Wzory pism i umów oraz ich ewidencja księgowa w jednostkach sektora finansów publicznych

W pierwszej części publikacji zaprezentowano ponad 170 przykładowych wzorów/szablonów pism oraz notatek służbowych, które mogą być pomocne pracownikom komórek finansowych przy bieżącym redagowaniu nowych pism urzędowych czy innej korespondencji służbowej, po uwzględnieniu specyfiki danej jednostki sektora finansów publicznych oraz przyjęciu indywidualnych rozwiązań. Wzory pism urzędowych zostały przypisane do następujących kategorii:

· korespondencja z bankami,

· korespondencja z kontrahentami,

· korespondencja z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,

· korespondencja dotycząca projektowania, planowania i realizacji budżetu (pisma wychodzące od organu wykonawczego JST),

· korespondencja dotycząca realizacji planów finansowych jednostek podległych, kierowana do organu wykonawczego JST,

· korespondencja pracodawca – pracownik oraz pracownik – pracodawca,

· korespondencja wewnątrzzakładowa (pomiędzy komórkami organizacyjnymi),

· notatki służbowe, zaświadczenia, oświadczenia, upoważnienia oraz pełnomocnictwa.

Ponadto zaprezentowano wzór zarządzenia w sprawie określenia zasad podpisywania pism i dokumentów porządkującego w jednostce kwestie dotyczące obiegu pism urzędowych do momentu ich wysłania oraz wzór zarządzenia w sprawie określenia zasad opracowywania i przekazywania do realizacji aktów prawnych.

Druga część dotyczy umów. Umowa jako zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron, ustalające ich wzajemne prawa lub obowiązki, jest podstawowym narzędziem wymiany dóbr i usług. Być może niewielu kierowników jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych myśli o tym na co dzień, lecz wykonywanie umów jest dla ich jednostek niemal ciągłą działalnością. Umowy stanowią podstawę prawną dla większości wykonywanych przez nich czynności, a często decydują o powodzeniu współpracy z kontrahentami. Oczywiście nie istnieje „uniwersalny przepis na dobrą umowę”. Jej kształt zależy od wielu czynników, poczynając od przepisów prawa regulujących dany typ umowy, poprzez specyfikę danej transakcji, aż po cele, jakie chce osiągnąć każda ze stron.

W publikacji zostały zaprezentowane przykładowe „szablony” (wzory) najpopularniejszych umów wraz z licznymi zasadami dotyczącymi ich sporządzania oraz roli głównego księgowego w tym zakresie. Wzory umów zostały przypisane do następujących kategorii:

· umowy z bankami,

· umowy dotyczące dotacji,

· umowy dotyczące inwestycji i remontów,

· umowy dotyczące gospodarowania majątkiem przez jednostkę,

· umowy o dzieło i zlecenia oraz inne zawierane z pracownikami lub innymi osobami fizycznymi,

· umowy dotyczące zakupu usług pozostałych i udzielania pożyczek.

Przy każdej z zaprezentowanych umów podana została ich ewidencja księgowa bilansowa (m.in. ewidencja: kar umownych, w tym potrąconych z wynagrodzenia, odsetek za opóźnienia w regulowaniu zobowiązań czy należności, założenia i likwidacji lokaty, udzielenia i rozliczenia dotacji, przewłaszczenia jako zabezpieczenia spłaty wierzytelności, należności z tytułu najmu czy dzierżawy, w tym VAT, umów zlecenia i o dzieło, utrzymania oprogramowania użytkowego, a także ewidencja inwestycji realizowanej przez konsorcjum firm, ewidencja zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz zabezpieczenia z tytułu gwarancji i rękojmi w formie gwarancji ubezpieczeniowej lub w formie pieniężnej) – oddzielnie dla budżetu (organu), a oddzielnie dla jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych i innych oraz pozabilansowa (zaangażowanie wydatków) wraz ze wskazaniem właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Ponadto można znaleźć odpowiedzi m.in. na pytania:

· jakie rozwiązania są praktykowane przez jednostki sektora finansów publicznych w przypadku zapłaty odsetek,

· czy jeśli wójt gminy podpisuje aneksy do umów dotyczące np. wykonania robót inwestycyjnych lub remontowych, to aneksy te powinien kontrasygnować również skarbnik gminy,

· czy wójt gminy może w przepisach wewnętrznych (regulaminie) powierzyć kontrasygnowanie umów innej osobie niż skarbnik gminy,

· czy skarbnik gminy (powiatu, województwa) może odmówić kontrasygnowania umów, a jeśli tak, to w jakich sytuacjach.

Dopełnienie całości stanowi płyta CD, na której znajduje się:

· 200 aktywnych wzorów pism urzędowych i umów w podziale na kategorie,

plik ułatwiający prowadzenie rejestru umów z objaśnieniami, jak z niego należy korzystać