starych wizytówek i stworzenie za pomocą ich odświeżonej wersji zupełnie nowego wizerunku.

To prawda, że zawsze możesz poprawić swoją prezencję – dokładnie tak, jak zrobiła to Rachel – a ludzie zmienią swoje opinie na Twój temat, jednak im szybciej przyswoisz sobie potrzebne umiejętności i rozwiniesz niezbędne cechy, tym lepiej. Zmiana cudzych opinii nie jest tak prosta jak wyrzucenie do kosza starych wizytówek i stworzenie za pomocą ich odświeżonej wersji zupełnie nowego wizerunku.