Vademecum umów i pism dla biur rachunkowych 2016

Redakcja

Praca zbiorowa pod redakcją:

Katarzyny Brzozowskiej

Wydawca

Katarzyna Bednarska

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Skład i łamanie

Studio IGAWA Ireneusz Gawliński

Druk

Drukarnia Mdruk

ISBN 978-83-269-4543-4

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2016

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10,

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Publikacja „VADEMECUM umów i pism dla biur rachunkowych” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „VADEMECUM umów i pism dla biur rachunkowych” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „VADEMECUM umów i pism dla biur rachunkowych” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Biuro obsługi klienta:

tel.: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Dział I. Prowadzenie biura

Umowa

o prowadzenieksięgirachunkowej

zawarta w …………………………….. w dniu …………………………. r. pomiędzy:

………………………………………………………………….,

zwanym w treści umowy Zleceniodawcą, a 

………………………………………………………………………………………….,

zwanym w treści umowy Zleceniobiorcą, o następującej treści:

§ 1

1. Przedmiotem niniejszej umowy jest:

1.

1) prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej) Zleceniodawcy w postaci księgi rachunkowej, zwanej dalej „Księgą”, na którą składają się:

– dziennik,

– konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych,

– zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych,

– odrębnie sporządzony inwentarz;

2) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji podatkowej, na którą składają się:

– odrębne ewidencje do celów podatku od towarów i usług,

– kartoteki wynagrodzeń*,

– ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych*,

– ewidencje wyposażenia*

– zwane dalej „Ewidencjami”, przeznaczonymi do ewidencjonowania osiągniętych przychodów i ponoszonych kosztów w ramach prowadzonej przez Zleceniodawcę działalności gospodarczej w zakresie

……………………………………………………………………………………………………………………….;

3) sporządzanie deklaracji podatkowych;

4) sporządzanie pełnej dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń (listy płac, deklaracje ZUS, podatek od wynagrodzeń, roczne rozliczenie pracowników w zakresie obowiązującym zakład pracy) oraz informowanie o wysokości należnych składek do zapłaty.

§ 2

1. Przy wykonywaniu zobowiązań, o których mowa w § 1 pkt 1 i 2, Zleceniobiorca będzie prowadził Księgę i Ewidencje z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i na podstawie otrzymanych od Zleceniodawcy dokumentów i informacji.

2.

2. Przez prowadzenie Księgi rozumie się podjęcie przez Zleceniobiorcę następujących czynności:

1) prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej firmy, tzn. zaewidencjonowanie w Księdze poszczególnych zdarzeń gospodarczych;

2) sporządzanie bilansów rocznych oraz obowiązkowych sprawozdań finansowych;

3) sporządzanie sprawozdań do celów statystycznych;

4) ocena w świetle prawa rachunkowego i podatkowego dokumentów księgowych oraz decydowanie o sposobie ich zakwalifikowania wraz ze sposobem uwidocznienia w Księdze; zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego wbrew opinii Zleceniobiorcy może nastąpić wyłącznie na wyraźne, pisemne polecenie Zleceniodawcy i na jego odpowiedzialność za skutki mogące wyniknąć z takiego księgowania;

5) ustalanie wysokości zaliczek na podatek dochodowy i rozliczeń VAT oraz wypełnianie w imieniu Zleceniodawcy miesięcznych deklaracji na te zaliczki oraz deklaracji podatkowych dla podatku od towarów i usług, a także zeznania rocznego na podstawie danych wynikających z zapisów do Księgi i innych niezbędnych informacji dostarczonych przez Zleceniodawcę.

3. W celu prawidłowego wykonania zlecenia Zleceniobiorca będzie:

1) odbierał od Zleceniodawcy w siedzibie Zleceniobiorcy dokumenty stanowiące podstawę do zapisów w Księdze i Ewidencjach w terminach ustalonych w § 5 ust. 1 pkt 2;

2) badał odbierane dokumenty pod względem formalnym i informował Zleceniodawcę o ewentualnych brakach lub wadliwości przedstawionych dokumentów natychmiast po stwierdzeniu uchybień, lecz nie później niż w ciągu 7 dni od dnia odbioru tych dokumentów. Zleceniobiorca nie bada ani nie bierze odpowiedzialności za autentyczność przekazanych mu dokumentów;

3) udzielał Zleceniodawcy wyjaśnień i informacji o dokonanych operacjach księgowych;

4) zachowywał przekazywane przez Zleceniodawcę informacje w tajemnicy.

4. Informacja o wysokości zobowiązań podatkowych, o której mowa w ust. 2 pkt 3, będzie przekazywana Zleceniodawcy osobiście w siedzibie Zleceniobiorcy lub telefonicznie na życzenie Zleceniodawcy.

§ 3

1. Strony zgodnie ustalają, iż Księga i ewidencje oraz dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 1, będą przechowywane w siedzibie Zleceniobiorcy znajdującej się ……………………….

4.

2. O miejscu przechowywania dokumentacji wymienionej w ust. 1 Zleceniodawca za pośrednictwem Zleceniobiorcy niezwłocznie powiadomi właściwy urząd skarbowy.

§ 4

1. W czasie obowiązywania niniejszej umowy na każde żądanie Zleceniodawcy Zleceniobiorca wyda mu przechowywane dokumenty także w trakcie roku obrachunkowego (podatkowego) za odpowiednim pokwitowaniem, dostosowanym do rodzaju wydanych dokumentów.

2. W okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy jest on zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszej umowy, do wykonywania których niezbędny jest dostęp do dokumentów wydanych Zleceniodawcy.

3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów dokonanych w tym okresie, jak również za ewentualne nieprawidłowości wpisów i dokumentów sporządzanych przez Zleceniobiorcę, o ile bezpośrednią lub pośrednią przyczyną tych nieprawidłowości były wpisy dokonane przez inne osoby w okresie przechowywania dokumentów poza siedziba Zleceniobiorcy.

4. W przypadku gdy uzasadnia to nakład pracy związany z wydaniem dokumentów i ich ponownym przyjęciem przez Zleceniobiorcę, może on obciążyć Zleceniodawcę dodatkową opłatą za te czynności.

5. Zleceniobiorca może sporządzić i zachować odpisy lub kopie wypożyczonych Zleceniodawcy dokumentów.

§ 5

1. W celu umożliwienia Zleceniobiorcy prawidłowego wykonania zlecenia Zleceniodawca zobowiązany jest do następujących czynności:

1) właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających wpisowi do Księgi i Ewidencji;

3.

2) dostarczenia Zleceniobiorcy wszelkich kompletnych dokumentów stanowiących podstawę wpisów do Księgi i Ewidencji nie później niż do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą;

3) niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów, o wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie oraz ilości składników majątkowych, w szczególności o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów, których jedną ze stron jest Zleceniodawca, wykazywaniu wszelkich podlegających opodatkowaniu przychodów, o innych przychodach, mogących mieć wpływ na zobowiązania z działalności gospodarczej, a także dokonanych czynnościach traktowanych przez odpowiednie przepisy jako sprzedaż oraz o zmianach w stanie zatrudnienia.

2. Zleceniodawca zobowiązany jest do zaciągania z własnej inicjatywy informacji o wysokości zobowiązania podatkowego za dany miesiąc wg obliczeń Zleceniobiorcy.

3. Zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego wbrew opinii biura rachunkowego może nastąpić wyłącznie na wyraźne, pisemne polecenie podatnika i na jego odpowiedzialność za skutki wynikające z takiego księgowania.

§ 6

1. Gdy ocena dostarczonych dokumentów księgowych pod względem podatkowym nie jest możliwa bez wglądu w inne dokumenty (umowy, porozumienia, decyzje itp.), Zleceniobiorca może wyznaczyć Zleceniodawcy odpowiedni termin do przedłożenia do wglądu tych dokumentów oraz podania innych potrzebnych informacji.

2. Przepis § 5 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

3. Jeżeli Zleceniodawca nie uczyni zadość żądaniu Zleceniobiorcy w terminie określonym w ust. 1, Zleceniobiorca rozstrzygnie o formie księgowania samodzielnie na podstawie posiadanych dokumentów i informacji, biorąc pod uwagę przede wszystkim, by w ten sposób nie powstała zaległość podatkowa Zleceniodawcy rodząca odpowiedzialność odszkodowawczą Zleceniobiorcy.

§ 7

1. Zleceniodawca ma prawo żądania usunięcia ewentualnych braków, przy czym w pierwszej kolejności powinien umożliwić Zleceniobiorcy ich poprawienie.

2. Oczywiste nieprawidłowości (np. błędy pisarskie lub rachunkowe) Zleceniobiorca może sprostować w każdym czasie, również w stosunku do osób trzecich. Inne braki Zleceniobiorca może sprostować w stosunku do osób trzecich tylko za zgodą Zleceniodawcy.

§ 8

Zleceniodawca oświadcza, że:

1. ciąży na nim obowiązek prowadzenia rachunkowości w sposób i w formie przewidzianej w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości,

2. jest zarejestrowanym podatnikiem VAT o numerze NIP ………………………………. .

§ 9

1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem zlecenia, chyba że Zleceniodawca zwolni go pisemnie z tego obowiązku. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa nadal po wygaśnięciu umownego stosunku zlecenia.

2. Obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy w tym samym zakresie współpracowników Zleceniobiorcy.

§ 10

1. Usługa wykonywana jest w ciągu roku podatkowego i kończy się wraz ze złożeniem zeznania.

2. Umowa dotyczy czynności*:

a) które w normalnych warunkach w tym czasie powstają,

b) które pod względem ekonomicznym należą do tego okresu.

§ 11

1. Za wykonane czynności Zleceniobiorca będzie pobierał wynagrodzenie miesięczne, płatne do końca miesiąca następującego po miesiącu, za który dostarczono dokumenty księgowe w wysokości netto ………………… zł + VAT (słownie ……………………………………………………………….. zł).

2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wystawiania rachunków, faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3. Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do wystawiania rachunków, faktur bez jego podpisu.

4. Wynagrodzenie płatne będzie w formie gotówkowej lub przelewu.

5. W przypadku dostarczenia dokumentów księgowych (w całości lub części) z opóźnieniem, wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za dany miesiąc ulega podwyższeniu o 20%.

6. W przypadku dostarczenia dokumentów po 5. dniu miesiąca Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za terminowe sporządzenie i złożenie deklaracji.

7. W przypadku gdy do sporządzenia zeznania rocznego Zleceniodawca przedstawia dokumenty i informacje o dochodach z innych źródeł niż działalność określona w § 1 umowy, a także korzysta z ulg i odliczeń, Zleceniobiorca naliczy dodatkowe wynagrodzenie w wysokości do 10% wynagrodzenia miesięcznego określonego w ust. 1.

§ 12

1. Wynagrodzenie Zleceniobiorcy, o którym mowa w § 11 ust. 1, może ulec podwyższeniu wraz ze wzrostem cen usług.

2. W razie istotnej zmiany stosunków gospodarczych każda ze stron może żądać zmiany postanowień niniejszej umowy w drodze negocjacji co do wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia każda ze stron może umowę wypowiedzieć z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

§ 13

1. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach ogólnych, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wynikło mimo zachowania przez Zleceniobiorcę należytej staranności.

5.

2. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za szkody wynikłe z naruszenia przez Zleceniodawcę zasad współpracy lub za działania podjęte na podstawie niepełnych lub nieprawdziwych danych podanych mu przez Zleceniodawcę.

§ 14

1. Zleceniobiorca wykonuje czynności zlecone mu na podstawie niniejszej umowy osobiście lub poprzez upoważniane osoby, będące wspólnikami lub pracownikami. Czynności polegające na dokonywaniu wpisów w Księdze zostaną powierzone do stałego wykonywania określonemu współpracownikowi Zleceniobiorcy (księgowej).

2. Zleceniobiorca jest upoważniony przy wykonywaniu zlecenia do współdziałania ze współpracownikami, ekspertami, jak również może wyjątkowo powierzyć wykonanie poszczególnych obowiązków wynikających z niniejszej umowy innej upoważnionej osobie lub innemu podmiotowi (podwykonawcy), udzielając mu w tym zakresie zlecenia i pełnomocnictwa.

3. Za działania współpracowników, podwykonawcy oraz w przypadku współpracy w ekspertami Zleceniobiorca musi zadbać o to, by podmioty te zobowiązały się do zachowania tajemnicy i odpowiada względem Zleceniodawcy za prawidłowe wykonanie zlecenia jak za własne działania.

§ 15

Umowa niniejsza zawarta zostaje na okres …………………………………………. – ………………………………. .

§ 16

1. Umowa kończy się z upływem terminu, na jaki została zawarta, lub na skutek wypowiedzenia. Umowa kończy się także w razie śmierci, utraty zdolności prowadzenia interesów przez Zleceniodawcę lub Zleceniobiorcę.

2. Umowa kończy się także w razie likwidacji lub przekształcenia spółki, która zleciła Zleceniobiorcy prowadzenie Księgi. W przypadku kontynuowania działalności przez jednego ze wspólników lub nową spółkę umowa o prowadzenie Księgi może być kontynuowana za zgodą obu stron.

3. Umowa może być rozwiązana z ważnych powodów przez każdą ze stron przez jednostronne jej wypowiedzenie na koniec miesiąca z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Umowa trwa jednak do czasu przekazania przez Zleceniobiorcę deklaracji podatkowych za ostatni miesiąc okresu wypowiedzenia.

4. Za ważne przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umowy przez Zleceniobiorcę uważa się w szczególności zaleganie przez Zleceniodawcę z zapłatą wynagrodzenia za co najmniej 2 miesiące, brak współpracy Zleceniodawcy przy realizacji umowy oraz rażące naruszanie innych postanowień niniejszej umowy.

§ 17

1. Po sporządzeniu rocznego zeznania podatkowego lub po upływie terminu rozwiązania umowy Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem w terminie 30 dni Księgę i Ewidencje oraz akta związane z jej prowadzeniem, i powiadomi o tym fakcie odpowiedni urząd skarbowy. Ponadto Zleceniobiorca zobowiązany jest udzielać Zleceniodawcy na jego żądanie koniecznych informacji co do stanu spraw.

2. Do akt w rozumieniu tego przepisu należą wszystkie pisma, które Zleceniobiorca otrzymał od Zleceniodawcy lub dla niego w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. Nie dotyczy to korespondencji listowej pomiędzy stronami oraz tych pism, które Zleceniodawca otrzymał w oryginale lub w formie odpisu, jak również pism roboczych, sporządzonych dla wewnętrznych celów Zleceniobiorcy.

3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów i urządzeń księgowych oraz może, po upływie terminu określonego w ust. 1, przekazać je do przechowania na koszt Zleceniodawcy.

§ 18

W przypadku rozwiązania umowy Zleceniobiorca obowiązany jest dalej wykonywać swoje dotychczasowe obowiązki – jeszcze przez 7 dni, a w szczególności:

– dokonać wszystkich czynności i rozliczeń miesięcznych za bieżący okres rozliczeniowy,

– dokonać wszelkich niezbędnych rozliczeń, sporządzenia sprawozdań, deklaracji oraz wykonania innych czynności związanych z zakończeniem roku obrotowego, na żądanie Zleceniodawcy, w sytuacji, gdy rozwiązanie umowy następuje w ostatnim miesiącu roku obrachunkowego, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

§ 19

1. Z chwilą rozwiązania umowy Zleceniobiorca jest zobowiązany do zwrotu wszelkich ksiąg, dokumentów, danych i informacji, a także wszelkich kopii, odpisów, zapisów na elektronicznych nośnikach informacji, znajdujących się w jego posiadaniu, jakie Zleceniobiorca sporządził, zebrał, opracował lub otrzymał w czasie obowiązywania niniejszej umowy albo w związku lub przy okazji jej wykonywania.

2. Obowiązek określony w ust. 1 powinien zostać wypełniony przez Zleceniobiorcę po rozwiązaniu umowy, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty ostatecznego rozliczenia się przez Zleceniodawcę bądź pisemnego przyrzeczenia spłaty należnych kwot Zleceniobiorcy.

3. Za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu obowiązku określonego w ust. 1 Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w wysokości ………. zł, jeżeli został spełniony przez Zleceniodawcę warunek, o którym mowa w pkt 2.

4. Za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu warunku określonego w ust. 2 Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy karę umowną w wysokości ……….. zł.

§ 20

Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonywania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji.

§ 21

Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu.

§ 22

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o umowie zlecenia.

2. Jeżeli pojedyncze postanowienia warunków zlecenia są lub okażą się nieważne, nie narusza to ważności pozostałych postanowień. Nieważny przepis zostaje wówczas zastąpiony przez przepis obowiązujący najbardziej zbliżony do założonego celu.

§ 23

1. Uzgodniono następujące postanowienia (wykaz załączników):

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

2. Wyżej wymienione załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy.

§ 24

Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po 1 dla każdej ze stron.

………………………………. …………………………………….

Zleceniodawca Zleceniobiorca

*Niepotrzebne skreślić.

1.

Ustalenie przedmiotu i zakresu usług

Określenie przedmiotu umowy i wyznaczenie granic świadczonych usług może pomóc uniknąć niepotrzebnych nieporozumień z klientem. W przypadku usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jako przedmiot umowy wpisuje się najczęściej:

�Prowadzenie przez zleceniobiorcę dokumentacji podatkowej (ksiąg rachunkowych, ewidencji do celów podatku od towarów i usług, kartotek wynagrodzeń, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych).

�Sporządzanie deklaracji podatkowych i obliczanie należnych zaliczek podatkowych.

�Sporządzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowych za rok obrachunkowy.

�Wykonanie obowiązków związanych z obliczeniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

�Doradztwo podatkowe na rzecz zleceniodawcy w zakresie wykonywanych przez zleceniobiorcę czynności.

W umowie warto doprecyzować poszczególne czynności, np. na czym polega prowadzenie księgi, ewidencji czy sporządzanie bilansu. Nie chodzi o to, żeby wskazywać definicje tych czynności, ale wyjaśnić, na czym poszczególne zadania mają polegać. Tego typu działanie również uchroni biuro od niepotrzebnych nieporozumień w trakcie współpracy.

Zobowiązania biura

2.

Biuro rachunkowe jako zleceniobiorca zobowiązuje się wykonywać powierzone zadania sumiennie, z należytą starannością, zgodnie ze zdobytą wiedzą i nabytymi umiejętnościami. Ważne jest również, aby działania biura były zgodne z przepisami prawa. Może się bowiem tak zdarzyć, że klient będzie nalegał na działania np. na granicy prawa, a wówczas spokojnie można (a nawet trzeba) mu odmówić.

Biuro musi również dopilnować, aby zleceniodawca dostarczył na czas wszelkie niezbędne faktury i dokumenty, do jego obowiązków należy także informowanie firmy o wszelkich brakach i niejasnościach.

Ważne