Dokumentacja kierownicza dyrektora szkoły. Zarządzenia. Decyzje. Pisma

Redakcja

Autorzy:

Małgorzata Celuch, nauczycielka matematykiiinformatyki, wicedyrektorwzespole szkół (wstęp, rozdziały 1i3)

Dariusz Dwojewski, prawnik, ekspert prawa pracyiprawa oświatowego, szkoleniowiec wykładowca (rozdział 2)

Bożena Winczewska, ekspertka prawa oświatowego, wizytatorwkuratorium oświaty (rozdziały 1i4)

Redaktor:

Agnieszka Rumik

Redaktor prowadzący grupy czasopism oświataAgnieszka Rumik

Menedżer produktu:Paulina Krzyżanowska

Kierownik marketingu i sprzedaży:Julita Lewandowska-Tomasiuk

Zdjęcie na okładce:

fotolia.pl

Korekta:

Zespół

Koordynator produkcji:

Mariusz Jezierski

Druk:

Miller

Projekt graficzny okładki:

Piotr Fedorczyk

Skład i łamanie:

Dariusz Ziach

ISBN 978-83-269-3595-4

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2015

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa,

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl

NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie,

XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,

Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł.

Publikacja „Dokumentacja kierownicza dyrektora szkoły. Zarządzenia. Decyzje. Pisma” została przygotowana z zachowaniemnajwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Dokumentacja kierownicza dyrektora szkoły. Zarządzenia. Decyzje. Pisma” wskazówek, przykładów,informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Przepisy prawa oświatowego zobowiązują szkoły do tworzenia przepisów prawa wewnętrznego, które stanowią uszczegółowienie kwestii uregulowanych w aktach prawnych, takich jak ustawy i rozporządzenia. Zarządzenie nie jest obligatoryjną formą działalności dyrektora szkoły, nie ma zapisu prawnego, który zobowiązywałby go do realizacji powierzonych zadań poprzez wydawanie zarządzeń. Doświadczenie jednak wskazuje, że warto taką formę stosować w praktyce szkolnej, gdyż ma moc prawną, jakiej brakuje komunikatom czy ogłoszeniom. Informacja przekazana przez zarządzenie lub decyzje staje się obowiązującym w szkole prawem. Ponadto dyrektor szkoły czy placówki oświatowej musi współpracować z organem prowadzącym, organem sprawującym nadzór pedagogiczny, radą szkoły, radą pedagogiczną, radą rodziców, samorządem uczniowskim. Jego zadaniem jest wprowadzanie do realizacji wypracowanych z tymi organami ustaleń w taki sposób, by stały się w szkole obowiązującym prawem. W tym celu też wydaje zarządzenia, które regulują wewnętrzne zasady funkcjonowania szkoły.

Nie istnieje żaden przepis opisujący zasady tworzenia dokumentów związanych z tworzeniem prawa wewnątrzszkolnego. Jedynym dokumentem, który zajmuje się tą tematyką – także w odniesieniu do placówek oświatowych – jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”. W dziale VI opisane są zasady związane z tworzeniem aktów normatywnych o charakterze wewnętrznym, a więc w warunkach szkolnych przede wszystkim uchwał i zarządzeń.

Zarządzenie dyrektora szkoły jest aktem administracyjnym. Podstawą wydania go przez dyrektora placówki oświatowej są przepisy prawne, który upoważniają sprawującego tę funkcję do uregulowania określonego zakresu spraw oraz wyznaczają jej zadania lub kompetencje. Oznacza to, że dyrektor szkoły może wydać zarządzenie tylko w sprawach, do decydowania o których upoważnia go przepis prawny (ustawa, rozporządzenie). Na przykład jeśli w szkole dojdzie do zniszczenia dokumentacji przebiegu nauczania wskutek pożaru, powodzi lub innych zdarzeń losowych, dyrektor wydaje zarządzenie w celu powołania komisji, której zadaniem będzie ustalenie zakresu zniszczeń oraz odtworzenia tej dokumentacji. Podstawę wydania takiego dokumentu stanowi § 24 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2014 r. poz. 1170). Inny przykład to coroczne ustalanie przez dyrektora szkoły dodatkowych dni wolnych od zajęć dydaktyczno-wychowawczych. Zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 5 października 2010 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie organizacji roku szkolnego (Dz.U.z 2010 r. nr 186, poz. 1245), dyrektor szkoły ma prawo ustalić dodatkowe dni wolne od zajęć dydaktyczno-wychowawczych według określonej procedury w danym roku szkolnym i poinformować o nich nauczycieli, uczniów oraz ich rodziców po uprzednim zasięgnięciu ich opinii. Jest to przykład dający dyrektorowi kompetencję w podjęciu decyzji o terminach dni wolnych od zajęć i określający jednocześnie, jakie zadania w związku z tym ma do wykonania. Decyzja ta dzięki wydaniu zarządzenia staje się prawem obowiązującym w szkole w danym roku szkolnym. Odmienna sytuacja dotyczy spotkań wychowawców klas z rodzicami uczniów. To częsta sytuacja błędnie interpretowana przez dyrektorów szkół. Termin wywiadówek wynika z kalendarium szkolnego, a przekazaniu szczegółowych informacji z tym związanych nie trzeba nadawać rangi zarządzenia dyrektora. Termin, klasę i miejsce wystarczy przekazać w formie komunikatu, który ma za zadanie jedynie przypomnieć o terminie wywiadówki oraz uporządkować kwestie przydziału sal dla poszczególnych klas.

W zarządzeniu zamieszcza się przepisy prawne regulujące wyłącznie sprawy z zakresu przekazanego w przepisie uprawniającym do wydania zarządzenia oraz sprawy należące do zadań lub kompetencji dyrektora. Tak więc każde zarządzenie powinno zawierać odwołanie do odpowiedniej podstawy prawnej. Stanowi to potwierdzenie, że dyrektor szkoły ma prawo podjąć wskazaną w zarządzeniu decyzję, określić zakres i cel tej kompetencji. W dokumencie tym nie zamieszcza się przepisów prawnych niezgodnych z ustawą, na podstawie której są one wydawane, oraz innymi ustawami i ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, a także przepisów prawnych niezgodnych z rozporządzeniami ministrów. Oznacza to, że dyrektor wydający zarządzenie podejmuje co prawda samodzielne (lub oparte na wskazanych w przepisach uzgodnieniach) decyzje, ale muszą one pozostawać w zgodzie z obowiązującym prawem. Nie mogą one w żadnym stopniu pozostawać w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to nie tylko prawa oświatowego.

Nie powtarza się w zarządzeniu przepisów ustaw, ratyfikowanych umów międzynarodowych i rozporządzeń, na które dyrektor się powołuje. Wydając zarządzenie, dyrektor szkoły powinien jedynie powołać się na przepis pozwalający mu na wydanie tego aktu prawa wewnątrzszkolnego, ale nie powinien przytaczać jego treści, a jedynie nazwę dokumentu w pełnym brzmieniu wraz z numerem Dziennika Ustaw. Jeżeli zarządzenie oparte jest na więcej niż jednym akcie prawnym, może być ono wydane na podstawie kilku przepisów prawnych nadających dyrektorowi odpowiednie kompetencje w tym zakresie, należy wówczas pamiętać, aby wszystkie te przepisy wymienić jako podstawę prawną. Istnieją też sytuacje, w których na podstawie jednego przepisu prawnego można wydać więcej niż jedno zarządzenie.

Dyrektor szkoły lub placówki wydaje też w określonych okolicznościach decyzje administracyjne i kierownicze. Te pierwsze są przejawem woli dyrektora jako organu administracyjnego. Rozstrzygają sprawy będące w jego kompetencjach. W każdej decyzji powinna być wymieniona podstawa prawna nadająca uprawnienia do jej podejmowania. Na mocy decyzji administracyjnych dyrektor szkoły rozstrzyga sprawy w postępowaniu administracyjnym unormowanym przez przepisy proceduralne. Decyzje kierownicze związane są z realizacją funkcji kierowniczych przez dyrektora szkoły. Dotyczą wielu sytuacji, na przykład oceny dorobku zawodowego, udzielenia urlopu dla poratowania zdrowia czy niedopuszczenia do pracy pracownika, który stawił się po spożyciu alkoholu.

Zarówno zarządzenia, jak i decyzje dyrektora szkoły mają ściśle określoną strukturę, sposób redagowania, uzasadniania oraz odwołania. Publikacja ta dostarcza gotowe wzory zarządzeń, decyzji i pism wraz z omówieniami sytuacji, w których dyrektor szkoły powinien wykorzystać przysługujące mu uprawnienia stanowienia prawa wewnątrzszkolnego.

Wszystkie wzory dokumentów omówione w książce znajdują się na dołączonym do książki CD. Można je dowolnie edytować, dostosowując do potrzeb konkretnej szkoły lub placówki oświatowej.

Rozdział 1. Zasady tworzenia aktów prawa wewnątrzszkolnego1.1. Sposób redagowania zarządzeń

Sposób redagowania projektów normatywnych aktów prawnych określają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”. W dziale VI rozporządzenia wskazane są zasady dotyczące projektów aktów normatywnych o charakterze wew­nętrznym. Określa się je wyłącznie nazwą „uchwała” albo „zarządzenie”.

Do tworzenia tych aktów uprawnione są ściśle określone podmioty z upoważnienia ustawowego. Podstawą wydawania zarządzeń jest przepis prawny, który:

upoważnia dany organ do uregulowania określonego zakresu spraw,wyznacza zadania lub kompetencje danego organu.

W związku z tym, że przepisy nie określają, jaką formę redakcyjną powinny mieć akty prawne niższe od normatywnych, przy redagowaniu zarządzeń dyrektor może wspierać się istniejącymi przepisami. Wspomniane rozporządzenie Rady Ministrów jest prawem pomocniczym przy tworzeniu wewnętrznych aktów prawnych. Dyrektor szkoły, aby nadać odpowiednią rangę wydawanym przez siebie zarządzeniom, powinien uwzględnić wymienione w ww. rozporządzeniu zasady techniki prawodawczej.

Podstawową jednostką redakcyjną i systematyzacyjną dla rozporządzenia jest paragraf. Taką też jednostkę redakcyjną powinien stosować dyrektor przy opracowywaniu zarządzeń. Paragrafy zawierają poszczególne samodzielne informacje z zachowaniem kolejności numeracji paragrafów w całym zarządzeniu. Paragraf powinien być krótki, w miarę możliwości nawet jednozdaniowy. Jeśli myśl ujęta w paragraf składa się z kilku zdań, dzielimy go na ustępy. Jeżeli paragraf składa się z więcej niż jednego ustępu, należy je ponumerować. Podział na ustępy stosuje się również wtedy, gdy między zdaniami wyrażającymi samodzielne myśli występują powiązania treściowe, ale treść żadnego z nich nie jest na tyle istotna, aby wydzielić ją w odrębny paragraf.

Ustęp oznacza się cyfrą arabską z kropką bez nawiasu (1., 2. itd.) z zachowaniem ciągłości numeracji w obrębie danego paragrafu. Dalsze numerowanie przebiega analogicznie – w ustępach dokonuje się podziału na punkty, a w punktach można wprowadzić litery, które oznacza się małymi literami alfabetu łacińskiego z okrągłym nawiasem z prawej strony (a), b) itd.) z zachowaniem ciągłości alfabetycznej w obrębie punktu. W obrębie liter można dokonać ostatniego wyliczenia, wprowadzając tiret: „–„ (znak myślnika). Jest to najmniejsza możliwa jednostka redakcyjna aktu prawnego.

Jeśli zarządzenie jest mocno rozbudowane, grupy paragrafów połączone tematycznie można grupować w jednostki systematyzacyjne wyższego stopnia, tzn. rozdziały numerowane cyframi arabskimi.

Wymieniając elementy, zaczyna się od małych liter, a kończy:

� przy wyliczeniach punktowych – średnikiem, a ostatni kropką,

� przy wyliczeniach literowych – przecinkiem, a ostatni średnikiem lub kropką.

Zarządzenie dyrektora szkoły to akt administracyjny będący sposobem wykonywania przez dyrektora aktów prawa wyższego rzędu. Nie ma podstaw do wydawania zarządzeń dublujących istniejące zapisy prawne. Jeśli istnieje zapis prawny (ustawa lub rozporządzenie) obligujący szkołę do danej czynności – nie ma sensu, by dyrektor wydawał zarządzenie z tym związane, gdyż brakuje uprawnień wyższych niż twórca aktu prawnego. Ma to sens tylko wtedy, gdy w zarządzeniu zawarte jest doprecyzowanie zasad związanych z realizacją zalecenia. Na przykład obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji jest podany dość ogólnie. Dyrektor zobowiązany jest wydać zarządzenie, w którym poda termin zaplanowanej inwentaryzacji do przeprowadzenia w szkole, skład komisji inwentaryzacyjnej i wiele innych informacji z tym związanych.

Zarządzenie jest bardzo często nadużywane w szkołach, traktowane jako forma wydawania zaleceń w bieżących, codziennych sprawach szkolnych. Zarządzenie to akt prawny, a do wydawania poleceń mniejszej rangi służą narzędzia o mniejszym znaczeniu, jak np. komunikat dyrektora czy ogłoszenie. Poleceniami dla pracowników są także zadania wyznaczone np. w kalendarium szkolnym. Jeśli są w nim zawarte terminy wywiadówek, zebrań rady pedagogicznej, to nie ma potrzeby wydawania zarządzenia w tym celu. Wystarczy komunikat przypominający datę, określający godzinę zebrania lub przydział sal dla poszczególnych klas na zebrania z rodzicami czy inne związane z tym dane.

Zarządzenia dyrektora szkoły, organizujące wewnętrzne funkcjonowanie jednostki, stanowią informację publiczną – orzekł WSA w Olsztynie w wyroku z 29 sierpnia 2013 r. (II SAB/Ol 34/13). Może więc być udostępniany na zasadach udostępniania informacji publicznej. Należy jednak pamiętać, że przed udostępnieniem takich dokumentów należy zanonimizować znajdujące się w nich dane osobowe.

Zmian w zarządzeniu dokonuje się poprzez zarządzenie zmieniające, podobnie jak to się dzieje przy zmianach dokonywanych w rozporządzeniach ministerialnych i ustawach.

1.1.1. Jak zapisać tytuł zarządzenia

W tytule zarządzenia w oddzielnych wierszach należy zamieścić:

1) nazwę rodzaju aktu oraz jego numer (kolejny w danym roku kalendarzowym),

2) nazwę organu wydającego zarządzenie (pełna nazwa szkoły),

3) datę zarządzenia,

4) określenie przedmiotu zarządzenia.

Ad 1 Oznaczenie rodzaju aktu pisze się wielkimi literami. Numer podaje się według kolejności wydania zarządzeń w danym roku kalendarzowym.

Ad 2 Nazwę organu wydającego zarządzenie podaje się w brzmieniu ustalonym w przepisach o utworzeniu tego organu. Stanowisko dyrektora szkoły lub placówki powierza organ prowadzący szkołę lub placówkę i po przyjęciu obowiązków staje się on organem szkoły. Nazwę organu należy zapisać wielkimi literami.

Ad3 Jako datę zarządzenia podaje się dzień określony kalendarzowo, w którym zostało ono podpisane przez organ wydający zarządzenie.

Ad4 Określenie przedmiotu zarządzenia należy rozpocząć od wyrazów „w sprawie”. Powinno być sformułowane możliwie najzwięźlej. Nie należy powtarzać w nim dosłownie zakresu spraw przekazanych do uregulowania, chyba że zakres spraw został zwięźle wskazany w przepisie upoważniającym.

PRZYKŁAD

ZARZĄDZENIE NR …./2015

Dyrektora …………………………………………………. (nazwaiadres szkoły)

z dnia ……………………………………

(data)

wsprawie wprowadzenia regulaminu korzystaniazpracowni szkolnych

1.1.2. Jak zapisać treść zarządzenia

Treść zarządzenia powinna zawierać:

1) przywołanie podstawy prawnej,

2) szczegółową treść zarządzenia,

3) końcową treść zarządzenia.

Ad 1 Każde zarządzenie powinno zaczynać się od wskazania aktu prawnego, na podstawie którego zostało wydane. Wprowadzane zarządzeniem wewnętrzne zasady postępowania nie mogą łamać przepisów prawa powszechnie obowiązującego ani być z nimi w sprzeczności. W treści zarządzenia należy podać konkretny przepis prawny, ale tylko ten, który reguluje sprawy wynikające z upoważnienia lub należące do zadań i kompetencji dyrektora szkoły. Zarządzenie może być wydane na podstawie kilku przepisów prawnych. Na bazie jednego przepisu prawnego można wydać więcej niż jedno zarządzenie. Podstawę prawną wydania zarządzenia wyraża się zwrotem:

„Na podstawie art. …… ustawy (tytuł ustawy z oznaczeniem Dziennika Ustaw, w którym została ogłoszona, i jej zmiany albo ostatni tekst jednolity i jego zmiany ogłoszone do dnia wydania zarządzenia), § …… rozporządzenia (tytuł rozporządzenia z oznaczeniem Dziennika Ustaw, w którym zostało ogłoszone, i jego zmiany albo ostatni tekst jednolity i jego zmiany ogłoszone do dnia wydania zarządzenia) zarządza się, co następuje…”.

Ad 2 Po przywołaniu podstawy prawnej należy, stosując odpowiednie jednostki redakcyjne i systematyzacyjne, przedstawić sposób uregulowania danej sprawy. Tytuł przepisu upoważniającego do wydania zarządzenia oraz oznaczenie miejsca publikacji nie powtarza się w treści zarządzenia. Podstawę tę przywołuje się skrótowo, przytaczając tylko jej tytuł.

Podstawowymi jednostkami redakcyjnymi zarządzenia są:

paragrafy dzielone na ustępy (ust. 1, ust. 2 itd.),ustępy dzielone na punkty (pkt 1), pkt 2) itd.),punkty dzielone na litery (lit. a), lit. b) itd.).

Każdą samodzielną myśl ujmuje się w odrębny paragraf.

Ad 3 W tej części może być zawarta informacja o uchyleniu wcześniejszego zarządzenia w danej sprawie (jeśli istnieje taka potrzeba) oraz wskazanie daty wejścia w życie rozporządzenia (data rozpoczęcia jego obowiązywania).

1.1.3. Kto ma podpisać zarządzenie

Zarządzenia jako akty normatywne o charakterze wewnętrznym podpisuje organ wydający zarządzenie (§ 130 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 20 czerwca 2002 r.). Dyrektor szkoły lub placówki, wydając zarządzenie, mogą stosować się do tej zasady i podpisywać samodzielnie wszystkie wydawane zarządzenia. Jeśli do zarządzenia dołączone będą załączniki, należy to zaznaczyć w treści dokumentu.

Nie ma obowiązku podpisywania zarządzeń przez nauczycieli. W regulaminie rady pedagogicznej powinien być zapis mówiący, że każdy nauczyciel ma obowiązek zapoznania się z zarządzeniami i ich wykonywania. Jednak w polskim prawie obowiązuje zasada dostarczania decyzji, co wpływa na uzyskanie uprawnień do odwołania oraz rozpoczęcie biegu terminów z tym związanych. W orzecznictwie Sądu Najwyższego funkcjonuje sformułowanie „skuteczne powiadomienie”. Zwyczaj podpisywania zarządzeń ma więc znaczenie, jeśli z powodu niezapoznania się przez nauczyciela z zarządzeniem wyniknie problem, na przykład związany z bezpieczeństwem uczniów.

1.1.4. Jak przechowywać zarządzenie

Zarządzenia dyrektora powinny być numerowane i właściwie przechowywane. Zarządzenia nie muszą być przechowywane w książce zarządzeń – nie ma takiego zalecenia w żadnym zapisie prawnym. Jednak zarządzenia muszą być gdzieś przechowywane. Miejsce ich przechowywania ustala dyrektor szkoły. Zdecydowana większość szkół używa do tego celu księgi zarządzeń. W niektórych używa się do tego celu specjalnie stworzonych ksiąg, które można zakupić, ale w wielu innych istnieje w formie segregatora, do którego dopina się kolejne wydawane zarządzenia.

Wszystkie zarządzenia dyrektora, jako akty normatywne własnej jednostki, są dokumentacją powstającą w szkole lub placówce i powinny być klasyfikowane oraz kwalifikowane na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw. Archiwa Państwowe proponują, by akty normatywne szkoły lub placówki otrzymywały symbol klasyfikacyjny:

§ Klasa I rzędu 0 – Zarządzanie,§ Klasa II rzędu – 02 – Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna,§ Klasa III rzędu – 021 – Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki.

W uszczegółowieniu hasła klasyfikacyjnego wyjaśnia się, że powinien znajdować się tu komplet podpisanych zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych oraz ich rejestry (np. książka zarządzeń). Każdy rodzaj aktów normatywnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy, można założyć odrębną teczkę dla każdego rodzaju aktów. Zarządzenia powinny otrzymywać kolejne numery w roku kalendarzowym.

Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu. Oznacza to, że materiały źródłowe z egzemplarzem zarządzenia rejestruje się i przechowuje w odpowiedniej teczce zgodnie z wykazem akt.

Szkoła powinna też mieć jednolity rzeczowy wykaz akt, który ujmuje wszystkie sprawy prowadzone w szkole poprzez ich oznaczenie (według klasyfikacji dziesiętnej) symbolami, hasłami i kategorią archiwalną oraz wskazuje okres ich przechowywania. Oznaczanie dokumentacji prowadzi się w systemie rocznym. Dla zarządzeń dyrektora szkoły przyjmuje się stosowanie kategorii archiwalnej B25.

Jeśli dyrektor szkoły wprowadził księgę zarządzeń, to musi być ona udostępniana upoważnionym organom kontrolnym. Zarządzenia podlegają kontroli przez organy, które mają związek z obszarem spraw, których dotyczą. Najczęściej jest to organ prowadzący oraz organ nadzoru pedagogicznego, ale mogą to być instytucje sprawujące nadzór nad działalnością finansową, nad zapewnieniem bezpieczeństwa na terenie szkoły.

1.1.5. Wgląd do zarządzeń

Wgląd do zarządzeń może mieć każdy, kto wystąpi do dyrektora o udostępnienie tej informacji. Kwalifikacja zarządzenia jako informacji, która może stanowić informację publiczną, należy od treści tego pisma. W ocenie sądu administracyjnego informacją publiczną mogą być zarządzenia dyrektora szkoły. WSA w Olsztynie, badając skargę wnioskodawczyni na bezczynność dyrektora, który odmówił udostępnienia kopii zarządzeń, stwierdził, że informacja o funkcjonowaniu i organizacji szkoły publicznej jest informacją o sprawach publicznych, o których mowa w art. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Podkreślił, że ocena, czy dana informacja podlega udostępnieniu jako informacja publiczna, nie zależy od uznania organu ani podmiotu żądającego dostępu do danej informacji, lecz jest okolicznością obiektywną.

Sąd odniósł się także do zawieranych w treści zarządzenia obecności danych, które umożliwiają identyfikację osoby fizycznej. Według sądu konieczność ochrony danych osobowych, w tym prywatności uczniów i nauczycieli, nie zwalnia dyrektora szkoły z obowiązku udostępniania informacji publicznych. Dyrektor powinien udostępniać zarządzenia po uczynieniu danych dotyczących i odnoszących się do osób prywatnych anonimowymi, jeśli żądane informacje mieszczą się w kategorii informacji publicznych.

1.1.6. Pieczątki na zarządzeniu

Sprawę pieczęci na zarządzeniach wydawanych przez dyrektora szkoły powinna regulować instrukcja kancelaryjna. Rozwiązania, jakie mogą być przyjęte, to:

przystawianie w górnym lewym rogu podłużnej pieczęci nagłówkowej szkoły, zawierającej wszystkie dane adresowe szkoły, oraz pieczęci imiennej dyrektora,wymienienie jedynie w tytule zarządzenia pełnej nazwy szkoły, której dyrektor wydaje zarządzenie, i przystawienie pieczęci imiennej dyrektora.

Zarządzenia dyrektora są dokumentami wewnętrznymi obowiązującymi tylko osoby podlegające dyrektorowi, więc oznaczanie dwukrotnie nazwy szkoły, której dyrektor wydaje zarządzenie, nie jest konieczne. Na zarządzeniach dyrektora powinna być natomiast przystawiona obowiązkowo pieczątka imienna dyrektora szkoły.

1.1.7. Podpisywanie zarządzeń

Wydawanie zarządzeń przez dyrektora wynika z jego uprawnień i obowiązków związanych z kierowaniem szkołą lub placówką, byciem przełożonym służbowym wszystkich pracowników szkoły, przewodniczącym rady pedagogicznej. Może on upoważnić do wydawania zarządzeń wicedyrektora. Powierza on stanowisko wicedyrektora określonemu nauczycielowi, jeśli zgodnie z ramowym statutem może być utworzone takie stanowisko. W szkołach i placówkach, w których nie przewidziano stanowiska wicedyrektora, wszystkie zarządzenia dyrektora powinien wydać i podpisywać osobiście dyrektor.

W szkołach, w których przewidziano stanowisko wicedyrektora, dyrektor, powierzając je, jednocześnie ustala dla niego zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności. Z reguły przyjmowany jest podział zadań i odpowiedzialności wynikający z ustawowych obowiązków dyrektora jako kierownika zakładu pracy. Dyrektor zajmuje się na przykład sprawami kadrowymi, finansowymi, a wicedyrektor przyjmuje obowiązki związane z kształceniem, wychowaniem i opieką nad uczniami. W zespole kierowniczym może nastąpić również podział zadań wychowawczych, dydaktycznych albo organizacyjnych odpowiadający kwalifikacjom, umiejętnościom i predyspozycjom dyrektora i wicedyrektora. Przydzielając określone zadania wicedyrektorowi, dyrektor może upoważnić go do zarządzania określonym obszarem i upoważnić do wydawania i podpisywania zarządzeń w tym zakresie. W sytuacji kiedy dana szkoła wchodzi w skład zespołu szkół, dyrektor zespołu może powierzyć wicedyrektorowi zadanie kierowania jedną ze szkół wchodzących w skład zespołu i wydawania zarządzeń w każdej sprawie lub tylko w sprawach dotyczących pedagogicznych dziedzin funkcjonowania szkoły.

W przypadku nieobecności dyrektora szkoły lub placówki zastępuje go wicedyrektor, a w szkołach i placówkach, w których nie utworzono stanowiska wicedyrektora – inny nauczyciel tej szkoły lub placówki, wyznaczony przez organ prowadzący. Kiedy trzeba będzie wydać zarządzenie, podpisze je osoba, które wydała je pod nieobecność dyrektora.

1.2. Zasady tworzenia decyzji administracyjnych

Dyrektor szkoły wydaje decyzje administracyjne i kierownicze. Decyzje administracyjne wyrażają wolę dyrektora jako organu administracyjnego, poprzez którą rozstrzyga sprawę będącą w zakresie jego kompetencji. W decyzji powinna być wymieniona podstawa prawna nadająca uprawnienie do jej podjęcia. Poprzez te decyzje dyrektor szkoły rozstrzyga sprawy w postępowaniu administracyjnym unormowanym przez przepisy proceduralne.

Proces podejmowania decyzji składa się z kilku etapów. Można je podzielić następująco:

� uzyskanie informacji o potrzebie wydania decyzji,

� zebranie materiałów, dowodów, informacji,

� analiza ich treści,

� konsultacje ze społecznością szkolną,

� sformułowanie decyzji,

� wdrożenie decyzji, tzn. przekazanie do wiadomości osobom zainteresowanym.

Decyzja administracyjna powinna zawierać:

oznaczenie organu administracji publicznej,datę wydania,oznaczenie strony lub stron,podstawę prawną,rozstrzygnięcie,uzasadnienie faktyczne i prawne,pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie,podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji lub, jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego, powinna być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać wskazanie:

� faktów, które dyrektor uznał za udowodnione,

� dowodów, na których się oparł, oraz

� przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej.

Uzasadnienie prawne to wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów.

Można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony. Nie dotyczy to jednak decyzji rozstrzygających sporne interesy stron oraz decyzji wydanych na skutek odwołania.

Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać dodatkowo pouczenie o możliwości wniesienia powództwa lub skargi.

Od każdej decyzji stronom przysługuje prawo odwołania się do organu wyższego szczebla. Wniesienie odwołania zwykle wstrzymuje wykonanie decyzji i powtórne zbadanie sprawy. Decyzja powinna więc zawierać informację o możliwości odwołania się osoby, której decyzja dotyczy, oraz wskazanie instancji, do której adresat decyzji może się odwołać. Od decyzji wydanej w pierwszej instancji służy stronie odwołanie tylko do jednej instancji. Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Wnosi się je do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie – od dnia jej ogłoszenia stronie. Przed upływem terminu do wniesienia odwołania decyzja nie ulega wykonaniu, a wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji.

Osoba odbierająca decyzję powinna także zostać poinformowana, że w razie jej niewykonania zostanie zastosowany wobec niej przymus państwowy.

Decyzję doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 109 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 267 ze zm. – dalej: kpa). Strona może w terminie 14 dni od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji zażądać jej uzupełnienia co do rozstrzygnięcia bądź co do prawa odwołania, wniesienia w stosunku do decyzji powództwa do sądu powszechnego lub skargi do sądu administracyjnego albo sprostowania zamieszczonego w decyzji pouczenia w tych kwestiach.

Kodeks postępowania administracyjnego wyróżnia trzy środki odwoławcze:

1. Odwołanie – które wnosi się do organu wyższego szczebla w ciągu 14 dni od ogłoszenia lub doręczenia decyzji. Odbywa się to za pośrednictwem organu, który wydał swoją decyzję. Od decyzji wydanej w pierwszej instancji służy stronie odwołania tylko do jednej instancji.

2. Zażalenie – przysługujące stronom tylko w przypadkach wskazanych w kpa dotyczących niektórych postanowień. Wnosi się je w ciągu 7 dni od daty ogłoszenia decyzji.

3. Wniosek o wznowienie postępowania.

Decyzje administracyjne dyrektora dotyczą spraw, do których uprawnienia zawierają ustawa o systemie oświaty, Karta Nauczyciela oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej. Są to na przykład:

skreślenie ucznia z listy uczniów,wcześniejsze przyjęcie dziecka do szkoły,odroczenie obowiązku szkolnego,nadanie lub odmowa nadania stopnia nauczyciela kontraktowego.

Dyrektor podejmuje wiele decyzji kierowniczych związanych z bieżącą realizacją funkcji kierowniczych. Mogą dotyczyć one na przykład udzielenia urlopu dla poratowania zdrowia, niedopuszczenia do pracy pracownika, który stawił się po spożyciu alkoholu, oceny dorobku zawodowego, oceny pracy nauczyciela lub pracownika niepedagogicznego, wydania kopii dokumentów i wielu innych.

O sposobie redagowania decyzji administracyjnej przesądzają przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Jeżeli określona sprawa podlega załatwieniu w drodze decyzji administracyjnej, to za decyzję należy uznać pismo organu rozstrzygającego tę sprawę, zawierające co najmniej:

oznaczenie organu administracji publicznej,datę wydania,oznaczenie strony lub stron,powołanie podstawy prawnej,rozstrzygnięcie,uzasadnienie faktyczne i prawne,pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie,podpis