Czas to skarb. 24 zasady zarządzania czasem

Tytuł oryginału

Time Basics

Przekład

Władysław Jeżewski

Projekt polskiej wersji okładki

MDESIGN Michał Duława | michaldulawa.pl

Redakcja i korekta

Monika Baranowska

Redakcja techniczna

Paweł Żuk

© Copyright by, Jim Muncy 2014 r.

Copyright © for the Polish edition

by Wydawnictwo Studio EMKA

Warszawa 2017

Wszelkie prawa, włącznie z prawem

do reprodukcji tekstów w całości lub w części,

w jakiejkolwiek formie – zastrzeżone.

Wszelkich informacji udziela:

Wydawnictwo Studio EMKA

wydawnictwo@studioemka.com.pl

www.studioemka.com.pl

ISBN 978-83-65068-71-2

Skład i łamanie Anter Poligrafia

Skład wersji elektronicznej

Tomasz Szymański

konwersja.virtualo.pl

Książkę tę dedykuję wszystkim moim studentom,

dawnym, obecnym i przyszłym.

Uczę się od was więcej,

niż mógłbym kiedykolwiek nauczyć was.

WSTĘPWszystko zaczyna się od podstaw

Vince Lombardi, legendarny trener futbolu amerykańskiego, zawsze tak samo rozpoczynał pierwszy trening w sezonie. Zbierał drużynę, podnosił do góry piłkę futbolową i mówił:„Panowie, to jest piłka”. Dla doświadczonych zawodników nie była to oczywiście żadna rewelacja. Po wielu latach kariery zdążyli się już zorientować, jak wygląda piłka. Lombardi odprawiał ten rytuał, niemal tak słynny jak on sam, żeby coś im uświadomić. Wszystko zaczyna się od podstaw. Choćbyś był bardzo doświadczony i biegły w jakiejś dziedzinie, nigdy nie powinieneś zapominać o podstawach.

Co jest słuszne w sporcie, jest tym bardziej słuszne w nauce. Od czego zaczniesz edukację, jeżeli chcesz zostać lekarzem? Od dowiedzenia się, jakie leki przepisywać na dane objawy? Nie, zanim zaczniesz studiować medycynę, musisz opanować podstawy, na których medycyna się opiera. Najpierw więc nauczysz się biologii i chemii. Dopiero gdy poznasz podstawy nauk przyrodniczych, będziesz naprawdę przygotowany do studiów medycznych. A jeśli chcesz zostać inżynierem? Czy rozpoczniesz od nauki projektowania mostów? Nie, zaczniesz od studiowania podstaw, na których opiera się inżynieria. Najpierw opanujesz rachunek różniczkowy i całkowy oraz fizykę. Bez dobrej znajomości tych podstaw nauka inżynierii nie będzie miała większego sensu.

Nieważne zatem, czy chodzi o futbol, medycynę, inżynierię czy jakąś inną dziedzinę, w której chciałbyś osiągnąć mistrzostwo – zawsze wszystko zaczyna się od dobrej znajomości podstaw. Dlatego książka ta jest poświęcona dwudziestu czterem podstawowym zasadom zarządzania czasem. Czas jest ograniczony, a wszystko, co robimy, pozbawia nas pewnej jego ilości. Aby zyskać biegłość w jakiejś dziedzinie, najpierw musimy się nauczyć zarządzania czasem. Poznamy podstawowe zasady, zrozumiałe dla wszystkich, którzy potrafią efektywnie zarządzać swoim czasem.

Dlaczego nie uczymy się zarządzania czasem?

Na ogół uważamy, że powinniśmy lepiej zarządzać swoim czasem. Kiedy spotykam się z ludźmi, często jestem pytany o zawód. Odpowiadam, że jestem nauczycielem akademickim, a wtedy oczywiście słyszę pytanie, czego uczę. Wyjaśniam, że wykładam na wydziale biznesu, a potem wyliczam przedmioty, z których prowadzę zajęcia. Gdy mówię, że uczę sprzedaży, rozmówcy dyskretnie chowają portfele. Dodaję, że uczę też korzystania z komputerów w marketingu, a wtedy widzę, jak ziewają. Potem mówię, że uczę zarządzania czasem, na co prawie każdy odpowiada: „Muszę zapisać się na ten kurs”. Gdy wspominam, że napisałem książkę o zarządzaniu czasem, zawsze słyszę: „Muszę ją przeczytać”. Czemu więc najczęściej są to puste słowa? Każdy mówi, że musi przeczytać książkę o zarządzaniu czasem, ale prawie nikt tego nie robi. Dlaczego? Odpowiedź na to pytanie poznałem już w pierwszym semestrze swoich wykładów z zarządzania czasem.

Ponieważ różni ludzie mają odmienne problemy z zarządzaniem czasem, postanowiłem, że fakt ten będzie punktem wyjścia moich wykładów. Na początku podzieliłem studentów na cztery grupy, według ich typów osobowości. Być może znacie cztery podstawowe typy osobowości, które wyodrębnił już Hipokrates. Pierwszy typ to ludzie weseli, drugi – wymagający, trzeci – niefrasobliwi, a czwarty – ostrożni i staranni. Osobom należącym do tego samego typu osobowości kazałem stanąć w tym samym kącie sali. Wiedziałem, czego się spodziewać, jeśli chodzi o liczebność poszczególnych grup. Gdyby moja klasa była reprezentatywna dla całego społeczeństwa, najmniejszą grupę tworzyłyby osoby wymagające, a nieco większą – ostrożne. Ludzie weseli i niefrasobliwi stanowiliby dwie największe grupy. Rzeczywistość okazała się zupełnie inna.

W jednym z narożników znalazło się około 80 procent studentów. Były to osoby ostrożne i staranne. Hipokrates nazwał takich ludzi „melancholikami”. Wyznają oni zasadę, że „życie musi być zorganizowane i należy dążyć do perfekcji”. Najlepiej czują się wtedy, gdy wokół nich panuje doskonały porządek. Lubią, gdy wszystko jest poukładane jak w pudełku. Kto nie zna takich ludzi, niech wybierze się na zjazd księgowych. Znajdzie tam mnóstwo melancholików. Od księgowego wymaga się, żeby był dobrze zorganizowany i staranny. Ostatnią rzeczą, którą chciałbym usłyszeć od swojego księgowego, byłoby: „Zupełnie nie wiem, gdzie się podziały te wszystkie pieniądze”. Świat potrzebuje melancholików, ale źle by było, gdyby wszyscy byli melancholikami. W całej populacji jest ich około 25 procent. Dlatego zdziwiłem się, że wśród moich studentów stanowią oni zdecydowaną większość.

Natomiast „sangwiników”, jak ich nazywał Hipokrates, było w sali tylko dwóch. Tymczasem na świecie jest to najpowszechniejszy typ osobowości. Sangwinicy są weseli i traktują życie jak zabawę. Bardziej interesują ich kontakty z ludźmi, niż wykonywanie zadań. Na ogół są zbyt zajęci zabawą, żeby dbać o porządek w swoich sprawach. Byłem zaskoczony, że wśród moich studentów jest ich tylko dwóch, zwłaszcza że w populacji tworzą największą grupę.

Próbowałem dociec, skąd tak duża rozbieżność. Czy pod wpływem moich błędnych wskazówek studenci źle określili swoją osobowość? Czy naprawdę skierowałem ich we właściwe narożniki? Na czym polegał błąd? Popatrzyłem na studentów. W jednym kącie stali w równych rzędach starannie zadbani melancholicy. W przeciwległym rogu dwóch sangwiników zastanawiało się, kiedy skończymy i będą mogli pójść się bawić. Nagle zrozumiałem, skąd tak duża różnica między moją grupą a ogółem populacji.

No bo kto zapisuje się na wykłady z zarządzania czasem? Przecież nie lubiący się bawić sangwinicy. Kiedy zobaczą w programie studiów wykład z zarządzania czasem, mina im rzednie i myślą: „Fajnie to tam nie będzie”. Dwóch biednych sangwiników chodziło na moje wykłady, bo żadnych innych nie mogli dopasować do swojego rozkładu zajęć. Natomiast poważni, dobrze zorganizowani melancholicy na widok mojego wykładu tylko się ucieszyli: „Rety, dostaniemy zaliczenie za organizowanie wszystkiego!” (czyli za to, co im najlepiej wychodzi). To tak jakby wiewiórka zapisała się na zajęcia ze zbierania orzechów. Przecież do tego właśnie melancholików stworzono. Organizowanie mają we krwi.

Książka dla wszystkich

Podczas wykładów doznałem olśnienia, z którego zrodziła się ta książka. Zrozumiałem, czemu tylu ludzi chce się nauczyć zarządzać czasem, ale tylko niewielu się to udaje. I dlaczego wszyscy wiedzą, że potrzebna im książka o zarządzaniu czasem, lecz przeczytają ją tylko nieliczni. Przypomniałem sobie wszystkie przeczytane książki z tej dziedziny. Nie różnią się prawie niczym.

Kto pisze książki o zarządzaniu czasem? Perfekcjoniści, którzy muszą panować nad każdym skrawkiem swojego świata. Uwielbiają zastanawiać się, w jaki sposób wszystko zorganizować. A ponieważ największym problemem podczas organizowania jest zarządzanie czasem, piszą o tym książki. Nie znają większej radości, niż dzielenie się z ludźmi pomysłami, jak zaprowadzić jeszcze większy porządek w swoim rozkładzie dnia.

A kto czyta książki o zarządzaniu czasem? Przecież nie lubiący się bawić sangwinicy. Książka o zaprowadzaniu porządku w życiu należy dla nich do tej samej kategorii, co książka o usuwaniu woskowiny z uszu: może się przydać, ale interesująca na pewno nie jest. To oczywiście melancholicy-perfekcjoniści kupują i czytają książki o zarządzaniu czasem. Chcą się dowiedzieć, jak lepiej posegregować wizytówki i uporządkować sprawy do załatwienia.

Większość książek o zarządzaniu czasem jest więc pisana przez melancholików dla melancholików. Melancholicy mają powody do zadowolenia, ale co z pozostałymi? My też przecież musimy zarządzać czasem, tyle że nie tak jak melancholicy. W jaki sposób lepiej gospodarować swoim czasem? Jeśli nie masz obsesji na punkcie porządku, potrzeba ci nietypowej książki poświęconej temu zagadnieniu. Mam nadzieję, że taka właśnie jest moja książka. Nawet jeśli dużo czytasz o planowaniu swojego życia, znajdziesz tutaj wiele nowych rzeczy. Zawiera ona oryginalne ujęcie zarządzania czasem, więc oferuje coś, czego nie ma w wielu innych.

Nie chodzi o zarządzanie twoim życiem

Ta książka nie jest tylko po to, żeby dać ci większe poczucie kontroli nad swoim życiem. Ma ci zapewnić lepsze życie. Jak już zauważyłem, wszyscy mi mówią, że powinni chodzić na moje wykłady z zarządzania czasem. Mało kto jednak chce poznać lepsze sposoby organizowania swojego rozkładu dnia. Większość ludzi uważa, że z powodu przyjętego sposobu zarządzania czasem omijają ich w życiu różne wspaniałe rzeczy. Gdyby mogli lepiej panować nad swoim czasem, mogliby robić to, na czym najbardziej im zależy. Mogliby spędzać więcej czasu z rodziną. Zrobiliby większą karierę. Mieliby czas na hobby lub ulubiony sport. Zaczęliby ćwiczyć i prowadzić zdrowszy tryb życia. Nie czuliby się winni, że brak im czasu na różne ważne dla nich sprawy. Mogliby nawet zyskać czas na to, żeby przystanąć i powąchać róże.

W tej książce nie znajdziesz ogólnego, dobrego dla wszystkich systemu zarządzania czasem. Systemy takie są sprzeczne z maksymą Stephena Coveya: „Zanim dasz receptę, postaw diagnozę”. Aby pokazać, że ogólne rozwiązania nie są dobre, Covey posłużył się celną analogią. Załóżmy, że wzrok mi się pogorszył, więc poszedłem do okulisty. Mówię, co mi dolega, a lekarz odpowiada: „Wie pan, miałem to samo, ale sprawiłem sobie okulary”. Po czym zdejmuje je i zakłada mi na nos. „Proszę, teraz powinno być dobrze”. Czy dzięki jego okularom skończą się moje kłopoty ze wzrokiem? Istnieje niewielka szansa, że tak. Jest jednak znacznie bardziej prawdopodobne, że przez jego okulary będę widzieć jeszcze gorzej. Jeżeli akurat nie mamy identycznej wady wzroku, założenie jego okularów nic mi nie da.

Uwzględnienie różnic między nami

Moje rozwiązania dotyczące zarządzania czasem nie załatwią twoich problemów. Są trzy tego powody. Mamy różne osobowości, zawody i sytuacje życiowe. Przyjrzyjmy się tym różnicom, bo dzięki temu zrozumiemy, dlaczego marzenie o uniwersalnym systemie zarządzania czasem jest mrzonką.

Osobowość

Poznaliśmy już pierwszy z wymienionych powodów. Mamy różne osobowości, a co za tym idzie, różne problemy z czasem. Szczegółowy system zarządzania czasem, z mnóstwem pól do zaznaczenia i kolumn do wypełnienia, mógłby uradować melancholików, ale reszty z nas nie ucieszy. Sangwinikom twarz się wyciągnie. Złożony system, jaki polecają autorzy wielu książek, nadaje się tylko dla garstki. A przecież ludzie każdego typu osobowości potrzebują sposobu na skuteczne zarządzanie czasem. Potrzebują rozwiązania, które będzie odpowiadało ich osobowości.

Zawód

Mój system zarządzania czasem nie będzie się dla ciebie nadawał, bo zapewne nie jesteś wykładowcą akademickim. Jako profesor mam profesorskie problemy z czasem, odmienne niż akwizytorzy, księgowi, lekarze, urzędnicy, nauczyciele szkół średnich… Moje problemy nie zawsze są nawet takie same, jak problemy innych wykładowców akademickich. Przez dużą część kariery zawodowej wykładałem na uczelniach o profilu naukowo-badawczym: na uniwersytecie stanu Oklahoma, politechnice w Teksasie, uniwersytecie w Clemson. Musiałem koncentrować się przede wszystkim na teorii. Po kilku latach zapragnąłem lepiej poznać praktyczną stronę nauki o biznesie i przeniosłem się do uniwersytetu stanowego w mieście Valdosta, uczelni o zrównoważonym profilu. Nadal prowadzę badania naukowe, ale mam też więcej czasu na przedsięwzięcia z dziedziny biznesu. Po przeprowadzce moje problemy z czasem zmieniły się. Kiedy wykładałem na poprzednich uczelniach, rzecz polegała na eliminowaniu wszystkiego, co przeszkadza w prowadzeniu badań. Odkąd jestem w Valdoście, problemem jest pogodzenie ze sobą wykładów, badań naukowych i działalności poza uczelnią, aby jedne nie odbywały się kosztem drugich.

Sytuacja życiowa

Mój system nie będzie dla ciebie odpowiedni również dlatego, że jesteś pewnie w innej sytuacji życiowej niż ja. Przez pewien czas próbowałem nawet uczyć studentów swojego systemu zarządzania czasem, ale to także nie przyniosło spodziewanych wyników. Wychowywałem w tym czasie czworo dzieci i musiałem jakoś zmieścić domowe obowiązki w planie innych swoich zajęć. Kiedy zmuszałem studentów do wypróbowania mojego systemu, najczęściej słyszałem: „Rozumiem, że jest on dobry dla pana, ale nie bardzo widzę, jak mógłby przydać się mnie”. Uważałem, że mój system nada się i dla nich, ale łamałem w ten sposób zasadę Coveya: przed daniem recepty nie postawiłem diagnozy.

Potrzebujesz systemu

Nie zrozum mnie źle: nie jestem przeciwnikiem systemów. W tej książce poświęcam cały rozdział budowie systemu zarządzania czasem. Nie jestem też przeciwnikiem publikacji, w których poleca się takie systemy. Przeczytałem wiele książek tego rodzaju i bardzo dużo im zawdzięczam. Zaczerpnąłem z nich mnóstwo pomysłów, które przydały mi się przy tworzeniu własnego systemu. Gorąco zachęcam do czytania książek, w których przedstawione są konkretne systemy zarządzania czasem. Jestem przekonany, że będzie to bardzo pożyteczna lektura. Chcę tylko zaznaczyć, że nie wierzę w uniwersalne systemy zarządzania czasem. Ze względu na różnice osobowości, pozycji zawodowej i sytuacji życiowej ludzie potrzebują odmiennych systemów. Każdy z nas musi więc opracować system, który będzie odpowiadał jego specyficznym potrzebom.

Ponieważ każdy potrzebuje własnego systemu, musimy się dowiedzieć, w jaki sposób go stworzyć. Jak się buduje system zarządzania czasem? Tak jak buduje się każdą inną rzecz. Zaczynamy od fundamentów. Przypomnij sobie, o co chodziło trenerowi Lombardiemu, gdy mówił zawodnikom: „Panowie, to jest piłka”. Czy chodziło mu o to, że zawodnicy nie muszą się uczyć rozgrywania akcji? Nie, po prostu nie zaczynał od tego. Chciał zacząć od podstaw: atakowania, blokowania itd. Aby właściwie zarządzać czasem, potrzebujemy systemu, ale każdy dobry system musi się opierać na podstawach. Poznamy więc podstawy zarządzania czasem i dzięki temu będziemy mogli zbudować system.

Budowanie od podstaw

W tej książce położymy fundamenty pod dowolny system, jaki można stosować do zarządzania czasem. Omówimy dwadzieścia cztery podstawowe zasady, na których opierają się wszystkie dobre systemy. Zakładam, że czytasz tę książkę, bo chcesz mieć więcej z życia, i wiesz, że lepsze wykorzystanie czasu pozwoli ci na to. Musisz zbudować osobisty system oparty na podstawowych zasadach przedstawionych w tej książce. Nigdy nie zdobędziesz kontroli nad swoim czasem, jeśli nie opanujesz tych zasad.

O zarządzaniu czasem uczę od wielu lat, więc wiem, że podstaw nie da się pominąć. Gdybym chciał cię nauczyć, jak zbudować most, nie mógłbym przecież pominąć podstaw inżynierii. Nie nauczyłbym cię projektowania mostów, pokazując tylko, jak sam zaprojektowałem jakiś most. Powiedzmy, że podałem ci wszystkie dane do mojego projektu wiaduktu nad autostradą międzystanową. Gdybyś przyswoił sobie dokładnie wszystkie te dane, mógłbyś zaprojektować wiadukt nad autostradą. A gdybyś musiał zaprojektować most przez rzekę lub wiadukt nad torami kolejowymi? Nic by z tego nie wyszło. Gdybyś chciał się nauczyć budowy mostów, musiałbyś najpierw poznać podstawowe zasady inżynierii wodno-lądowej. Wtedy mógłbyś je zastosować do dowolnego mostu lub wiaduktu, jaki chciałbyś zaprojektować.

W książce znajdziesz więc omówienie dwudziestu czterech podstawowych zasad zarządzania swoim – a nie moim – czasem. Pomogą ci one rozwiązywać swoje – nie moje – problemy z czasem. Dowiesz się, jak zarządzać czasem, chociaż twoja osobowość, zawód i sytuacja życiowa różnią się od moich. Jeżeli przyswoisz sobie te podstawowe zasady, będziesz mógł rozwiązywać jedyne w swoim rodzaju wyzwania, przed którymi codziennie stajesz. Zasady te stosują się do wszystkich, są uniwersalne. Tylko od ciebie zależy, w jaki sposób zastosujesz je do własnego życia. Jesteś przecież wyjątkowy. Dzięki tym uniwersalnym zasadom osiągniesz swoje cele w życiu, rozwiązując własne, jedyne w swoim rodzaju problemy z czasem.

Prezentacja podstawowych zasad

Istnieją dwadzieścia cztery podstawowe zasady zarządzania czasem, które podzieliłem na cztery grupy. Każdej z tych grup poświęciłem jedną część książki. Pierwsza część dotyczy wizji twojego życia i czasu. Rozpatrzymy w niej kwestię, jak poświęcać czas na rzeczy naprawdę ważne, zamiast marnować go na to, co akurat zwróciło naszą uwagę. W drugiej części mowa jest o tym, jak przy użyciu tej wizji skoncentrować się na organizowaniu naszej codziennej aktywności. Omawiamy tu budowanie systemu zarządzania czasem i optymalne rozplanowanie naszego dnia. Trzecia i czwarta część dotyczą tego, jak zapewnić naszemu systemowi zarządzania czasem szybkość i moc. Chcemy zarządzać swoim czasem szybciej i energiczniej. W drugiej części książki dowiemy się, jak to zrobić. Wizja, koncentracja, szybkość i moc to cztery elementy układanki o nazwie zarządzanie czasem. Pokażemy, jak zastosować je do naszego życia, abyśmy mogli maksymalnie wyzyskać swój czas.

Wszystkie rozdziały mają taką samą konstrukcję. Są krótkie, liczą po zaledwie osiem stron. Mógłbym powiedzieć znacznie więcej o każdej zasadzie, ale sześćdziesięciostronicowy rozdział w książce o zarządzaniu czasem zniechęciłby czytelników. Jeżeli cenisz swój czas, pewnie nie masz go tyle, żeby oddawać się lekturze długich rozdziałów. Dlatego omówienie każdej zasady starałem się zmieścić na ośmiu stronach.

W każdym rozdziale jest dużo historyjek, przykładów, analogii i cytatów. Niektórzy czytelnicy mogą to uznać za plewy, ale niesłusznie. Nie piszę tego wszystkiego, żeby marnować wasz czas. Korzystając z wyników nauki o ludzkim poznaniu, staram się prezentować podstawowe zasady w taki sposób, żeby ich zapamiętanie było łatwiejsze. Badania dowiodły, że aby człowiek zapamiętał ogólne idee, musi je skojarzyć z jakimś konkretem. Takimi konkretami są właśnie historyjki, przykłady, analogie i cytaty. Prawdopodobnie łatwiej zapamiętasz te historyjki, analogie niż pojęcia, które mają one ilustrować. I bardzo dobrze, bo skonstruowałem je tak, aby nie dało się zapamiętać historyjki, przykładu, analogii i cytatu, nie zapamiętując jednocześnie, co chciałem przez nie powiedzieć.

Jeżeli interesuje cię coś więcej niż podstawy, zapraszam na stronę timebasics.com. Jest tam wiele narzędzi, które ułatwią ci dalsze kroki w zarządzaniu czasem. Są też darmowe rozwiązania, które możesz włączyć do swojego systemu zarządzania czasem. Są filmy, blogi i ważne linki dotyczące zarządzania czasem. Jeżeli chcesz wykonać pewne praktyczne ćwiczenia, sprawdzające opanowanie poszczególnych zasad, koniecznie zaopatrz się w zeszyt do ćwiczeń zatytułowany Living the Basics (Jak żyć według zasad). Jest do nabycia na stronie timebasics.com lub w wybranych księgarniach.

Co to jest zarządzanie czasem?

Zanim przejdziemy do wykładu podstawowych zasad, trzeba odpowiedzieć na podstawowe pytanie: co to jest zarządzanie czasem? Przyjmiemy następujące określenie: zarządzanie czasem to dopasowywanie bieżących działań do naszych przyszłych celów. Z definicji więc zarządzamy swoim czasem w takim stopniu, w jakim nasze obecne działania kierują nas tam, gdzie chcemy się znaleźć w przyszłości. Wielki koszykarz LeBron James wie, co to znaczy dążyć do jakiegoś przyszłego celu. Zapytany, co jest najtrudniejsze w dążeniu do mistrzostwa NBA, odparł: „Codziennie od nowa musimy uświadamiać sobie, że nie wolno nam zmarnować dnia”.

Właśnie dlatego zarządzamy swoim czasem. Wiemy, jak ma wyglądać nasze życie w przyszłości, a przyszłość ta ma różne aspekty. Wiemy, jakie ma być nasze życie zawodowe i jaką pragniemy mieć rodzinę. Chcemy osiągnąć określone cele finansowe. Pragniemy być zdrowi i wiemy, jak chcielibyśmy wyglądać. Marzymy też o robieniu różnych fajnych rzeczy. Wszystkie te aspekty naszej przyszłości rywalizują o czas, który mamy w tej chwili do dyspozycji.

Jak się upewnić, czy dążymy do tych celów w sposób zrównoważony? Nie chcemy, żeby w naszej przyszłości, gdy już nadejdzie, ziała jakaś wielka dziura. A co jeszcze ważniejsze: skąd będziemy wiedzieć, że nie robimy rzeczy, które oddalają nas od przyszłości naszych marzeń? Jak zyskać pewność, że nie zmarnowaliśmy dnia? Tylko dzięki uczeniu się podstawowych zasad zarządzania czasem i stosowaniu ich w praktyce. Przystąpmy więc do rzeczy i po kolei zapoznajmy się z dwudziestoma czterema zasadami zarządzania czasem.

Wizja

Zasada percepcji:

Jest później, niż ci się wydaje

*

Zasada wykluczającej alternatywy:

Zdecydować się na coś to zrezygnować z czegoś innego

*

Zasada wysiłku:

Możesz zrobić cokolwiek, ale nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego

*

Zasada priorytetów:

Słowa mogą zwodzić, ale czyny nie kłamią

*

Zasada wartości:

Bieda czeka tych, którzy poświęcają najwartościowszy czas rzeczom małej wartości

*

Zasada rozpraszania uwagi:

Najbardziej atrakcyjna droga rzadko jest tą, na której się znajdujemy

Część pierwszaWizja

Mój dobry znajomy Joe potrafi w ciągu doby dokonać bardzo wiele. Jest zawsze skupiony i pełen pasji życia. Cechuje go niewiarygodny entuzjazm i determinacja w dążeniu do celu. Jest bardzo oddany rodzinie, a jego firma wywarła wielki i bardzo dodatni wpływ na życie wielu ludzi. Niedawno w naszym gronie rozmawialiśmy o tym, że Joe mimo upływu lat jest wciąż niezwykle aktywny. Zastanawialiśmy się, jak udaje mu się nadal osiągać tak dużo w życiu zawodowym i osobistym. Od syna dowiedziałem się czegoś, co może być odpowiedzią na to pytanie.

Joe postanowił, że po osiągnięciu pewnego wieku kończy swoją intensywną aktywność. Chociaż granicę ustalił dość arbitralnie, po jej przekroczeniu rzeczywiście nie będzie już chyba w stanie utrzymać dotychczasowego tempa. Na biurku Joe stoi misa ze szklanymi kulkami, po jednej na każdy miesiąc dzielący go od ustalonej granicy. Po upływie każdego miesiąca Joe wyjmuje z misy jedną kulkę i wyrzuca ją.

Czemu służy misa z kulkami? Dzięki niej Joe zyskuje wizję. Po pierwsze, widzi wyraźnie, jakie ma przed sobą możliwości. W misie jest wiele kulek. Joe dokonał już mnóstwa wspaniałych rzeczy, ale szklane kulki mówią mu, ile jeszcze może osiągnąć. Dopóki jest czas, istnieją możliwości. Jeśli Joe czasami pomyśli, by się wycofać lub zwolnić tempo, spojrzenie na misę z kulkami mówi mu, że ma jeszcze sporo czasu. Może dokonać w swoim życiu i życiu innych ludzi nowych niesamowitych rzeczy.

Misa z kulkami uzmysławia mu jednocześnie, jak krótkie jest życie. W misie jest tylko określona liczba kulek. Nie ma ich tyle, ile kiedyś było. Misa z kulkami pomaga Joe zdać sobie sprawę, że chociaż możliwości są nieograniczone, czas ma granice. Jedyny sposób wykorzystania tych możliwości to nie marnować czasu.

Wszelkie efektywne zarządzanie czasem zaczyna się od wizji. Musimy mieć jasną wizję nieograniczonych możliwości i jeszcze wyraźniejszą wizję tego, że czasu jest niewiele. Zarządzanie czasem to punkt, w którym obie te wizje się zbiegają. Jeśli będziemy mieć tylko wizję możliwości, zmarnujemy wiele czasu, bo nie będziemy odczuwać pilnej potrzeby działania. Przeżyjemy życie w krainie „może kiedyś”. Miesiąc będzie mijał za miesiącem, a my nawet tego nie zauważymy. Jeśli natomiast będziemy mieć tylko wizję ograniczoności czasu, nie będziemy wiedzieć, co z nim zrobić. Możemy się nawet zniechęcić do czegokolwiek – przecież w czasie, którym dysponujemy, nie da się zrobić wszystkiego, co chcielibyśmy zrobić.

Dobre zarządzanie czasem zaczyna się od wizji: zarówno ograniczoności czasu, jak i możliwości dokonania w tym ograniczonym czasie wielu wspaniałych rzeczy. Część pierwsza poświęcona jest temu, jak zyskać właściwą wizję czasu. Rozpoczniemy od złudzenia, które zniekształca nasze postrzeganie czasu: wydaje nam się, że mamy go więcej, niż jest go naprawdę. Potem pokażemy, jak maksymalnie wyzyskać dostępny czas. Wymaga to jasnej decyzji, czym zajmujemy się w życiu, a z czego rezygnujemy. Następnie przystąpimy do ustalania priorytetów i organizowania swojego czasu. Na zakończenie pierwszej części zajmiemy się tym, jak zachować jasność wizji mimo wielu czynników, które mogą ją zmącić.

Poznanie pierwszych sześciu zasad zarządzania czasem pomoże ci w uzyskaniu jasnej wizji tego, jak w ograniczonym czasie wykorzystać nieograniczone możliwości. Największy problem w zarządzaniu czasem polega na tym, że wiele cennego czasu przecieka nam przez palce. Dzieje się tak, bo albo uważamy, że czasu nigdy nam nie zabraknie, albo nie wiemy, co można zrobić w tak ograniczonym czasie. Dzięki jaśniejszej wizji tego, jak dokonać wielu rzeczy w krótkim czasie, pokonamy liczne problemy związane z zarządzaniem czasem.

1Percepcja

Zasada percepcji:Jest później, niż ci się wydaje

Sympatyczne małżeństwo ze Szkocji odziedziczyło chińską wazę. Była stara, ale ładna, więc Szkoci postawili ją na stole w salonie. Podobno przebiegający pies potrącił kiedyś stół i waza omal nie roztrzaskała się o podłogę. Zdarzyło się nawet, że dzieci podczas zabawy w salonie o mało co nie rozbiły wazy kijem do krykieta. Ale pewnego dnia Szkoci zobaczyli w muzeum wazę bardzo podobną do swojej. Poprosili rzeczoznawcę o wycenę i okazało się, że ich waza jest warta dziesięć milionów dolarów. Od razu zaczęli traktować ją inaczej.

Pozwól, drogi czytelniku, że zadam ci pytanie: czy gdybyś miał wazę wartą dziesięć milionów dolarów, trzymałbyś ją na stoliku w salonie, gdzie biega pies, a dzieci grają w krykieta? Chyba tylko wtedy, gdybyś nie wiedział, że waza jest warta dziesięć milionów. Przypuszczam jednak, że gdybyś tylko poznał jej prawdziwą wartość, zacząłbyś się z nią obchodzić zupełnie inaczej. Kiedy wydaje nam się, że jakiś przedmiot to byle co, traktujemy go jak byle co. Gdy się jednak dowiemy, że mamy prawdziwy skarb, zaczynamy traktować go jak skarb.Większość ludzi traktuje swój czas jak byle co, bo nie rozumieją, że jest to skarb.

Rzadkość jest źródłem wartości

Waza naszych Szkotów jest bardzo cenna, bo to jedyna czerwona waza z wczesnego okresu dynastii Ming zachowana w doskonałym stanie. Bardzo niewiele waz tego rodzaju w ogóle istnieje, a wszystkie pozostałe mają jakieś defekty. Waza Szkotów jest warta fortunę, gdyż jest wyjątkowo rzadka. Rzadkość nadaje jej wartość. Rzeczy mają dla nas wartość o tyle, o ile są rzadkie.

Nie zdajemy sobie sprawy, że mamy niewiele czasu, więc go nie cenimy. A ponieważ nie cenimy swojego czasu, traktujemy go jak byle co, a nie jak skarb. Wydaje nam się, że mamy nieograniczoną ilość czasu, i postępujemy zgodnie z tym przeświadczeniem. To złudzenie nie jest niczym nowym. Już dwa tysiące lat temu rzymski filozof Seneka zauważył, że ludzie nie rozumieją, jak cenny jest czas. Pisał:

Wszyscy skarżymy się na krótkość czasu, a przecież mamy go tak wiele, że nie wiemy, co z nim robić. Życie nasze trawimy, albo nic nie czyniąc, albo nie czyniąc nic w jakimś celu, albo nie czyniąc nic, co czynić należy. Zawsze narzekamy, że nasze życie jest krótkie, a postępujemy tak, jakby nie było mu końca.

Wiemy, że czasu mamy niewiele, ale nie jestem pewien, czy naprawdę zdajemy sobie z tego sprawę. Gdyby było inaczej, nie traktowalibyśmy czasu jak byle czego i zaczęlibyśmy traktować go jak skarb. Michael Landon1 występował w serialach przez dwadzieścia osiem lat bez przerwy. Tylko Lucille Ball gościła na okładce „TV Guide” częściej niż on. Jeszcze w wieku pięćdziesięciu czterech lat Landon wyglądał jak okaz zdrowia. Ćwicząc w swojej domowej siłowni, mówił gościom: „W życiu nie czułem się lepiej”. A jednak nie dożył pięćdziesięciu pięciu lat, umarł na raka.

W ostatnich tygodniach życia Landon zauważył coś, co większość z nas uświadamia sobie dopiero wtedy, gdy jest już za późno: zrozumiał, jak cenny jest czas. Powiedział:

Na samym początku naszego życia ktoś powinien nas uprzedzić, że jesteśmy śmiertelni. Wtedy moglibyśmy żyć na całego, żyć pełnią życia w każdej minucie każdego dnia. Zróbcie tak, radzę wam! Cokolwiek chcecie zrobić, zróbcie to dziś! Jutra może już nie być.

Powinniśmy zawsze pamiętać, że czasu mamy niewiele. Inaczej go zmarnujemy.

Choćby jakaś rzecz była niezwykle ważna, nie będziemy jej cenić, jeśli nie jest rzadkością. Niedawno kupiłem puszkę sprężonego powietrza, żeby wyczyścić sprzęt fotograficzny. Kosztowała pięć dolarów. Wyobraź sobie tylko: zapłaciłem pięć dolarów za powietrze. Pomyślałem, że ktoś mnie nabił w butelkę. Powietrze nie jest przecież warte pięć dolarów. A może jednak? Nie cenimy powietrza, bo jest wszędzie. Ale niech nam go zabraknie na pół minuty, a od razu przekonamy się, jak bardzo jej cenne. Dla tonącego powietrze jest najbardziej upragnione na świecie. Dla chorych na astmę nie ma nic cenniejszego niż powietrze. To jego niedostatek sprawia, że tak je cenią. Reszta z nas wie, że jest ważne, ale tak naprawdę nie zdajemy sobie sprawy z jego prawdziwej wartości. Nie przeżylibyśmy pięciu minut bez powietrza, lecz go nie cenimy, bo mamy go pod dostatkiem.

Bez względu na to, jak ważna jest jakaś rzecz, cenimy ją dopiero wtedy, gdy jest rzadka. Parafrazując Thomasa Paine’a2, tylko rzadkość nadaje rzeczom wartość, bo tego, co zdobywamy zbyt łatwo, nie doceniamy. Dlatego właśnie nie cenimy czasu. Jest to najcenniejsza rzecz, jaką mamy, ale ulegamy złudzeniu, że nigdy się nie skończy. Dopóki nie przekonamy się, jaką rzadkością jest czas, nie docenimy go należycie.

Jest zawsze później, niż nam się wydaje

Jeśli pragniemy osiągnąć w życiu jakiś ważny cel, jest zawsze później, niż nam się wydaje. Jedna z moich studentek czytała ostatnio książkę o finansach osobistych. Jej zdaniem rozdział, który właśnie przeczytała, nie jest dla niej ważny, bo dotyczy przygotowań do emerytury. Wyjaśniłem, że jeśli chodzi o odkładanie na emeryturę, to nawet w wieku dwudziestu jeden lat jest później, niż mogłoby się jej wydawać. Dla ilustracji obliczyłem, ile będzie mieć pieniędzy w wieku sześćdziesięciu pięciu lat, jeżeli mając lat dwadzieścia jeden, zacznie odkładać po pięćset dolarów miesięcznie (przy oprocentowaniu w wysokości 9,25 procent i kapitalizacji miesięcznej). Potem porównałem, co się stanie, jeśli nie będzie oszczędzać na emeryturę w wybranych okresach swojego życia. W wieku sześćdziesięciu pięciu lat będzie w takiej samej sytuacji finansowej, jeżeli opuści:

1 rok w wieku 21 lat.

3½ roku po ukończeniu 30 lat.

8 lat po ukończeniu 40 lat.

20 lat po ukończeniu 45 lat.

Nie jestem pewien, czy zrozumiała te wyliczenia, ale z matematyką nie ma dyskusji. Mogła zacząć oszczędzanie w wieku dwudziestu jeden lat i skończyć je po ukończeniu czterdziestu pięciu lat. Mogła też odczekać rok i zacząć oszczędzanie w wieku dwudziestu dwóch lat, oszczędzając aż do ukończenia sześćdziesięciu pięciu lat. Skutek byłby taki sam. Opóźnienie o jeden rok, który wydawał się jej pozbawiony znaczenia, gdy miała dwadzieścia jeden lat, mógł ją kosztować dwa dziesięciolecia oszczędzania w późniejszym okresie życia. Młodzi ludzie nie rozumieją, jak cenny jest czas w sprawach finansowych. Kiedy uświadamiamy sobie, że powinniśmy wcześnie zacząć myśleć o emeryturze, jest już za późno, aby wcześnie zacząć. Jak tylko stajemy się niezależni finansowo, ktoś powinien nas uprzedzić, że jest później, niż nam się wydaje.

Podam jeszcze jeden przykład. Dwoje moich przyjaciół po sześćdziesiątce nadal gra w koszykówkę przez trzy dni w tygodniu na pełnowymiarowym boisku. Jak to możliwe? Gdyby zaczęli dbać o kondycję w wieku sześćdziesięciu pięciu lat, byłoby im ciężko. Dbali jednak o nią przez całe życie, dzięki czemu nawet na emeryturze są silni i żywotni. Znów chodzi o to, że nie można czekać do sześćdziesiątki, żeby mieć formę fizyczną na ostatnie trzydzieści lat życia. Nie chcesz przecież brać przykładu z owego osiemdziesięcioletniego mężczyzny, który powiedział mi kiedyś: „Gdybym wiedział, że będę tak długo żył, bardziej bym dbał o siebie”. Nie możesz czekać, aż będziesz czuł bóle i strzykania, żeby zacząć z nimi walczyć. Jeśli chodzi o dbałość o nasze ciało, jest o wiele później, niż nam się wydaje.

Nie dotyczy to tylko ostatniego okresu życia. Co semestr moi studenci są zdumieni, jak szybko przychodzi termin oddania prac semestralnych. Kiedy semestr się zaczyna, piętnaście tygodni zdaje się wiecznością. W połowie tego okresu wciąż się wydaje, jakby semestr dopiero się zaczął. I nagle przerwa międzysemestralna jest tuż-tuż, a wraz z nią termin oddania prac. Wybierz na chybił trafił dowolny tydzień w ciągu piętnastotygodniowego semestru, a ręczę, że będzie później, niż się wydaje studentom.

Jeżeli na studiach nie jest dość wcześnie, aby uświadomić sobie, że jest później, niż myślimy, cofnijmy się do wieku niemowlęcego. Z badań wynika, że w rozwoju intelektualnym dziecka istnieją ważne etapy. Na ogół uważamy, że najważniejszym z nich są lata szkolne. Nie jest to prawda. W pierwszych kilku latach życia dokonuje się w tej dziedzinie tak ogromny postęp, że jego skala jest astronomiczna w porównaniu z każdym innym okresem życia. Gdybyśmy czekali z rozpoczęciem nauki przez dziecko do czasu, aż pójdzie do szkoły, czekalibyśmy o wiele za długo. Nie chcę przez to powiedzieć, że mamy dwuletniego brzdąca uczyć matematyki, ale dziecko już w bardzo młodym wieku powinno mieć stworzone warunki do uczenia się i poznawania świata. Jeśli nie będzie miało, istotne dla rozwoju lata zostaną stracone. Gdy chodzi o nabywanie różnych potrzebnych umiejętności, jest później, niż nam się wydaje.

Kiedy więc jest później, niż ci się wydaje? Zawsze! Nie bez powodu zaczynam tę książkę od zwrócenia ci uwagi, jak bardzo cenny jest czas. Naprawdę nie chciałem od tego zaczynać. Mówienie o tym, jak szybko czas ucieka, jest dość przygnębiające. Nie możemy jednak patrzeć na to w ten sposób. Nie jest przecież tak, że czasu jest za mało. Jest go dość, abyśmy zrobili wszystko, co trzeba. Mamy mnóstwo czasu na wspaniałe życie, na zabawę, dokonanie wielu ważnych rzeczy i osiągnięcie celu, który sobie w życiu wyznaczyliśmy.

Pomyślmy tylko. Orville Wright miał trzydzieści dwa lata, a jego brat Wilbur trzydzieści sześć, gdy chłodnego grudniowego poranka ich samolot po raz pierwszy wzbił się w powietrze. Thomas Edison liczył sobie zaledwie trzydzieści dwa lata, gdy przełączył pierwszy kontakt. Martin Luther King kierował ruchem protestacyjnym i doprowadził do zniesienia segregacji rasowej w autobusach w mieście Montgomery przed ukończeniem dwudziestu ośmiu lat. Była to iskra, od której zaczął się cały ruch praw obywatelskich. King miał trzydzieści cztery lata, gdy wygłosił słynne przemówienie ze słowami:„Mam marzenie”. To przesłanie przyświecało odtąd walczącym o prawa obywatelskie. Albert Einstein w wieku dwudziestu sześciu lat opublikował cztery artykuły, w których stworzył podwaliny współczesnej fizyki i zmienił poglądy uczonych na przestrzeń, czas i materię. Mozart skomponował ponad sześćset utworów, których słuchamy do dziś, a mimo to zmarł w trzydziestym szóstym roku życia. Aleksander Wielki podbił większość znanego wówczas świata, chociaż nie dożył trzydziestych trzecich urodzin. Alexander Graham Bell miał dwadzieścia dziewięć lat, gdy odbył pierwszą rozmowę telefoniczną z Thomasem Watsonem.

Wspomnieliśmy o początkach lotnictwa, wynalazku światła elektrycznego, ruchu praw obywatelskich, zmianie obrazu wszechświata, autorstwie wielu najbardziej lubianych utworów muzyki klasycznej i podboju rozległych obszarów. Ludzie, którzy tego wszystkiego dokonali, mieli po dwadzieścia, trzydzieści kilka lat. Chociaż nikt z nas nie wie, ile będzie żył, oczekiwana długość życia wynosi dziś siedemdziesiąt kilka, a nawet osiemdziesiąt lat. Ludzie dziewięćdziesięcioletni nie są rzadkością, a niektórzy dożywają i setki. Skoro Edison, Einstein, King i Mozart mogli dokonać tak wiele w ciągu kilku dziesięcioleci, to wyobraź sobie, ile moglibyśmy osiągnąć w ciągu ośmiu czy dziewięciu dekad. I jeśli nawet większość tych dekad jest już poza nami, wciąż mamy wiele czasu, żeby dokonać niezwykłych rzeczy.

Dlaczego więc ich nie dokonujemy? Może chodzi o ten sam powód, dla którego Szkoci nie trzymali w bezpiecznym miejscu wazy wartej dziesięć milionów dolarów? Może nie zdajemy sobie sprawy, co mamy? Postawmy sprawę jasno. Prawdopodobnie nie cenimy swego czasu tak, jak należy. Co do mnie, to tak właśnie jest. Dopiero gdy uświadamiamy sobie, jak niewiele mamy czasu i jak dużo możemy w ciągu tego czasu dokonać, zaczynamy rozumieć, jak bardzo jest on cenny.

Czas nas zwodzi

Cały szkopuł w tym, że czas w różny sposób nas zwodzi. Na krótko daje nam poczucie obfitości. Doba liczy dwadzieścia cztery godziny i każdy z nas dostaje te dwadzieścia cztery godziny. Kiedy mijają, dostajemy następne dwadzieścia cztery. I tak ciągle, dzień po dniu. Wydaje nam się, że mamy morze czasu, ale któregoś dnia ten czas się kończy. Zapas wyczerpał się.

Pod wrażeniem obfitości czasu, którą dziś dysponujemy, nie zastanawiamy się nad tym, że pewnego dnia obfitość ta się skończy i nic nam nie zostanie. Wszyscy słyszeliśmy o ludziach, którzy nagle dowiedzieli się, że zostało im tylko kilka miesięcy życia. Kiedy człowiek trafia do hospicjum i nagle uświadamia sobie, że jego życie się kończy, zapewne zmienia swój pogląd na czas. Czy nie byłoby lepiej, gdybyśmy docenili wartość czasu na początku życia, a nie dopiero pod jego koniec?

Nawet gdy czasu jest dużo, odczuwamy jego niedostatek. Praktycznie rzecz biorąc, jest to jedyne dobro, którego ilość jest ograniczona. Ilość żywności jest także ograniczona, ale przecież nikt nie zje jej całej. To samo dotyczy wody i powietrza – jedna osoba nie zużyje całej dostępnej wody i powietrza. Jeśli jednak chodzi o czas, to codziennie jest go ograniczona ilość i każdy z nas tę ilość zużywa. Pod koniec dnia zużyję każdą cząstkę czasu, którą zawierał ten dzień. Pod koniec roku zużyję każdą sekundę, którą ten rok oddał mi do dyspozycji.

Czas nas zwodzi, bo mija bardzo szybko. Dni są długie, a lata krótkie. Wydaje się to sprzeczne z prawami matematyki. Mnożąc jeden przez 365, dostajemy 365. Ale jeśli obejrzymy się za siebie, zdziwimy się, jak szybko minął rok – wydaje nam się, jakby miał znacznie mniej niż 365 dni, bo dni upływały bardzo powoli. I jakby miał mniej niż 52 tygodnie, bo każdy poniedziałek wlókł się niemiłosiernie.

Inne złudzenie wynika stąd, że zdarzają się w naszym życiu ciężkie okresy. Ale nawet gdybyśmy mogli zatrzymać dobre chwile, a pozbyć się złych, nie chcielibyśmy tego zrobić. Jedne i drugie są cenne, również trudne chwile należy docenić. W książce The Book of Virtues3 William J. Bennett zamieszcza francuską bajkę zatytułowaną Czarodziejska nić. Był sobie chłopiec o imieniu Piotruś. Pewnego dnia otrzymał on w prezencie kłębek złotej nici. Kiedy tylko chciał, mógł odwinąć nitkę i w ten sposób przyspieszyć bieg swego życia. Miał okazję pominąć nudne, jałowe i smutne chwile i przeżywać tylko dobre. Pierwszy raz użył swej cudownej nici w szkole, żeby przyspieszyć koniec nudnego dnia nauki. Spodobało mu się, więc zaczął odwijać nitkę codziennie. Dzień w dzień korzystał z samych miłych chwil, pomijając niemiłe.

Kiedy tak odwijał nić, jego życie szybko mijało. Starość nadeszła bardzo prędko i wtedy Piotruś zrozumiał swój błąd. Żałował teraz, że w ogóle sięgnął po czarodziejską nić i nie przeżył życia w całej pełni – zarówno jego dobrych, jak i złych chwil. Morał z tej bajki jest taki, że na bogactwo życia składają się również złe chwile. Na swoje szczęście Piotruś dostał drugą szansę. Pod koniec bajki budzi się i odkrywa, że to był tylko sen. Piotruś uświadomił sobie, że wszystkie chwile w życiu, dobre i złe, mają wartość. Mylimy się, myśląc, że tylko dobre chwile są cenne. Jeżeli przeżywamy tylko dobre chwile, nasze życie będzie krótkie i pozbawione głębi.

Jak kształtować swoje życie?

Mamy pewną ilość czasu i jedynie od nas zależy, jak go wykorzystamy. Czas jest dla nas tym, czym glina dla garncarza. Możemy go formować, jak nam się podoba, aby ukształtować takie życie, jakie chcemy. Jest tak, jak powiedział Benjamin Franklin. „Czy kochasz życie?” – zapytał. – „W takim razie nie marnuj czasu, albowiem czas to materiał, z którego zrobione jest życie”. Franklin miał rację. Jak ukształtujemy czas, który mamy do dyspozycji, takie będzie nasze życie.

Niewielu ludzi przypomina garncarza z czasów dynastii Ming, który wziął trochę gliny i ulepił z niej wazę wspomnianą na początku tego rozdziału. Nikt nie wie, kim był ów garncarz, ale można sobie wyobrazić, jak pieczołowicie formował on wazę, która po kilkuset latach osiągnęła tak wysoką cenę. A gdybyśmy kształtowali swój czas tak starannie, jak garncarz glinę? Jakie życie moglibyśmy stworzyć? Niestety, najczęściej ludzie biorą ten materiał, z którego zrobione jest życie, rzucają go na koło garncarskie i liczą, że powstaną z niego cuda. A potem dziwią się, że wyszła im bezkształtna bryła.

Jim Rohn opowiada, że pewnego dnia zrobił zaskakujące odkrycie: ludzie bogaci mają do dyspozycji dwadzieścia cztery godziny na dobę – dokładnie tyle samo, ile biedni. Zaczął się zastanawiać, dlaczego mając tyle samo czasu, jeden człowiek się bogaci, a drugi ledwie wiąże koniec z końcem. Myślał, myślał i w końcu zrozumiał, że jedni i drudzy inaczej wykorzystują swoje dwadzieścia cztery godziny. Jeden bierze czas i formuje z niego fortunę. Drugi bierze ten sam czas i formuje biedę.

Słuchając Rohna, nie mogłem nie pomyśleć o Billu Gatesie. Między nami są niecałe dwa miesiące różnicy. Zaczęliśmy się dorabiać mniej więcej w tym samym czasie. Miał wprawdzie nade mną dwa miesiące przewagi, ale to wszystko. Od tej pory codziennie miał do dyspozycji dwadzieścia cztery godziny – tak jak ja. Jeśli chodzi o uformowanie z naszego czasu pieniędzy, spisał się znacznie lepiej ode mnie. Mieliśmy tyle samo czasu, lecz uzyskaliśmy odmienne wyniki. Dlaczego? Ponieważ w tym samym czasie robiliśmy inne rzeczy.

Nie mówię, że zamieniłbym się miejscami z Billem Gatesem, ale chętnie zamieniłbym się z nim na rachunki bankowe. Oczywiście w życiu nie chodzi tylko o pieniądze. A o co? – można zapytać. Kiedy bierzemy się do kształtowania swojego życia, to jak ma ono wyglądać? Nie chciałbym, żeby chodziło w nim tylko o pieniądze, ale marzyłoby mi się, by miało choć trochę zielony odcień.

Musimy zacząć od decyzji, jak chcemy wykorzystać swój czas. Aktorka Lily Tomlin zażartowała kiedyś: „Zawsze chciałam być kimś, ale dziś wiem, że powinnam była określić to bardziej konkretnie”. Czasami myślę, że tak właśnie jest z czasem. Wszyscy chcemy zrobić coś ze swoim życiem i rzeczywiście coś z nim robimy. Formujemy coś z czasu, jaki mamy do dyspozycji. Może jednak powinniśmy określić bardziej konkretnie, jaki ma być końcowy efekt naszych zabiegów.

Peter Drucker był w swoim czasie bodaj najwybitniejszym autorem, doradcą, teoretykiem i prelegentem w dziedzinie zarządzania. Jest dla współczesnego zarządzania tym, kim Einstein lub Newton dla fizyki. Znał się na zarządzaniu lepiej niż ktokolwiek. I wiedział, że wszystko zaczyna się od zarządzania czasem. Uważał, że dopóki nie nauczymy się zarządzać czasem, nie będziemy potrafili zarządzać niczym innym.

Przez cały dzień zarządzamy swoimi pieniędzmi, planujemy drogę do pracy, kierujemy swoim życiem zawodowym, planujemy kolację, zarządzamy swoją wirtualną biurową ligą futbolową, planujemy letni urlop, zarządzamy swoimi rozrywkami… Powinniśmy więc znaleźć też czas na zarządzanie tym, czego nie sposób zastąpić – czasem.

Nie wahaj się

Cenię niektóre piosenki country, bo zawierają cenne mądrości życiowe. Dlatego chętnie odtwarzam je na swoich zajęciach. Nie mam większych złudzeń, że studenci lubią je tak jak ja, ale mam nadzieję, że rozumieją, o co mi chodzi. Podczas wykładów z zarządzania czasem najchętniej nastawiam jedną z piosenek Kenny’ego Chesneya. Pewien staruszek skończył sto dwa lata i udziela wywiadu w telewizji. Dziennikarz pyta, czy ma jakąś radę dla widzów. „Nie wahajcie się, sto lat mija szybciej, niż wam się wydaje” – odpowiada starzec. Jestem pewien, że nawet w tak sędziwym wieku czas nie przestanie nas zwodzić. Bez względu na to, ile mamy lat, jest później, niż nam się wydaje.

Wyzwanie percepcji:Traktuj czas jak skarb, a nie jak byle co.

2Wykluczająca alternatywa

Zasada wykluczającej alternatywy:Zdecydować się na coś to zrezygnować z czegoś innego

Ponieważ jest później, niż nam się wydaje, nie możemy marnować cennego czasu. Oczywiście nikt nie budzi się rano z myślą: „Ile czasu dziś zmarnuję?”. Nie chcemy marnotrawić ani chwili, to samo jakoś tak wychodzi. Robimy mniej ważne rzeczy, a zaniedbujemy ważniejsze. Nie chodzi o to, że robimy złe rzeczy. Całkiem możliwe, że robimy dobre. Po prostu nie robimy tego, co najważniejsze, więc nie wykorzystujemy czasu maksymalnie. To właśnie przydarzyło mi się kilka lat temu, gdy prowadziłem własne wydawnictwo.

Nawiązałem kontakty z wydawcami pism akademickich i założyłem firmę, zajmującą się całym procesem produkcyjnym związanym z publikowaniem tych pism. Ponieważ wszystkie fazy procesu, od składu po dystrybucję, zleciłem podwykonawcom, prowadzenie bieżącej działalności nie zabierało mi wiele czasu. Mogłem się skoncentrować na rozbudowie firmy. W krótkim czasie firma stała się bardzo dochodowa i rosła jak na drożdżach.

I wtedy popełniłem fatalny błąd. Obliczyłem, o ile mógłby wzrosnąć nasz zysk, gdybyśmy sami zajęli się wszystkimi etapami produkcji. Okazało się, że w ciągu kilku tygodni moglibyśmy czterokrotnie zwiększyć zyski. Kupiliśmy więc potrzebny sprzęt i wyposażyliśmy cały zakład produkcyjny. W krótkim czasie nasze dochody rzeczywiście poszybowały w górę. Ale wówczas pojawił się problem. Firma ustabilizowała się na nowym poziomie i cały rozwój skończył się raz na zawsze. W końcu sprzedałem ją człowiekowi, który szukał tylko stałego i pewnego źródła dochodów.

Dziś rozumiem, że padłem ofiarą zasady wykluczającej alternatywy. Decydując się na produkcję, zrezygnowałem z marketingu. Mogłem wybrać produkcję lub marketing. Byłem w stanie robić albo jedno, albo drugie, ale z powodu innych zobowiązań nie miałem czasu na obie te rzeczy. Doba miała za mało godzin, żeby to było możliwe. Kiedy produkcją zajmowali się podwykonawcy, większość czasu poświęcałem na marketing i sprzedaż. Gdy sam zająłem się produkcją, doglądanie procesu produkcyjnego pochłaniało cały mój czas. Nie starczało go już na marketing. Na tym polegał problem. Zdecydowałem się na pracę, którą mógł wykonać każdy, rezygnując tym samym z tego, co mogłem zrobić tylko ja sam. Łatwo było znaleźć ludzi, którzy zajęli się procesem produkcyjnym, znacznie trudniej kogoś, kto miałby moje kontakty i moją znajomość branży. Faktycznie nie mogliśmy znaleźć nikogo poza mną, kto mógłby zajmować się marketingiem. Zdecydowałem się na coś, co przynosiło nam natychmiastowy zysk, zamiast wybrać to, co zapewniłoby firmie długoterminowy rozwój. Nigdy świadomie nie zrezygnowałem z marketingu, po prostu wybrałem jeden z członów wykluczającej alternatywy. Tym samym żyłę złota zamieniłem w źródło stałego, ale nie rosnącego dochodu.

Dokonywanie wyborów

Historia mojego wydawnictwa to przykład kiepskiego zarządzania czasem. Efektywne zarządzanie czasem jest wtedy, gdy dokonujemy dobrych wyborów, mając ograniczoną ilość czasu. Nie musi stąd jednak wynikać, że kiepskie zarządzanie czasem jest skutkiem złych wyborów, jeśli chodzi o dysponowanie nim. Najgorzej jest wówczas, gdy nie dokonujemy żadnego wyboru i pozostawiamy sprawy własnemu biegowi. Tak się właśnie stało w wypadku mojej firmy. Nie było tak, że postanowiłem zrezygnować z marketingu i w ten sposób zatrzymałem rozwój firmy. Postanowiłem zająć się produkcją, a wtedy czynności marketingowe same wypadły z mojego terminarza.

Kiedy pozwalamy, aby pewne czynności wypadły z naszego rozkładu zajęć, nie jest to dobre zarządzanie czasem. Istnieje ono wtedy, gdy dokładnie zastanowimy się, z czego trzeba zrezygnować, żeby zyskać czas na to, co powinno zostać. Lubię grać w golfa i uwielbiam chodzić z kijami po pięknym polu golfowym. Lubię wyzwanie, jakim jest każdy kolejny dołek. Mimo to przez ostatnie dwadzieścia lat nie byłem w klubie golfowym. Przez ten czas razem z żoną wychowywaliśmy dzieci. Kiedy dopiero przychodziły na świat, dużo grałem w golfa, ale potem uświadomiłem sobie, że decydując się na osiemnaście golfowych dołków, rezygnuję z czterech godzin z rodziną. Chociaż golf to bardzo przyjemna rozrywka, postanowiłem z niego zrezygnować, bo nie chciałem rezygnować z czterech godzin w gronie rodzinnym.

Czasami jednak decyduję się na programowanie komputerowe. Lubię od czasu do czasu napisać mały program komputerowy. Zdaję sobie sprawę, że zajmując się tym, rezygnuję z wielu innych rzeczy. Zdziwisz się pewnie, że decyduję się na programowanie, a rezygnuję z golfa. Otóż programowanie sprawia mi wielką frajdą, a napisane programy są bardzo przydatne. Dlatego rezygnacja z innych zajęć jest uzasadniona.

Zwróć uwagę na dwa czynniki, które wziąłem pod uwagę, decydując się na programowanie i rezygnując z golfa. Chodziło o to, czy dane zajęcie jest ważne i czy sprawia mi frajdę. Programowanie komputerowe jest użyteczne i daje mi radość. Dla większości ludzi nie jest ono ani użyteczne, ani nie sprawia im frajdy, toteż nawet nie myślą o zajmowaniu się nim. Z kolei wiele osób gra w golfa, chociaż ma bardzo napięty terminarz. Ze względu na liczne korzyści, uważają to zajęcie za pożyteczne. Jest przyjemne i zdrowe, odstresowuje, daje okazję do spotkań z ważnymi ludźmi. Dodajcie jeszcze frajdę, jaką sprawia, a zrozumiecie, że dla niektórych ludzi golf jest wart poświęcanego mu czasu.