Nie ogarniam

Słowo wstępu

Przeglądając liczne poradniki traktujące o organizacji czasu, można odnieść wrażenie, iż zwykle skierowane są one do osób na kierowniczych stanowiskach, które mogą sobie pozwolić na rozporządzanie czasem i pracą nie tylko własną, ale i podwładnych. Zlecanie zadań, ustalanie priorytetów, zamykanie się na godzinę w gabinecie to często powtarzające się rady, niewątpliwie skuteczne, jednak mogą je zastosować tylko pracownicy od pewnego szczebla hierarchii wzwyż. Ponadto poradniki owe zakładają duże zdyscyplinowanie, motywację i orientację na sukces czytelnika. Ale… czy „zwykły człowiek” nie zasługuje również na odrobinę zrozumienia i uwagi? Czy koniecznie musi zostać cenionym przedsiębiorcą, by ktoś w końcu doradził mu, w jaki sposób efektywnie organizować swój czas? Brakuje bowiem pozycji dla osób, które niekoniecznie mają komu zlecić wykonanie prostych zadań i same się muszą z nimi uporać; które przytłacza rytm dużego miasta i nie radzą sobie z obowiązkami w pracy i w domu; które potrzebują dodatkowej, zewnętrznej motywacji, aby w końcu się do czegoś zabrać; które wprawdzie potrafią ułożyć sobie idealny plan dnia, ale potem nigdy się go nie trzymają. To właśnie z myślą o takich osobach — zmęczonych, zabieganych, a może nawet zniechęconych własną niemocą powstała niniejsza książka. Jest ona przeznaczona dla wszystkich, którzy po prostu chcieliby zmniejszyć stres i napięcie poprzez wprowadzenie odrobiny porządku w codzienny pośpiech. A jej głównym przesłaniem jest zachęta do refleksji nad samym sobą; świadomość własnych pragnień i możliwości winna zaowocować dużą samodzielnością w wyborze wskazówek, które wydają się cenne i praktyczne w danym przypadku.

Życzę przyjemnej lektury i wytrwałości:

nawet jeśli brak nam samodyscypliny,nawet jeśli często tak bardzo nam się nie chce,nawet jeśli chcielibyśmy zawsze tak z rozmachem i spontanicznie,

gdyż wszystkie te „przywary” akurat w tej książce zostały uwzględnione. Powodzenia!

Agnieszka Kuna-Broniowska

JESTEM, JAKI JESTEM — i po co miałbym się zmieniać?Mała diagnoza

Nie oszukujmy się — problemem większości z nas jest to, że naprawdę nie mamy czasu, a nie to, że nie potrafimy nim zarządzać. Zresztą nikt do tej pory czasem nie zarządzał — to raczej czas zarządzał ludźmi, wyznaczając czas siewu i plonów, karnawału i pokuty, wesela i żałoby. Obecny pęd do sukcesu, przekonanie o własnej sprawczości (twój los w twoich rękach!) powodują, iż ludziom wydaje się, że można opanować również i czas — gwiazdy ekranu nigdy się nie starzeją, 60-letnie kobiety zostają matkami, młodzi ludzie biją w firmach rekordy efektywności — a my… a my czujemy się winni, że nie potrafimy zapanować nawet nad jednym pojedynczym dniem; z żalem przyglądając się promowanej ostatnio filozofii „slow” — i nie znając osobiście nikogo, kto mógłby sobie na nią pozwolić.

Analizując literaturę XIX wieku, trudno byłoby stwierdzić, żeby ktokolwiek się w ogóle spieszył. Oczekiwanie, długie odwiedziny, rozmowy, kontemplacja zapełniają kolejne karty tych powieści i tym samym dzieje bohaterów. Wyjątkiem były oczywiście chwile, gdy chodziło o czyjeś życie — wtedy owszem, należało popędzić konia — ale i to nie za bardzo, bo nieszczęsne zwierzę mogłoby to przypłacić życiem, podobnie jak oczekująca na ratunek dziewoja.

Skąd bierze się pośpiech obecnych czasów? Dlaczego — wszyscy! — nie nadążamy? Na własne, w pełni uzasadnione usprawiedliwienie — możemy sobie powiedzieć: to wynik zwiększonych wymagań, konieczności pełnienia kilku ról naraz, i to pełnienia ich perfekcyjnie — trzeba być idealną matką, pracownikiem i jeszcze błyszczeć w towarzystwie. To wynik zwiększonej dostępności propozycji, okazji i wyzwań, spośród których nie umiemy albo nie chcemy wybierać. Wyobraźmy sobie, że już nie potrzebujemy snu. Całe 24 godziny doby, bez zmęczenia, możemy wykorzystać na to, co chcemy. Co więcej można zrobić ponad to, co jest już częścią naszej codzienności? Może zacząć naukę nowego języka albo przeczytać ambitną książkę, wreszcie wysprzątać gruntownie mieszkanie…, a i tak kolejny dzień rozpocznie się nieprzyjemnym przeświadczeniem, że jednak nie udało się wszystkiego dokonać. Ale gdyby tak doba miała 36 godzin? Co jeszcze moglibyśmy zrobić? Na pewno wiele — pomysłów nam nie zabraknie, być może dopiero przy trwającej 50 godzin dobie dojdziemy do wniosku, że oto damy radę uporać się ze wszystkimi ciążącymi na nas obowiązkami, a nawet wykroić chwilę na drobne przyjemności!

Tak wiele możliwości, ale i zobowiązań wymaga umiejętności wyboru i konsekwentnego trwania przy nim. To oczywiste, że nie możemy pozwolić sobie na wszystkie zachcianki — tym bardziej że tu zazwyczaj, oprócz ograniczeń czasowych, dają o sobie znać również te finansowe. Mniej oczywiste jest, że nie zrobimy wszystkiego, co we własnym lub cudzym mniemaniu zrobić powinniśmy. A jednak! Fakt ten należy przyjąć do wiadomości, obojętnie czy budzi on w nas zgorszenie (bo jakże to!) czy ulgę (od dawna czekaliśmy, by wreszcie ktoś to oficjalnie powiedział). Marzenia marzeniami, ale doba ma godzin 24, nawet jeśli mamy wrażenie, że nasi przełożeni i bliscy mają na ten temat inne zdanie. 24, okrągłe jak bochenki, z których mamy pełne prawo wykroić kawał i na zdrowy sen, i na bezmyślne gapienie się w okno.

* * *

Przed dalszą lekturą warto poświęcić chwilę na autorefleksję. Co nam utrudnia efektywne funkcjonowanie na co dzień? Co sprawia, że czujemy się zmęczeni, jeszcze zanim w ogóle podejmiemy jakiekolwiek działanie? Oto mały test. Każdy sam powinien zanalizować swoje odpowiedzi „tak” i „nie”, zastanawiając się, jak się one mają do osobistych trudności w organizacji czasu:

Kiedy mam do zrobienia kilka rzeczy, miotam się, nie wiedząc, od czego zacząć.

Często zdarza mi się, że tracę czas, bo o czymś zapomniałem.

Umiem zaplanować dzień — ale potem się i tak się tego nie trzymam…

Kiedy zabieram się do pracy, często zdarza się, że podchodzi koleżanka i zajmuje mi czas swoimi sprawami.

Rano biegnę do pracy w ogromnym pośpiechu.

Często się spóźniam.

Nie lubię swojej pracy.

Nie odpisuję od razu na pisma i maile, segreguję je, namyślam się, czytam drugi raz.

Na biurku mam bałagan.

Gdy mam przed sobą do wykonania duże zadania, nigdy nie wiem, od czego zacząć.

Rutynowe czynności bardzo mi ciążą.

Nie mam asystenta.

Często długo szukam informacji, bo jej w porę nie zapisałem.

Moje obowiązki służbowe są nudne.

Moje obowiązki służbowe same w sobie są bardzo stresujące.

Moja droga do pracy jest długa i męcząca.

Pracuję więcej niż 8 godzin dziennie.

W pracy jest zawsze tyle do zrobienia, że trudno złapać oddech.

Chcę nauczyć się zarządzać czasem, aby lepiej wykonywać obowiązki zawodowe.

Chcę nauczyć się zarządzać czasem, gdyż mam nadzieję, że uda mi się wygospodarować więcej czasu dla siebie.

A prywatnie…

Niezbyt lubię wysiłek fizyczny.

Zwykle jestem tak zmęczony, że nawet nie chce mi się spotykać z przyjaciółmi.

Czuję, że nie wywiązuję się należycie z obowiązków domowo-rodzinnych, gdyż zwyczajnie brak mi czasu.

Chciałbym zająć się swoimi hobby, ale brak czasu mi na to nie pozwala.

Nie sądzę, by ktoś z rodziny mógł mnie odciążyć z obowiązków domowych.

Korzystam z półproduktów, aby szybciej przygotować posiłki.

Wyniki:

Pytania 1, 2, 3, 4, 8, 9, 10, 13, 21, 26 dotyczą przyczyn stresu i nieefektywnego działania, na które najłatwiej znaleźć remedium. Odpowiedzi „tak” świadczą tutaj o braku podstawowych technik organizacji dnia. Podstawowych — a zatem łatwych do opanowania, tym bardziej że w dalszych rozdziałach można odnaleźć odpowiednie wskazówki.

Pytania 7, 14, 15 dotyczą problemów głębszych. Jeśli ktoś nie lubi swojej pracy, trudno mu będzie wykrzesać z siebie entuzjazm niezbędny do skutecznego wykonywania obowiązków. Aczkolwiek można mieć nadzieję, że lepsza organizacja podniesie satysfakcję z pracy.

Pytania 12, 16, 17, 18, 25 dotyczą czynników obiektywnych — takich jak długi i nużący dojazd, nadmiar obowiązków, jakimi jesteśmy obarczeni, brak realnego wsparcia z zewnątrz. Na te elementy zwykle nie mamy wpływu, choć oczywiście zawsze warto zastanowić się — a może jednak coś przeoczyliśmy, może dałoby się inaczej?

Pytania 5, 6, 11, 22, 23, 24 dotyczą jedynie skutków nieodpowiedniej organizacji czasu — pośpiechu, stresu, pomyłek. To na te pytania powinniśmy zwrócić uwagę, kiedy po wprowadzeniu drobnych organizacyjnych zmian będziemy zastanawiać się, czy jakość naszego życia poprawiła się, czy też nie.

Nad pytaniami 19 i 20 warto zamyślić się dłużej — jest bowiem niezwykle istotna motywacja, jaka nami kieruje w chwili, gdy decydujemy się w naszą codzienną krzątaninę wprowadzić lepszą organizację. Na czym nam zależy? By pracować więcej i skuteczniej? A może żeby ze wszystkim jak najszybciej się uwinąć i zapomnieć? Warto uświadomić to sobie, aby zyskany dzięki lepszej organizacji czas wykorzystać zgodnie z własnymi pragnieniami, a nie… zmarnować.

Jak zapewnić sobie stres

Będąc ludźmi zestresowanymi, sfrustrowanymi wręcz ciągłym brakiem czasu i własną niemożnością ogarnięcia go, słusznie czynimy, poszukując winnych tej sytuacji. Lista jest długa: odpowiedzialnością obarczyć można nierealistyczne wymagania w firmie, komunikację miejską, korki, dziwne i wciąż zmieniające się godziny pracy urzędów, rozładowaną baterię w telefonie, deszcz i inne detale, które wspólnie decydują o tym, że choć mieliśmy poważny zamiar i szczere intencje stawienia się o godzinie 9:05 na posterunku, zwarci i gotowi, zjawiamy się tam właśnie roztargnieni, niegotowi, lub też nie zjawiamy się wcale. Poznajmy Bożenę — być może okaże się ona osobą poniekąd znajomą…

Bożena wstała dziś rano w dobrym humorze, ciesząc się kąpielą i poranną kawą. Na dworze świeci słońce, na stole pachną bułeczki z miodem… Nie ma to jak dobrze zacząć dzień! I dopiero kiedy okazuje się, że ostatniej parze rajstop poszło oczko — idylla pryska. Bez rajstop nakładanie przygotowanej uprzednio spódnicy nie ma sensu, toteż Bożena wyciąga szybko z szafy zmięte spodnie, prasując je niedokładnie i w pośpiechu. Nie zdążywszy (znowu) na autobus, wpada do biura lekko spóźniona, czego zresztą nikt zdaje się nie zauważać. Tyle że między ogarnianiem zmierzwionych włosów a układaniem papierów na biurku nie ma już mowy o tradycyjnej porannej herbatce. Próbując zabrać się do czegoś, Bożena otwiera skrzynkę mailową, czyta nowe wiadomości, zaznaczając pracowicie te, na które trzeba odpowiedzieć, te, na które nie i tak dalej… W tak zwanym międzyczasie pojawia się szefowa z prośbą o dokument. Pismo oczywiście wczoraj jeszcze leżało przygotowane „gdzieś na wierzchu”, ale najwyraźniej przegrało z odwiecznym prawem „ostatni będą pierwszymi” i Bożena spędza przedpołudnie zanurzona do połowy w szafie, odkrywając przy okazji szereg innych dokumentów, które kiedyś były pilne albo które dawno „zaginęły”, zanim w końcu natrafia na ów aktualnie poszukiwany. Na popołudnie przewidziała bardziej kreatywne zajęcie; jednak po przerwie obiadowej, senna z przejedzenia, nie za bardzo może złapać twórczą wenę do pracy nad powierzonym jej projektem. Godziny gładko mijają w wiernym towarzystwie internetu. Przed wyjściem Bożena sporządza jednakże listę spraw do załatwienia na jutro… i mierzy ponurym wzrokiem listę zadań na dzisiaj, w większości niewykonanych. Wraca do domu z nieprzyjemnym uczuciem mało produktywnie spędzonego dnia. Humoru nie poprawia jej świadomość, że w lodówce nie ma właściwie nic do jedzenia. A na pewno nic, co dałoby się szybko przygotować i zaspokoić narastający głód. Po przyjściu do domu z niechętnym westchnieniem obraca w rękach pomięty kwit awizo, odkrywając, że dziś jest ostatni dzień odbioru przesyłki. Biegnie na pocztę, pełną o tej porze, i spędza w kolejce 3 kwadranse, żałując, że nie zabrała ze sobą chociażby gazety. Po powrocie do domu ogląda serial, pożerając łapczywie jajecznicę. Zwinięta w kłębek usypia na kanapie, rzuciwszy ubrania w kąt. Jutro będzie nowy dzień… Ale czy lepszy?

Czy życie w mieście jest stresujące? Niewątpliwie. Tym bardziej zatem powinniśmy dbać, aby dodatkowo nie generować stresu. To już nie te czasy, niestety, gdy na podróż przeznaczało się cały dzień, delektując się przy tym deserem w dworcowej cukierni oraz lekturą w pociągu. Współczesny przyspieszony rytm zmusza nas do wpadania na peron w ostatniej dosłownie chwili, w czasie podróży wyciągamy laptop lub notatki, jeszcze zanim pociąg zatrzyma się na stacji, już dzwonimy po taksówkę, licząc, że w odpowiednim czasie podjedzie pod dworzec, a my zyskamy w ten sposób jeszcze jedną cenną minutę. Łatwo wyobrazić sobie, jaką frustracją skutkuje w tym przypadku zaniedbanie detali: niezapisanie numeru telefonu radio-taxi, niesprawdzenie numeru peronu i trasy pociągu, nienaładowanie baterii w laptopie. To właśnie te drobnostki są odpowiedzialne za tę porcję stresu, której nie musimy sobie fundować. Warto, na własne potrzeby, przeanalizować dokładnie jeden taki bez sensu zagoniony dzień, kiedy to nasze rozliczne a chaotyczne działania okazały się wyjątkowo mało produktywne. Zastanówmy się, czy można było uniknąć stresu, napięć i pospiechu, wyciągnijmy wnioski. Ale tylko raz. Nie ma sensu wpędzać się w depresję, przeżuwając w nieskończoność miniony dzień.

Wypada wspomnieć w tym miejscu o filozofii „slow”. Opiera się ona na założeniu, że poczuciu szczęścia sprzyja zwolnienie tempa życia. Ocenia, że zupełnie niepotrzebnie pędzimy: nie wiadomo po co i dokąd; że dajemy sobie zrobić firmowe pranie mózgu, zaniedbując w życiu podstawowe wartości; że należy cieszyć się chwilą i kontemplować zachody słońca. Nie wyklucza ona jednak prostego faktu, że o drobiazgi i zorganizowanie dbać trzeba. Jest to podstawą relaksu, spokoju i pewności siebie. Bo przecież trudno być pewnym siebie, jeśli witając gości na naszej prezentacji, zastanawiamy się jeszcze, czy w ogóle wzięliśmy ze sobą wszystkie potrzebne materiały…

Aby jeszcze bardziej unaocznić fakt, iż to my sami w znaczącym stopniu generujemy własny stres i niezadowolenie, przyjrzyjmy się innej, jakże częstej sytuacji: oto dostaliśmy mail. Krótki i treściwy: „Prześlij mi proszę raport za ostatni miesiąc, pozdr. Monika”.

I cóż.